取引先ごとに異なる注文書をOCRに対応をおすすめする理由

はじめに取引先ごとに異なる注文書をOCRに対応をおすすめする理由をご紹介します。

注文書のフォーマットが異なっていても的確に読み取れるようになる

取引先ごとに異なる注文書をOCRに対応させるためには「OCR帳票設計」が必要です。そして、OCR帳票設計することで、文字列の認識や読み取り精度がアップします。同時に項目ごとのデータベース化もしやすくなるので、データの紐付けや一元管理にもつながります。

従来は目視によるチェックや手作業及び手入力などの手間がありましたが、OCRに対応させることで事務作業の負担が大幅に軽減されます。また、うっかりミスやヒューマンエラーなどのケアレスミスも減るため、余計な手間暇も少なくなることが期待できます。

RPAによる自動化やデータ連携もスムーズに

データの読み取り精度がアップするということは、目視によるチェックや手動の修正の回数も少なくなり、その後のRPAによる自動化や各種マーケティングツールとの連携もスムーズになります。特に昨今では便利でコストパフォーマンスにすぐれるツールがたくさんありますが、連携がうまくいかないとデータの受け渡しをするために目視によるチェックや手作業による入力が必要となる場合があります。

取引先ごとに異なる注文書をOCRに対応することで、RPAによる自動化やデータ連携もスムーズになり、RPAによって自動化されることで煩雑な事務処理や単調な作業の削減や人材配置の最適化にもつながるでしょう。

データを的確に蓄積すること＝情報資産の蓄積につながる

昨今ペーパーレス化及び電子化、データベース化や一元管理などが求められている理由は、紙ベースの情報も含めた「情報資産の蓄積」が重視されているからです。

例えば、OCRによって紙ベースの書類をペーパーレス化や電子化するだけでは、情報資産の蓄積とは言えません。データベースとして活用できる形にすることが第一歩となります。そのためには「必要な情報」を正確に収集し、さまざまなデータと紐付けしながら閲覧や共有、検索できるようにする必要があるということです。

取引先ごとに異なる注文書をOCR対応するのもこれらの課題や問題を解決するため、そして企業や組織における財産である「情報資産」を将来的に活用するためであると言えます。

注文書をOCRに対応させてデータベース化や自動化する流れ

次にOCRに対応した注文書のデータベース化や自動化の流れをご説明します。

OCR帳票設計で注文書をOCRに対応させる

まずはOCR帳票設計で注文書をOCRに対応させましょう。業務上必要となる項目を設定して、最終的に必要な情報を網羅することが大切です。データベース化して情報資産にすることを考えると現時点では必要なさそうな情報も追加しても良いかもしれません。

また、OCR帳票設計は決して難しい作業ではありません。なるべく誰でも注文書をOCR対応できるようにすることをおすすめします。同時にOCR対応するための手順やルールを明確にしておくこと、そして、二度手間にならないように情報共有することも忘れないようにしましょう。

OCRによって読み取った情報のデータベース化

次にOCRによって情報のデータベース化や紐付けを設計しましょう。必要な情報を後から増やせるようにカスタマイズや拡張性を意識しておくことが重要です。後から情報を付け足したくても増やせない、または拡張性がないと改善や改修がしにくくなってしまいます。

この部分については情報システム部やセキュリティ担当も含めて、念入りに協議しましょう。また、企業や組織における基幹システムや業務システムと連携する場合は、インシデントの原因となるセキュリティリスクにならないよう配慮することも大切です。

データベース化した情報とRPAツールの連携

データベース化した情報とRPAツール、または各種マーケティングツールと連携することも忘れてはなりません。その他、企業や組織における基幹システムとの連携など実際に業務で利用する準備をしっかりと行いましょう。

例えば、物販であれば注文書を受け取ったら自動的に在庫の確認や確保、納品書の作成や場合によっては配送依頼書の作成も自動で連携するだけでも、さまざま事務作業の自動化につながります。

実務レベルで利用できるかチェック

実務レベルで利用できるか、実務担当者と相談しながら念入りにチェックすることも大切です。間違っても余計な手間が増えたり、業務スピードが低下するようなことがあってはいけません。特にシステム的な部分はクリアしていても、実務で使おうとすると前後の作業や担当者の手間が増えてしまうことがあるので注意が必要です。

また、実務担当者の意見をしっかりと聞くこと、そして各部門や部署での調整を整えることも忘れないでください。同時に注文書の改善や改修を行う場合は即時社内や組織内で情報が共有されること、顧客や取引先に迷惑が掛からないようにすることも意識しておくべきと言えます。

自動化した作業手順の時間と既存の作業手順の計測及び比較

自動化する手順が定まってきた段階で、既存の手順と自動化した手順を比較するための検証や効果測定を行いましょう。実際に自動化はできているけれど遅くなった、余計な手間が増えて総合的な時間が増えたなどということも考えられるからです。

時間的な部分や人力で行っていた人員の数など、いくつかの項目を設けて効果測定をすること、明らかに自動化するほうが遅い、または手間が増える場合は基本の設計に戻ってやりなおすことも時には大切です。ただし、実務で運用してみないと見えない部分もありますから、その都度動かしながら進めることも忘れないようにしましょう。

テスト及び検証が終わったら実務へ導入する

OCRへの対応からRPAによる自動化の流れのテスト及び検収が終わり次第、実務に組み込む段階に入りましょう。実際の生データで稼働したタイミングで思わぬ事態が起こることもあるかもしれません。しかし、そういった場合に対処できるようなマニュアルや手順を情報共有し、常に改善するものだと考えることが大切です。

そして作業や業務の一部が自動化されたら、他の作業や業務でも自動化できる部分はないか、同じような仕組みでさらに効率化や最適化ができないか常に模索することをおすすめします。

フォーマットがバラバラの注文書でも実は大丈夫！

取引先や顧客からの注文書の種類が多すぎて、本当にOCRで対応できるのかとお悩みの場合もあるでしょう。また、過去のOCRの精度を知っていて、そこまでの精度はないだろうと誤解されている方もいらっしゃると思います。

当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、異なるフォーマットの注文書でもOCR帳票設計することで必要な情報を高い精度で読み取ることが可能です。同時にOCR帳票設計した注文書であれば、フォーマットがバラバラでも自動的に分類しデータベース化されます。その他にもFAXによる多少のズレは認識しますし、外部サービスと連携することでFAXをそのまま電子化しデータベース化することも可能です。OCRってそんなこともできるの？と思われた方は、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

まとめ：OCRで注文書の内容のデータベース化や自動化を進めよう

今回はOCRに対応した専用の注文書でデータベース化や自動化する方法をご紹介しました。

注文書をOCRに対応するだけでも、さまざまな事務作業の自動化による作業負担の軽減やうっかりミスやヒューマンエラーの低減につながります。その他にも業務全体のスピードアップ、情報資産の蓄積など多角的な恩恵があるのがOCRです。OCR技術を単にペーパーレス化や電子化するものと考えず、業務全体の底上げとなる技術と理解することが大切です。

実は既にOCRツールを導入しているけれど、うまく使いこなせていない、または思ったような機能がなくてお困りであれば、ぜひとも当社の提供する「AnyForm OCR」の利用を検討してみてください。