データ化とは? 間違ったDX推進にありがちな考え方と本質的な意味でのデータ化について

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    DXの推進において、結果が同じであれば良いと間違ってしまうことがあります。特にそうした間違いが起こりやすいのは「手入力・目視によるチェック」によるデータ化です。時代に逆行するようなやり方でデータ化するのではなく、すぐれたIT技術を受け入れ、スマートかつスムーズにデータ化する方法を選んだ方が、事務処理における労力と時間の負担を大幅に削減することができます。 今回は、データ化とは何か、間違ったDX推進にありがちな考え方、そして本質的な意味でのデータ化とは何かについてお話します。

    デジタルデータとして扱えない情報をデジタルに変換すること

    データ化とは、デジタルデータ(電子情報)として扱えない情報をデジタルに変換することを指します。一昔前であれば、手書きや郵送、FAXや窓口での受発注や申請、申し込みを行うのが一般的であり、現在においてもアナログな方法で作業や業務を進めているケースもあるでしょう。 しかし現在は、デジタルデータをアプリ・ソフトウェア・システム上で処理するのが主流となっており、手書きや郵送、FAXや窓口(対面)での手続きは減少傾向にあります。コロナ渦において、物理的な接触を減らせる方法としてオンライン化やペーパーレス化が加速度的に普及しているのも要因と言えるでしょう。

    紙の帳票のペーパーレス化やFAXの電子化が代表的

    データ化において代表的なのは、コピー用紙、FAX用紙、または各種帳票や書類など、物理的な紙に印刷された情報をデータ化によってデジタルに変換することです。デジタルに変換することでパソコンやサーバー上のアプリ・ソフトウェア・システムでデジタルによる処理が可能になり、効率化や最適化につながるだけでなく、事務処理に要する時間や労力を削減する効果も期待できます。 ただし、まだまだ完全なペーパーレス化や電子化が進んでいるのではなく、紙の帳票やFAXなど、物理的な紙を介した手続きや申し込みも併用しているのが現状です。企業や組織においても、アナログなことは理解しつつも、デジタルへの変革=DXの推進に要するコストは対応しきれていない段階とも言えるでしょう。

    デバイスでの直接入力やオンライン化もごくごく当たり前の時代に

    紙の帳票やFAXをデータ化するのではなく、タブレット端末などのデバイスでスタイラスペンを用いて直接入力したり、アプリや公式サイトで入力してもらったりすることも、ごくごく当たり前の時代になりました。 最初の段階から紙を用いず、デジタル的に入力するのは非常に効率的であり、そのままデータベースに登録されることで、システムやツール、ソフトウェアとの連携も行いやすくなります。とはいえ、そういったデバイスやオンライン化にはIT技術に関する物理的な基盤とともにIT技術を利用するための人的リソースも必要とするため、検討の段階から先に進まない企業と、既に導入している企業との間でIT格差が生じているような状況です。 startup-desktop.jpg

    間違ったDX推進にありがちな考え方

    次に間違ったDX推進にありがちな考え方について解説します。

    人力によるデータ化でもOKだと思っている

    人力によるデータ化とは、紙の帳票やFAXに記載されている文字列や数字を目視でチェックし、手作業で入力する方法を指します。結果的にはデータ化できていると言えますが、実際には手間や負担がかかります。 しかし、解決する方法はとても簡単です。OCRで読み込んでデータ化、FAXであれば電子データとして送受信する方法があるからです。紙の帳票やFAXからのいわゆる文字起こし・転記の部分を自動化すると、時間と労力が大幅に軽減されるので非常におすすめです。

    DXの推進と言いつつ、手間や労力が増えている

    間違ったDXの推進にありがちなのが、新しい技術を導入したものの、結果として手間や労力が増えてしまうことです。例えば、今までなかった仕組みを導入するために、一部の人間が楽になり、その周囲に何倍もの手間や労力のしわ寄せがいくようなケースが挙げられます。 また、楽になるためのアプリやシステムのはずが、過度な確認や操作が増えたり、UIの問題で作業が遅くなったりするケースもあり、システムやアプリ、仕組みは確かに新しいIT技術であったとしても、業務全体のスピードが遅くなっていないかどうか効果測定・効果検証をしなくてはなりません。

    現場の声や実務担当者の意見を無視してしまう

    人力によるデータ化、またはDXの推進のつもりが手間や労力が増えるケースなど、どちらも現場の声や実務担当者の意見を無視しているような状況でもあります。DXの推進に失敗する典型的なケースでもあり、結果的に現場や実務担当者が離職や転職してしまうようなネガティブな結果に陥ることがあります。 ただし、企業や組織としても、DXの推進や働き方改革を迫られ、同時にどちらも明確な答えが用意されていないように感じることから、焦りによって間違いや誤りを起こしても仕方がないと言えます。 そして、間違ったDXの推進、また失敗や誤りを起こさないためには、本質的な意味でのデータ化を知ることから始めると解決しやすくなります。

    本質的な意味でのデータ化とは

    次に本質的な意味でのデータ化とは何かご紹介します。

    データ化自体を自動化、もしくは自動化に近しい技術に切り替える

    前提として「データ化を人力で行わない」ことを徹底しましょう。データ化自体を自動化するか、もしくは自動化に近い技術に切り替えるのがおすすめです。 前述したようにOCR、FAXの電子化、デバイス端末とスタイラスペンによる直接入力、オンライン化など、顧客やユーザーに負担をかけない方法ですと、導入がスムーズですし、何よりも既存の顧客・ユーザー・ファン・リピーターを失わずに済みます。 中でもOCRやFAXの電子化は導入しやすく、顧客やユーザーに手間も労力もないため、人力でのデータ化にお悩みであればすぐにでも切り替えるべき技術と言えます。

    効果測定や検証を行い、具体的に何時間削減できたか明確にする

    企業や組織としての活動において、何らかのゴールが存在するはずです。データ化することによって、従来の方法よりも何時間短縮できたのか、効果測定や検証を行い、もし従来のやり方よりも時間を要するようであれば、間違ったDXの推進であると自覚すべきです。 逆に言えば、十数時間、百数十時間単位で作業時間を圧縮および短縮できているのであれば、データ化は成功しており、かつDXを推進する方法を間違っていない証拠と言えます。

    データ化を進めつつ、ペーパーレス化、自動化、オンライン化を行う

    効果測定や検証をしつつ、かつデータ化を進めながら、なるべくなら並行してペーパーレス化、さらなる自動化、オンライン化も行っていきましょう。実際に本質的な意味でのデータ化が進みはじめると、いかに紙の帳票やFAXが手間や労力、時間を多く要していたのか実感できるようになります。 同時に、ペーパーレス化においても、単に紙資源の節約や自然環境云々だけでなく、作業や業務が楽になること、効率化や最適化がしやすいことが体験・体感できます。まずはIT技術を受け入れること、人力ではなく、自動化を前提としてデータ化をしていくことを意識してみてください。

    まとめ:データ化の部分から先に進まない時は「DEFACT」シリーズがおすすめ

    今回はデータ化とは何か、間違ったDX推進にありがちな考え方、そして本質的な意味でのデータ化とは何かについてお話しました。 DXの推進においては、技術や仕組みを導入する際、誰かに労力の負担や時間の浪費を押し付けるべきではなく、平等かつ全体が楽に、効率的になることを目標としましょう。データ化の部分で悩んでしまい、進まない時は、OCRによるデータ化、FAXの電子化やFAX業務のアウトソーシングなど、わかりやすく、すぐに切り替えられる仕組みを導入することをおすすめします。 当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズを利用することで、OCRによるデータ化・ペーパーレス化、そしてFAXの電子化やアウトソーシングなどが実現できますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
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