帳票のデジタル化が迫られる理由とは

はじめに帳票のデジタル化が迫られる理由についてみてみましょう。

デジタル庁の創設に伴うデジタル改革の後押し

デジタル庁の創設に伴い、デジタル改革が国を挙げて後押しされることが期待されています。実際にハンコの廃止、FAXの廃止、官公庁のデータ様式の統一、横断的なデータの共有や活用などが掲げられており、まさにDXの推進が国家レベルで始まろうとしている段階です。

例えば、ハンコの廃止ひとつとっても、政府や官公庁が押印廃止となるだけで、民間企業や個人もハンコを必要としなくなります。ハンコが必要でないだけでもデジタル化しやすくなり、同時にFAXの廃止も進めば、ペーパーレス化も現実的になります。

ペーパーレス化やオンライン化が標準化される時代に

政府や官公庁がDXを推進するということは、見方を変えれば、官公庁が変化したように、民間側も対応するために体制の構築を迫られているということでもあります。改革が急ピッチで進むとなれば、対応も急ぐ必要があります。

法改正云々はさておいて、DXの推進を考えると、社内や組織内でのハンコやFAX、紙ベースの帳票の廃止を行っておくべきということです。特に昨今では、ペーパーレス化やオンライン化、リモートワークやテレワーク及び在宅ワークの普及に伴い、紙を必要としない働き方が一段と浸透してきました。もし、現時点でテレワークに対応していない、ペーパーレス化が難しいとお考えであれば、まずその固定観念を変えていく必要があるということになります。

本当の意味で時代に取り残され、淘汰されてしまう危険性も

DXが推進されるのは、さまざまな要因によって企業や組織が倒産や廃業など淘汰されてしまう危険性があるためです。例えば、少子高齢化による慢性的な人員不足、レガシーシステムや属人化の解消にかかるコストの発生、データがバラバラであるため情報資産として活用できない現況、IT技術を受け入れられない体制や姿勢及び思想など、どれもが複雑に影響することで、結果として企業や組織として存続が危うくなる可能性があるということです。

今やテレビ電話システムを利用した営業、窓口案内、チャットを利用した接客、EC事業とコーポレートサイトの連携、各種デバイスやITを活用することで様々な企業が新しい形のサービスや商品を提供しています。決して、アナログで古いやり方が間違っているとは言いませんが、間違っていなくても淘汰されてしまう可能性があることを理解しなくてはならないということです。

OCR技術によるデジタル化で業務改善する前のチェックポイント

次に、OCR技術を導入し業務改善を成功させるためにも、業務改善する前にチェックしておくべきポイントをご説明します。

無駄な手書きや印刷している帳票はないか

帳票のデジタル化に伴いOCRを導入するのであれば、まずは無駄な手書きや活字の入った帳票はないか、使わない余白や項目が存在していないかなどをチェックしましょう。いわゆる帳票の最適化であり、なるべく無駄を省き、柔軟に対応できるシンプルな帳票に統一しましょう。逆に、必要な情報が欠けていないか、企業や組織側だけでなく、取引先や顧客及びユーザーにとって必要な情報が漏れていないかなども見ておくべきです。

社内や組織内の連絡や処理・手続きのためだけの帳票はないか

帳票をデジタル化するためにOCRを導入するタイミングでは、社内や組織内における連絡や処理、手続きはデータのみで行うのが理想です。言い換えれば、社内や組織内の連絡、処理、手続き、報告のためだけの帳票がないか把握するべきということでもあります。もちろん、重要な書類、決済や契約は別としても、可能な限りデータで、オンラインで、電子化された状態で処理するために、必要な項目を押さえながら、必要となる帳票の種類を絞り込みましょう。

取引先や顧客及びユーザーに理解を得られるか

社内や組織内ではデータ化された状態で処理できているとしても、出力やオンラインで閲覧できる帳票や情報が取引先や顧客及びユーザーに理解を得られなくては問題と言えます。処理に必要なデータ、顧客のためのデータ、それらの表示や印刷、出力など過不足なく情報が網羅され、逆に不要な情報がないよう帳票の再チェックを行うべきです。考え方としては、印刷ベースというより、データの一元管理が可能か、情報資産として蓄積されることで何らかの価値を生むかも含めて考えましょう。企業や組織として一元管理したい情報と取引先や顧客及びユーザーが必要な情報を把握することで、帳票上において必要となる項目の洗い出しがしやすくなります。

OCR技術の導入による業務改善方法や考え方

次に、OCR技術の導入による業務改善方法や考え方についてご紹介します。

部門や部署を通過する帳票の把握

帳票や書類は基本的に通過する方向があります。どこからスタートして、どこを経由し、どこがゴールかを見極めた上で、どんな帳票があるのか把握しましょう。例えば、顧客から受け取った帳票をOCRで読み込み、どの部署や部門がデータを利用して、顧客に渡すための帳票を作成するのかなどを把握すべきです。同時に社内や組織内のみの帳票や書類も同様であり、電子化してなるべく紙に書かせないこと、現在で言えばハンコベースで書類を回さないことなどを意識しましょう。

FAXや手書きの帳票の可視化やデータ化

実際問題としてペーパーレス化を進めるとしても、どうしてもFAXや手書きの帳票をいきなり廃止することはできません。紙ベースの帳票を段階的に廃止し、ペーパーレス化するためには、FAXや手書きの帳票の可視化と把握を行いましょう。同時にデータ入力することなく、OCRでデータ化する業務体制を構築しましょう。ペーパーレス化についても取引先や顧客、ユーザーによっては紙で出力して渡したい、紙で出力されたものを受け取りたいという需要はすぐにはなくならないはずです。もちろん、すべてを電子化し、アプリやブラウザでアクセスできる仕組みも構築すべきではあります。しかし、急ぎすぎてしまうと客離れを起こす懸念があることも忘れてはなりません。考え方としては、ペーパーレス化と元の紙ベースの両方に対応すること。元の紙ベースの帳票や作業手順を見直して、極力データ入力を削減し、可能な限り紙ベースの情報のデジタル化を進めることが大切です。

OCR技術の導入に興味をお持ちなら「AnyForm OCR」がおすすめ

帳票のデジタル化のためにOCRを導入したい。または既存のOCRから乗り換えたいとお考えであれば、当社の提供する「AnyForm OCR」がおすすめです。現場ベースで扱いやすいUI、各種機能がわかりやすく馴染みやすいのが特徴です。機能面においても高い読み取り精度、柔軟な帳票設計や設定、データの一元管理や蓄積、各種ツールとの連携も可能となっております。例えば、FAXの電子化などもオプションで可能になりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

まとめ：帳票のデジタル化・ペーパーレス化はこれからの時代に必須

今回は帳票のデジタル化に乗り遅れないためのOCR技術の導入による業務改善方法についてご説明しました。

デジタル化やペーパーレス化は既にリモートワークやテレワークを導入している企業や組織においては当たり前の技術です。しかし、社内や組織内の帳票をデジタル化やペーパーレス化できても、取引先や顧客及びユーザーすべてに適用できるとは限りません。もちろん、ゆくゆくはすべてがデジタル化され、オンラインで手続きや購入、契約なども標準化されるでしょう。DXを推進すると同時に、顧客ファースト、顧客目線を忘れず、どうすれば企業側と顧客側の両方がデジタル化による恩恵を受けられるかを模索することを追求してみてください。