書類をデータ化する方法を「人力」から「自動化」するために知っておくべき考え方とは

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    書類や紙の帳票を「人力でデータ化」している場合、データ化の手法を人力から自動化に切り替えることで、時間や事務処理の負担を大幅に軽減することができます。 しかし、業界や業種によっては、「人力でデータ化する以外にどうすれば?」や「自動化は難しいのでは?」と悩まれることもあるでしょう。 今回は、書類をデータ化する方法が人力とはどういう意味か、そしてデータ化を人力から自動化するために知っておくべき考え方についてお話します。

    そもそも、「書類をデータ化する方法が人力」とはどういう意味か

    はじめに「書類をデータ化する方法が人力」とはどういう意味かについて解説します。

    人力で紙の帳票やFAXに記載されている情報をデジタル変換すること

    書類をデータ化する方法が人力とは、紙の帳票やFAX用紙、コピー用紙に印字されている内容を手入力で何らかのシステムおよびデータベースに転記してデジタル変換することを指します。 Excelなどの表計算ソフト、または社内システムや独自の基幹システムに登録するのも、目視によるチェックと手入力で転記している場合もあるでしょう。 昔ながらのデータ化の方法であり、特に珍しいやり方ではありませんが、人的リソースと時間を多く要するという難点があります。

    現在においても「データ化するために必要な作業」と誤解している場合も

    現在ではOCRによるデジタル化、もしくはFAXの送受信の電子化もごく普通の技術ですが、これらの技術を知らない場合、人力でのデータ化が必要な作業と誤解している場合も存在します。 もちろん、作業手順や業務の流れが、昔からのOJTおよび社員教育で残っているケースであればごく自然なことですし、支障がなければ問題がなさそうに感じるかもしれません。 ただし、前述したように現在ではOCRによるデジタル化やFAXの電子化の技術も進歩していることから、何もかも人力でデータ化しているようですと、労力や時間を浪費している可能性も否めません。

    人力によるデータ化は非常に遅れていることを知らない可能性も高い

    日々の業務を行う中で、当たり前のように紙の資源による帳票で作業をしていると、データ化が遅れていることを知らない、気付かないこともあります。実際、DXの推進が進まないとされる理由でもあるのですが、「無理に変化する必要はないだろう」と考えてしまうということです。 問題なのは、もっと楽な方法があるのに、わざわざ労の多い方法で作業し続けてしまうことです。なるべくなら従業員としても雇用する側としても人力による作業を自動化し、個々の負担を減らしつつ、楽に、そして正確に時間を短縮できたほうが、効率的かつ最適であるのは間違いありません。 22378001_l.jpg

    データ化を人力から自動化するために知っておくべき考え方とは

    次にデータ化を人力から自動化するために知っておくべき考え方について説明します。

    人力による書類のデータ化はDXの推進ではないということ

    まずは前提として人力による書類のデータ化はDXの推進ではないと理解しましょう。その上で人力の作業を自動化する方向で移行することをおすすめします。実際に人力で行っている作業を自動化してみると「なぜ、もっと早く自動化しなかったのか!」とポジティブな感動を得ることができます。 現実問題として日々の業務で当たり前に事務処理をしていると、そのやり方に慣れてしまって、なかなかIT技術の進歩に気が付かないものです。IT化においては、あまり深刻に考えすぎず、前向きに「自動化してみんなで楽をしよう!」という気持ちで進めることが大切です。

    簡単な事務作業やバックオフィス系の業務は自動化しやすいこと

    事務処理の労力や時間の負担を理解している場合「ひとつひとつの作業は簡単なのに」と思うこともあるでしょう。その感覚はとても大切で、実は簡単な事務作業やバックオフィス系の業務こそ自動化しやすいという利点があります。簡単かつ作業量が多いものほど、時間や労力の負担が大幅に軽減され、業務全体の作業スピードのアップも期待できます。 逆に言えば、難しい判断や勘、経験則を必要とするものは、自動化するよりも人間に任せた方が確実とも言えます。すぐにすべてを自動化するというよりも、簡単な部分を自動化、そして複雑な部分は人間に任せるという形で、少しずつ自動化するのがおすすめです。

    既に人力から自動化に移行・切り替えしている企業とIT格差があること

    現代においては、RPAは当たり前であり、その先の判断や分岐も可能とするハイパーオートメーションによる自動化が進んでいます。既に自動化に移行・切り替えている企業は、簡単なことは機械にやらせているということです。そのため、IT格差が開くとともに、単純な事務作業に要する時間やコストも大幅に差が出てしまいます。 ただし、これらの格差は自社においても人力から自動化に移行・切り替えすればすぐに追いつける格差です。慌てたり、焦ったりする必要はまったくありませんので、まずは自社に相性の良い自動化の仕組みやシステムを探すことから始めてみてください。 そして、段階的にハイパーオートメーションも含めて、さらにDXの推進を進めていくこと、DXの推進の力で働き方改革も進めていくことで、既存の課題や問題を解決しながら、働きやすく、生産性の高い職場環境を実現できるようになるでしょう。

    OCRやFAXの電子化など、すぐにでも自動化できるIT技術の存在

    そもそも「自動化っていうのが、難しそうだ」という段階で進まないことがあるのではないでしょうか。そういった場合はOCRで紙の帳票・伝票・書類のデータ化、もしくはFAXの電子化から始めることをおすすめします。なぜなら、業界や業種問わずに人力から自動化しやすい作業箇所である点や、業務全体の効率化とスピードアップの効果がすぐに実感できるからです。 一昔前であれば「OCRの精度は微妙では?」と思われていたのも事実ですが、今現在のOCRの精度はすばらしく、簡単なチェックは必要なものの、実務で使用できるレベルに進歩しているので、安心して利用することができます。 実際にOCRやFAXの電子化を導入することで、いかにペーパーレスが楽で管理しやすいか、紙資源を介さない業務の流れや作業手順がいかにスムーズかを実感できるようになるでしょう。

    変化を恐れる、というような誤解や偏見を持たないことが大切

    作業や業務において「人力から自動化という変化」はさまざまな部分で訪れます。そのため、その都度、変化を恐れてしまっては先に進まないのだと理解しておくことも重要です。もちろん、金銭的なコストに加えて、学習的なコスト、時間的なコストも要することから、簡単に変化を選べない気持ちもわかります。 ただ、現在のDX推進の波によって、今まで難しかったり、導入がしづらかったりした技術が、簡単かつ実務ですぐに利用できるような形で提供されつつあります。変化を恐れるという誤解や偏見を持たないようにして、難しく考えすぎずに、新しいものを気軽に取り入れることを意識してみましょう。

    まとめ:わかりやすい簡単な技術からDXの推進を

    今回は書類をデータ化する方法が人力とはどういう意味か、そしてデータ化を人力から自動化するために知っておくべき考え方についてお話しました。 DXの推進は言葉自体が難しいイメージを備えてしまっているだけで、実際にはITに強い、またはITに疎い・苦手などITの格差に関係なく、わかりやすく、簡単な技術ばかりです。難しいと思い込まず、積極的かつ前向きにDXの推進となるIT技術を導入することで、少しずつ、しかし着実に、便利で生産性の向上につながる仕組みを受け入れられることを知っておきましょう。 当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズでは、書類や紙の帳票上にある情報の電子化・データ化、そしてペーパーレス化につながる仕組みが備わっています。その他、FAX業務のアウトソーシングなど、書類のデータ化に関する解決策が多数ありますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
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