書類をデータ化する方法を「人力」から「自動化」するために知っておくべき考え方とは
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そもそも、「書類をデータ化する方法が人力」とはどういう意味か
はじめに「書類をデータ化する方法が人力」とはどういう意味かについて解説します。人力で紙の帳票やFAXに記載されている情報をデジタル変換すること
書類をデータ化する方法が人力とは、紙の帳票やFAX用紙、コピー用紙に印字されている内容を手入力で何らかのシステムおよびデータベースに転記してデジタル変換することを指します。 Excelなどの表計算ソフト、または社内システムや独自の基幹システムに登録するのも、目視によるチェックと手入力で転記している場合もあるでしょう。 昔ながらのデータ化の方法であり、特に珍しいやり方ではありませんが、人的リソースと時間を多く要するという難点があります。現在においても「データ化するために必要な作業」と誤解している場合も
現在ではOCRによるデジタル化、もしくはFAXの送受信の電子化もごく普通の技術ですが、これらの技術を知らない場合、人力でのデータ化が必要な作業と誤解している場合も存在します。 もちろん、作業手順や業務の流れが、昔からのOJTおよび社員教育で残っているケースであればごく自然なことですし、支障がなければ問題がなさそうに感じるかもしれません。 ただし、前述したように現在ではOCRによるデジタル化やFAXの電子化の技術も進歩していることから、何もかも人力でデータ化しているようですと、労力や時間を浪費している可能性も否めません。人力によるデータ化は非常に遅れていることを知らない可能性も高い
日々の業務を行う中で、当たり前のように紙の資源による帳票で作業をしていると、データ化が遅れていることを知らない、気付かないこともあります。実際、DXの推進が進まないとされる理由でもあるのですが、「無理に変化する必要はないだろう」と考えてしまうということです。 問題なのは、もっと楽な方法があるのに、わざわざ労の多い方法で作業し続けてしまうことです。なるべくなら従業員としても雇用する側としても人力による作業を自動化し、個々の負担を減らしつつ、楽に、そして正確に時間を短縮できたほうが、効率的かつ最適であるのは間違いありません。