DXの推進とともにクラウド化が注目され、導入する企業や組織が増えています。そのため、「クラウド化はよくわからないし、今後も不要だろう」と切り捨ててしまうと、IT格差が生じる可能性が高まります。
今回はクラウド化に関する基礎知識、クラウド化によるメリット・デメリット、そしてクラウド化を導入する具体的な方法についてお話します。

クラウド化に関する基礎知識

はじめにクラウド化に関する基礎知識について簡単に説明します。

クラウド化とは

クラウド化とは、自社サーバー、オンプレミス、内製していたシステムおよびソフトウェアを外部のサーバーやオンラインサービスへ切り替えや移行することを指します。例えばメールやファイルサーバーやオフィスソフト系の作業をGoogle Workspaceに、サーバーをAWSに切り替え・移行するなど、社内や組織内のサーバーに依存せず、いつでもどこからでも作業することが可能です。
現在では民間の大手および有名企業だけでなく、官公庁や地方自治体もクラウド化が進んでおり、信頼性および安心・安全の面においても高い評価を受けているのがわかります。もちろん、オンプレミスと同様にサーバーの障害が発生することもありますが、復旧作業も迅速なため、システムやオンラインサービスを長期間停止することがないのも魅力と言えます。

なぜ、クラウド化が注目されているのか

クラウド化が注目されているのは、利便性とともに、セキュリティやサーバーの維持などのコストが大幅に削減されるのが理由です。必要に応じてコストを試算し、予算を組み、投資するだけで「必要に応じた性能や機能」を得られるのが利点とも言えます。
現実問題として、物理的なサーバーの設置、維持運営には金銭的にも人的にも膨大なコストが必要です。昨今ではサイバー攻撃の手法も増えていることから、セキュリティへの投資も疎かにはできません。もちろん、クラウドだから絶対に安全ということではありませんが、必ずしもすべての業界や業種がITやデジタル技術が得意、もしくは投資できるとは限らないため、必要とする技術・セキュリティ・性能にのみコストを支払うだけで済むのは非常に合理的です。

クラウド化によるメリット・デメリット

次にクラウド化によるメリット・デメリットをご紹介します。

クラウド化によるメリット

・物理的なサーバーに比べてコストが安い
・サーバーのセキュリティに関するコストが低減できる
・利便性が高く、アクセスしやすい
・最適化や効率化に向けた機能、仕組みがある
・さらなるDX推進の基盤が構築しやすい

上記はクラウド化によるメリットの一例です。基本的にはコスト削減や利便性の向上、最適化や効率化などがメリットと言えます。同様にサーバーに関するセキュリティやオンラインサービス自体のセキュリティを気にせずに済むこと、復旧などの作業が任せられることも大きなメリットと言えるでしょう。

クラウド化によるデメリット

・障害時に自社対応できないため完全に業務が停止する恐れがある
・クラウド型のオンラインサービスはカスタマイズ性に乏しいことがある
・基本的にはオンラインであるため、間接的なサイバー攻撃の可能性が高い
・社内や組織内の基幹システムと連携しにくいことがある
・サービスの終了や停止時にデータやファイルを取り出せない

上記はクラウド化によるデメリットの一例です。基本的には外部サーバー、外部サービスであるため、カスタマイズ性に乏しい、障害作業に即時対応しにくい、サーバーやサービス自体がサイバー攻撃に狙われやすいなど、オンプレミスや自社サーバー、内製であれば生じないデメリットと言えます。もちろん、オンプレミスでもサイバー攻撃は発生しますが、例えばAWSが狙われた場合、他社も含めて巻き込まれてしまうのは大きなデメリットであり、リスクです。

クラウド化を導入する具体的な方法

次にクラウド化を導入する具体的な方法について解説します。

前提としてペーパーレス化やデジタル化する技術を導入する

紙やFAXなど、アナログな状態のままではクラウド化できません。まずはOCRやFAXの電子化によって、デジタルデータに変換する技術、仕組みを導入しましょう。
将来的には最初からデジタルで入力するデジタルファースト、アプリや公式サイトを介した受発注、申請や申し込み、契約などの技術・仕組みを導入することで、さらなるクラウド化およびデジタル化が可能になります。

オンラインで作業・業務・コミュニケーションできるツールの利用

まずは社内や組織内の作業・業務・コミュニケーションの部分をクラウド化してみましょう。メールなども独自ドメインをそのまま利用できるサービスもあるので特に心配ありません。社内や組織内のNAS・ファイルサーバーをオンラインストレージに切り替えるのもおすすめです。
その他にもチャットやプロジェクトの進捗、オフィス系の作業もクラウド化することで、情報共有がしやすく、情報伝達するスピードもアップします。もちろん、セキュリティの強化は必須ですが、最適化や効率化、利便性の向上などメリットの方が勝るでしょう。

オンプレミスからクラウドサーバーへ移行

基幹システムやオンラインサービス、公式サイトをクラウドサーバーへ移行するのもクラウド化と言えます。今までサーバー管理や情報システム管理を行っていたのであれば、過不足なく移行できるでしょう。
物理的なサーバーのコストが削減、そしてセキュリティの一部がサポートを受けられることから情報システム部のリソース確保にもつながります。ただし、「クラウドサーバーだから安全」と誤解しないことです。社内や組織内のデバイスやOS、ソフトウェアのセキュリティまでサポートを受けられるわけではないので注意してください。

クラウド型のアウトソーシングの利用

一部の作業や業務をクラウド側のアウトソーシングに任せるという方法もあります。データをアップロードすれば、その後の事務処理を担ってくれるようなサービスです。クラウド化したい目的が「人的リソースの不足」の場合に効果的であり、他の部分をクラウド化してしまうことに不安を感じる場合に向いています。
特にバックオフィス系、事務系の入力関連の作業・業務はアウトソーシングしやすいため、一時的なリソース不足の解消に非常におすすめです。同時に、雇用、採用、社員教育の必要がないため、トータルで考えるとコスト的にも安くすむ可能性があるため、募集しても人が来ない、人が来ても教育する余裕がないといったような状況の改善につながります。

バックオフィス系の業務なら全般的なアウトソーシングも視野に

「クラウド化したいが、時間と人の余裕がない」または「バックオフィス系の業務を何とかしたい」という状況であれば、バックオフィス系の業務を全般的にアウトソーシングをして、時間と人の余裕を作るのもおすすめです。
まずは時間と人の余裕を作り、クラウド化も含めてDXの推進をする。そしてクラウド化とDXの推進がある程度進んだら、アウトソーシングから内製に戻す、といった柔軟な考え方を持つことで、時間や人の余裕がない場合でも職場環境の改善が可能になるでしょう。

まとめ：IT格差を理解し、実感した上で導入を前向きに検討しよう

今回はクラウド化に関する基礎知識、クラウド化によるメリット・デメリット、そしてクラウド化を導入する具体的な方法についてお話しました。
クラウド化によって、企業や組織における情報資産をシームレスかつスピーディに扱えるようになります。データの受け渡しや共同作業などに関する時間や手間の削減につながり、利益や売上までの時間も圧縮することが可能です。
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