サステナブルとは何か?ITのサステナブル化が従業員満足度を向上させる理由について

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    サステナブルとは何かご存知でしょうか。サステナブルとは、これから先も継続的に企業や組織として存続したいとお考えであれば、知っておくべきキーワードのひとつと言えます。
    昨今ではITのサステナブル化という考え方も生まれていること、サステナブルが顧客やユーザーだけでなく、従業員満足度にポジティブな影響を与えることもあり注目を集めています。
    今回はサステナブルに関する基礎知識、ITのサステナブル化が従業員満足度を向上させる理由、そして事務やバックオフィス系の業務におけるITのサステナブル化についてお話します。


    サステナブルに関する基礎知識

    はじめにサステナブルに関する基礎知識について簡単に説明します。

    サステナブルとは

    ・サステナブル (Sustainable:持続可能、持続できる)
    ・サステナビリティ (Sustainability:持続可能性)
    ・SDGs (Sustainable Development Goals:持続可能な開発目標)

    サステナブルは持続可能、持続できる、もしくは耐えうるという意味を持つ単語であり、昨今、注目を集めているSDGsの根幹となる考え方と言えます。
    SDGsはエネルギーの枯渇や地球温暖化、人口減少、環境破壊、貧困や飢餓、各種インフラの維持、思想によらず清潔で健康な生活を送ることなど、地球規模、または国家規模の課題や問題を解決するため、そして人類と地球の未来のために考えられた目標です。
    さまざまな事柄を健全かつ安全に持続、継続させるための取り組みや運動であり、国家・民間・個人など国境も人種も年齢も越えて、幅広い層に理解が広まっている考え方と言えます。

    企業や組織としてのサステナブル化とは

    企業や組織としてのサステナブル化とは、「持続可能な企業や組織」と言えます。もちろん、今までも事業や企業活動を継続的に行うため、利益を上げて、投資・出資を行っているのが一般的だったと言えます。
    企業や組織としてのサステナブル化をさらに深く考えることで、より継続的に、より効率的に最適化された職場環境が整います。従業員は大切にされ、もちろん顧客も大切にする。社会的にも認められつつ、相互に社会を良くしていこう、良くしていくために考えて行動しようという、健全で信頼性の高い企業や組織を志向することができます。

    ITのサステナブル化とは

    ITのサステナブル化とは、「持続可能なIT環境を構築する」ことと言えます。
    2025年問題、DXの推進など日本国内のみならず、世界的にもIT技術に関する課題が浮き彫りになりました。実際にレガシーシステムやブラックボックス化、属人化などによって、「今、現在、動いているが改修ができない」ような状況に陥っているシステムを所有する企業や組織も存在します。
    システムの改修や切り替えに要する技術的リソース、コスト、時間のいずれも捻出できずに、「いつ使えなくなるかわからない=持続不可能」な状況であり、実際にシステムが止まってしまえば何が起こるかもわからないという状況です。
    ITのサステナブル化とは、上記のような持続不可能な状況にならないようにすることであり、むしろ、今まで見て見ないふりをしていた状況を改善・解消・解決するために必須の目標であると言えるでしょう。

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    ITのサステナブル化が従業員満足度を向上させる理由

    次に、ITのサステナブル化が従業員満足度を向上させる理由を解説します。

    ITのサステナブル化とDXの推進は密接な関係にある

    DXの推進はデジタルの変革であり、企業や組織としてIT技術の導入や活用によって、古くアナログで非効率なやり方から脱却することが含まれます。実際にレガシーシステムやブラックボックス化、属人化など「今までのやり方による技術的な歪み」が大きな課題となっており、企業や組織として「新しいやり方で是正していくこと」がDXの推進と言えます。
    言い換えれば、DXの推進は「現在の課題を解決して継続していくこと」と解釈しても間違いではないということです。すなわち、ITのサステナブル化とDXの推進は「企業や組織として存続するため」という点においては通底する取り組みや考え方ということがわかります。

    サステナブルな環境は従業員にも優しい環境だということ

    サステナブル=持続可能な環境とは何でしょうか。ここで注目すべきなのは、企業や組織を形成するのは「人」だということです。言い換えれば、人を集めて、持続的・継続的・効率的に働ける環境こそが、サステナブルな環境と言えます。
    そして、人が集まり、持続的・継続的に働ける環境とは定着率が高く、離職率が低い環境です。給与、福利厚生、働き方改革への対応、お互いがお互いをサポートしやすい雰囲気など、働きやすく、長く勤めたいと考えられる環境を整えることがサステナブルな環境であり、従業員にも優しい環境であるのは明白です。

    従業員への負担を減らし、本当の意味での最適化や効率化につながる

    DXの推進やITのサステナブル化という観点からすると、従業員に負担のかかるこれまでのやり方を変える必要があるということになります。もちろん、何もかもがダメということではなく「現代であれば自動化できるものは自動化すべき」ということです。
    例えば、DXの推進に含まれる電子化・ペーパーレス化・オンライン化によって「紙の帳票による事務処理」をデジタルにすることで、紙資源の節約だけでなく、効率化や最適化、データの共有や再利用、事務処理の負担を減らす効果があります。これらもITのサステナブル化と言え、企業活動における業務や作業の細部までしっかりとより良い環境にすること、少しでも楽に、負担を少なくすることを意識して改善することで、持続可能な環境が構築されるということです。


    事務やバックオフィス系の業務におけるITのサステナブル化とは

    次に事務やバックオフィス系の業務におけるITのサステナブル化とは何かご紹介します。

    ITに任せられることは、ITに任せること

    ITのサステナブル化を進めるためには、ITに任せられることはITに任せることから始めましょう。注意したいのは、パソコンやインターネット、オンラインサービスなどを使っていればOKということではなく、作業や業務の自動化、時間の短縮・圧縮、作業負担の軽減につながっているかということです。
    具体的に言うなら、メールで発注書が届いたらそれをExcelに転記し、その後に社内システムに人力で入力している場合、この業務をRPAで行えば数秒でことが済みますし、作業量が増えてもミスやエラーを起こす心配がありません。これをすべて人間が行っていれば、単調で反復する作業でもあるためミスも生じやすく、作業量が増えれば増えるほど時間も多く要してしまいます。
    ITに任せられることはITに任せることで時間の短縮や圧縮、事務処理による負担の軽減、うっかりミスやヒューマンエラーの低減が期待できるため、業務全体の作業効率、作業スピードが早くなり、同時に従業員は生産性のある仕事に集中できるようになるわけです。

    RPAやOCR、FAXの電子化などのDX推進となる技術を導入

    RPAによる自動化、OCRによる情報のデジタル化、FAXの電子化によるペーパーレス化など、「わかってはいるけれど導入できていない技術」がある場合、なるべく早く導入することをおすすめします。
    特にOCRやFAXの電子化などは、ペーパーレス化による恩恵だけでなく、「データの一元管理や共有」というDXの推進に不可欠な要素を得ることができます。事務処理の負担の軽減だけでなく、ペーパーレス化や情報のデータ化、デジタル化が進まなければ、DXの推進自体が遅延し、ITのサステナブル化も遅れてしまうので注意しましょう。

    DXの推進による変化を受け入れることで成長できる環境が整っていく

    DXの推進とは本来難しいものではありません。導入すべき、とされている技術が見慣れないもの、聞き慣れないものなだけで、基本的には「人が楽をするための技術」であるためです。
    なぜOCRで紙の帳票の文字列をデータ化するのかと言えば、転記や手書きが面倒で時間がかかるからです。FAXの電子化も同様であり、紙資源のこともありますが、FAXの送信、受信、FAXのエラー、用紙の補充、トナーの補充などの作業から開放され、データが届けばすぐに処理が始められる方が「早いし、楽」だからです。
    DXの推進に関連する技術を「業務や作業の何が楽になるのか」という視点で眺めることで、なぜそれらの技術が必要とされるのか理解できるようになるでしょう。そしてDXの推進による変化を受け入れることができれば、ITのサステナブル化も進み、持続的かつ成長できる環境が整っていきます。


    まとめ:ITのサステナブル化とDXの推進の両方を少しずつ、着実に進めよう!

    今回はサステナブルに関する基礎知識、ITのサステナブル化が従業員満足度を向上させる理由、そして事務やバックオフィス系の業務におけるITのサステナブル化についてお話しました。
    サステナブルの「持続可能」という点は、企業や組織における活動において意識されていなかった部分と言えます。しかし、少子高齢化だけでなく、DXの推進や働き方改革など、社会そのものの仕組みが変わる中、一昔前と同じような活動をしていては「持続不可能」になってしまいます。サステナブルも含めて、DXの推進を少しずつ、着実に進めながら、縁のあった人材を大切にすることをおすすめします。
    当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズはOCRによる文字情報の電子化、FAXの電子化など、DX推進の基盤であるペーパーレス化が可能な仕組みを取り揃えておりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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