FAXをいつまで維持すべきか、もしくは完全にペーパーレス化は難しいのではないかとお悩みでありませんか。
現実問題としてFAXを経由して利益や売上があるなら、廃止か維持かで悩むより、併用や共存についても考えておくべきと言えます。
今回は、FAXをいつまで維持すべきか悩む理由とその弊害、そしてFAXの廃止や併用する際に知っておくべき技術・考え方についてお話します。

FAXをいつまで維持すべきか悩む理由とその弊害

はじめにFAXをいつまで維持すべきか悩む理由とその弊害について簡単に説明します。

FAXによる受注や発注が欠かせないため

DXの推進や働き方改革の基盤として、ペーパーレス化・データ化・電子化など、紙の帳票を用いた作業や業務のデジタル化を行う必要があります。しかし、FAXによる受注や発注が欠かせない企業や組織の場合、そう簡単にはFAXの廃止といったようなことは難しいのが現実です。
例えば、固定電話を廃止した事例においても、直接的に電話での問い合わせは物理的に廃止となり、実務の現場においてもリアルタイムかつランダムな架電に対応するための労力が開放されました。しかし、電話でしか問い合わせや質問、注文や依頼ができない顧客やユーザーは完全に見捨てられ、切り捨てられた形でしかありません。FAXも同様であり、無闇に廃止してしまうと、既存の顧客や未来の顧客からの利益や売上を失う結果を招きます。

主な顧客層および売上や利益なる層にFAXの利用者が多い

FAXによる受発注が欠かせないのと同様に、主な顧客層および売上や利益となる層にFAXの利用者が多いのも悩みの種と言えます。安易に廃止できないどころか、廃止することで利益や売上の大半を失うことになれば、企業や組織としての存続が危ぶまれるからです。
実際にDXの推進や働き方改革においても、日本全体の何割かが対応できているだけであり、完全に浸透している考え方・仕組みとは限りません。ITの普及が進んでいるとしても、まだまだ家にインターネットの固定回線がない、Wi-Fiがない家庭も存在しますし、そもそもスマートフォンもタブレットもパソコンもないということも別段おかしなことではありません。逆に言えば、そういった層にFAXや従来の固定電話が使用されていることを考えると、無理矢理FAXを廃止してしまうことで、継続的な購入やサービスの利用をしてくれるファンやリピーターを失うことになると思えば、簡単に廃止できないのは当然と言えます。

FAXの代替となる手段の導入や運用が具体的に進まない

FAXの素晴らしい点は「FAX番号を入力すれば、相手に情報を伝えられること」です。メールアドレスも不要、SNSアカウントも不要、インターネット回線も不要の仕組みであることを考えると、確実に相手に情報を伝えられる手段としては非常に優秀です。
言いかえれば、FAXを廃止するためには、FAXしかない顧客層に負担をかけず、FAXと同様の運用体制を築ける仕組みを代替手段として導入し、運用しなければならないということであり、非常にハードルが高いです。結局、FAXを使い続けるほうが簡単ですし、代替するためのコストも不要なことから、FAXの廃止や切り替えが進まなくなってしまうということです。

FAXに要するコスト・人的資源・時間に不満を感じていない

企業や組織、または業界や業種によっては「FAXがあることが当たり前」な場合があります。そのため、FAXに要するコスト・人的資源・時間に不満を感じておらず、逆にFAXの廃止やペーパーレス化するべき理由や意味がわからない場合も考えられます。
現実的にもFAXはまだまだ現役の通信手段であり、今すぐにFAXが使えなくなるようなことはありません。顧客やユーザー側としても、FAXで事足りるならFAXで良いだろうと考えるのは自然なことです。企業や組織の側、そして顧客やユーザー側の双方が不満を感じていないのですから、無理にFAXを廃止したり、他の代替手段に切り替えたりすること自体が現実的でないと考えられていると言えます。

DXの推進やデータ化・電子化・デジタル化の必要性を理解しきれていない

DXの推進やデータ化・電子化・デジタル化とは、基本的に古くアナログで非効率なやり方を新しくデジタルで効率的なやり方に切り替える仕組みや考え方です。そのため、古くアナログで非効率なやり方で同じ結果を出すことができるということでもあります。
わざわざDXの推進をしなくても、今までのやり方で同じ結果が出るならそのままでいいだろう、と考えることは決して不健全とは言えないでしょう。実際にDXの推進においては、同じ結果を出すためにコストも時間も大幅に削減できること、同時に労力やストレス、うっかりミスやヒューマンエラーの削減にもつながることも利点ですが、その利点を知らないのですから、必要性を理解できないのも仕方がないことと言えます。

FAXの廃止や併用する際に知っておくべき技術・考え方

次にFAXの廃止や併用する際に知っておくべき技術・考え方について解説します。

OCRで紙ベースの帳票上の情報を電子データに変換する技術

FAXの廃止や併用する際、すなわちペーパーレス化を実現したいのであれば、まずはOCRで紙ベースの帳票上の情報を電子データに変換する技術が視野に入ります。FAX以外の紙の帳票を電子データに変換できることから、FAXに限らずDXの推進の基盤となる技術でもあり、DXの推進を始めたいと考えているのであれば、すぐにでも導入すべき技術と言えるでしょう。

FAXの送信や受信を電子化する技術

FAXの送信や受信を電子化する技術も非常におすすめです。感熱紙やコピー用紙、トナーなどのコストが不要となる他、直接的に電子データに変換できるので余計な手間も時間も不要になります。顧客やユーザーに対して全く負担をかけることもないため、FAXの廃止というより、併用したいと考えている企業や組織、または業界や業種であれば前向きに導入を検討することをおすすめします。

FAX業務をアウトソーシング・外部委託する

FAX業務そのものをアウトソーシング・外部委託するのも効率的と言えます。FAXの業務に関するコストや労力、時間などを気にすることなく、人的リソースを大幅に確保できる手段と言えるでしょう。アウトソーシングや外部委託によって、従業員が生産性のある仕事に集中できるようになること、採用や雇用、育成のコストも不要になることも大きな利点です。

アプリや公式URL上にオンラインで受発注できる仕組みを導入する

FAXの廃止、または併用においてはスマートフォンやタブレットのアプリ、またはパソコンでも利用できるオンラインサイトなどで受発注できる仕組みを導入する方法もあります。ただし、こちらの方法はFAXしか通信手段がない、またはFAXによるやりとりを好む顧客やユーザーには負担がかかる可能性があるため、FAXの廃止および切り替えとする場合は、前もって告知するか、スマートフォンやタブレット、パソコンを所持していない顧客やユーザーをどのように扱うか明確に定めて提示することをおすすめします。

FAXを廃止するより、併用や共存することを考えた方が顧客に優しい

FAXの代替や切り替えとなる手段や新しい技術は顧客やユーザーに何らかの負担を強いる結果を招く可能性があるのは確実です。例えばスマートフォンやタブレット、パソコンがない場合、インターネット回線どころかITに疎く、ITに苦手意識がある場合など、顧客やユーザー側は商品の購入やサービスの利用を断念せざるを得ないと言えます。
これらはキャッシュレスの問題と似ており、クレジットカードやQR決済、ICカード決済よりも現金で支払うのを好む人、またはなるべくなら現金で支払ってもらいたい店舗が存在するのも事実です。どちらか一方を採用するのではなく、なるべく幅広い方法を残しておくことで、顧客やユーザーに優しいということ、結果としてブランドイメージの向上、ファンやリピーターの確保は維持につながるということも留意しておきましょう。

まとめ：現時点においてはFAXの併用や共存することも視野に入れておくべき

今回はFAXをいつまで維持すべきか悩む理由とその弊害、そしてFAXの廃止や併用する際に知っておくべき技術・考え方についてお話しました。
FAXについてはIT技術や各種デバイスが普及した現在においても、今すぐに消え去る、ということはありえないと言えます。だからこそ、維持する方向で考えつつ、廃止というよりもどのようにFAXの各種コストを抑えるか、ムリ・ムダ・ムラを排除するかを考えた方が健全であるのは間違いありません。
当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズにはFAXの電子化やFAX業務のアウトソーシングの他、OCRによるペーパーレス化を可能とする技術など、FAXとの併用や共存しやすい仕組みを導入することができますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。