働き方改革へ対応を進める中小企業の中には「無理」や「潰れる」などの悲鳴が上がっており、日頃から従業員に過酷な労働環境を強いていたことに気付くケースがあります。
実際に残業ありき、その内に人員が補充されるだろうといった曖昧かつギリギリな職場環境も多く、働き方改革どころか、低い定着率、高い離職率に悩まされていることもあるでしょう。
今回は働き方改革への対応から見えてくる中小企業の抱える課題、そして中小企業の抱える課題を解決するための考え方についてお話します。

働き方改革への対応から見えてくる中小企業の抱える課題

はじめに働き方改革への対応から見えてくる中小企業の抱える課題について解説します。

「残業ありき」で業務体制や人員配置が行われている

中小企業が働き方改革に取り組む段階で課題となるのが、残業ありきである点です。残業させることを前提に業務体制や人員配置が行われていることから、残業ゼロ、もしくは長時間労働の是正がしにくい状態からスタートすることになります。
従業員側としても残業ありきで一日の業務の流れや作業手順が組まれていることから、いきなり残業ゼロにするために定時で退社することもできません。皮肉なことに働き方改革をしたつもりが、場合によっては数字を合わせるために退社したように見せかけ、結果としてサービス残業の原因と温床になってしまうという悪循環に陥っているのが現実です。

人材が定着せず、離職率が高いため最適化や効率化ができない

残業することができないなら、人を増やせば良いというのが最も簡単な答えと言えます。しかし、残業ありきで長時間労働が当たり前の環境ですと、人材が定着せず、離職率が高いため最適化や効率化する余裕がありません。
経営陣や上司が働き方改革に対応していると見せかけるためだけに、末端の従業員や実務の現場に対して過度な負担が生まれてしまい、せっかく採用してもすぐに辞めてしまう、または職場環境を改善することすらできないブラックな環境から脱却できなくなってしまいます。

OJTと言いながらも「教える環境も時間もない」のが現実

残業ありき、もしくはサービス残業、そして人材が定着せず常に人手不足、そんな環境ではOJTと言いながらも教える環境も時間もない状況と言えます。きちんと教えてもらえないから、うっかりミスやヒューマンエラー、ケアレスミスが多発し、ミスをケアするために無駄な時間や労力が増えていく。ミスが続けば険悪な雰囲気になりますし、ミスを注意する側も注意される側も、良い気分で働ける気持ちにはなれません。
言い換えれば、人材を育成・成長することすらもできない職場環境であり、残った既存の従業員の心と体の体力を削りつづけているだけであり、企業や組織として一番大切にすべき「人材の確保」すら維持できなくなってしまいます。

古く、アナログで非効率なやり方に固執して疑いを持っていない

働き方改革に苦慮する中小企業においては、古く、アナログで非効率なやり方に固執して疑いを持っていないことがあります。現実問題として、利益や売上がしっかりとついてきているのであれば、今のやり方が間違っている、もしくは非効率だとは思わないためです。
同時に、今までのやり方を変えることによるリスクを考えると、安定して利益や売上が出ている状況を変えることに責任を取りきれないということも事実です。単に働き方改革が面倒だから、同じくDXの推進が嫌だからということだけが、変化できない理由ではないということです。しかし、理由はどうあれ、働き方改革をしなければ近い未来において、さらに人材が確保できず、良い人材は流出してしまうようになれば、結果的に企業や組織として成り立たなくなるのは目に見えています。

IT技術を受け入れる基盤がなく、技術的リソースもない

働き方改革に対応しきれていない中小企業にはIT技術を受け入れる基盤がなく、技術的リソースもないという欠点があります。例えば、テレワーク・リモートワークに対応できるか否かは明確でわかりやすい指標と言えます。
もちろん、業界や業種的にテレワークやリモートワークができない場合もあるでしょう。しかし、同業他社やライバル企業においてテレワークに対応している、もしくは自社の一部の部署や部門はテレワークを実施しているような状況なのに、全社的にテレワークやリモートワークができないのは、単にIT技術を受け入れる基盤も体制も整っていないことを示しています。従業員側としても、安心・安全に働ける環境ではないかもしれない、将来的に何かあった時も不安を感じたまま働かなくてはならないかもしれないとすれば、静かに退職や離職をしても仕方がないとしか言いようがありません。

中小企業の抱える課題を解決するための考え方

次に中小企業の抱える課題を解決するための考え方について解説します。

働き方改革を具体的に進めるためには従業員満足度の向上が必須

働き方改革で一番影響を受けやすいのは従業員自身です。そのため、具体的に進めたいと考えるならば、従業員満足度の向上が必須、必要不可欠と言えます。残業をゼロにするために雇用を増やす場合においても、離職率が高く、定着率が低い状況を改善する必要があります。
そのため、既存の従業員の従業員満足度が向上すること、既存の従業員が離職したくない、長く働き続けてもらいたいと考えてもらわなくてはなりません。すなわち、働きやすい環境を整えること、お互いが雰囲気も気分も良く、健康的に働けるようにすることから始めるべきということです。

ムリ・ムダ・ムラの排除で他の人に負担を押し付けていないかを確認

離職や退職の原因はさまざまですが、基本的には作業の負担や人間関係によるストレスが大きなウェイトを占めている可能性が非常に高いです。なぜ、作業の負担や人間関係によるストレスが発生するかと言えば、心に余裕がないこと、作業の量が膨大すぎること原因であり、従業員への負担が大きいことが、従業員同士にネガティブな関係性を築かせてしまうということでもあります。
まずは過度な負担を削減するためにもDXの推進をコツコツと進めて、事務作業やバックオフィス系の業務を削減しつつ、ムリ・ムダ・ムラを排除して他の人に負担を押し付けないような環境にすることをおすすめします。同様に業務の標準化を行い、属人化を排除して誰もが均等に作業や業務を行えるようにすること、負担が集中しにくく、お互いがサポートしやすい環境を作ることが重要です。

生産性の向上を意識しなければ、いくら人がいても利益は増えない

働き方改革は従業員を大切にして、長く勤めてもらうこと、良い人材の応募が増えて、採用しやすくなることなども目的であり、利点です。しかし、企業や組織としては、いくら人が増えたとしても、生産性が向上しなければ利益が増えないというジレンマがあります。
そのため、職場環境を良くするだけでなく、生産性の向上を意識することにも注力する必要があります。逆に言えば、生産性のない仕事は人間が行うべきではないということでもあり、働き方改革を進めるためには、DXの推進によって、単調な作業を機会やシステムに任せること、任せられる仕組みを導入すること求められるということです。

自動化できる作業や業務をわざわざ人間にやらせないようにすること

働き方改革における残業や有給休暇の取得などに焦点を当てた場合、どうすれば時間を浮かせることができるか、ムダな時間を削減できるかがポイントとなります。そもそも、残業をしなければならないのはなぜか、有休が取得できないのはなぜか、というのは、定められた時間内に必要な作業が終えられていないことが原因です。なぜ、作業が終わらないかと言えば、時間がかかる作業を人力で行っているからです。
そのため、自動化できる作業や業務を人間にやらせないようにすることが重要であり、自動化するための仕組み・技術を導入することからはじめましょう。何から自動化すれば良いのかわからない場合、ひとつめはOCRによって紙の帳票のデータ化、ふたつめにFAXの電子化を行うことで、実質的にペーパーレス化が実現できます。働き方改革に悩んだ時こそ、事務系の作業やバックオフィス系の業務の自動化に注力することをおすすめします。

時短・リモートワーク/テレワーク・柔軟な働き方を受け入れよう

働き方改革に対応するためには「皆が同じ働き方」ということから脱却しなければなりません。元々、同じ人間はいませんし、同じ人生もないこと、十人十色であることを忘れがちになっています。
従業員ごとに生活・家族・人生など、生き方＝ライフスタイルに合わせること、合わせやすくするためにも時短・リモートワーク/テレワークなど柔軟な働き方を受け入れることが大切です。
また、意外と忘れがち、おろそかになりがちなのが、管理職を大切にすることです。従業員を大切にしつつ、管理する側も大切にすること、働きやすく、管理しやすく、改善しやすいい環境を整えるというイメージを持つことを忘れないようにしましょう。

まとめ：人に無理をさせるのではなく、人に無理をさせず大事

今回は働き方改革への対応から見えてくる中小企業の抱える課題、そして中小企業の抱える課題を解決するための考え方についてお話しました。
一昔前の「頭数を揃えて、マンパワーで解決する」という時代は完全に終わりました。人に無理をさせてしまえば、心も体も疲弊してしまうということをきちんと理解し、人に無理をさせず大事にする時代が訪れたとも言えます。これからの時代はIT技術を柔軟に受け入れ、機械に任せられることは機械に任せて自動化し、人間は生産性のある仕事ができるよう工夫することが求められます。
当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズを導入することで、従業員の負担を減らすとともに、DX推進の基盤が整えられるようになります。非生産的な作業や業務に要する時間や労力の浪費を避けることにもつながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。