請求書の処理を自動化するために必要な基盤と自動化によるメリット・デメリット

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    DXの推進や働き方改革を進める中、「請求書の処理を自動化できたら」と思うことはありませんか? 紙の帳票による処理をデジタル化し、自動化するだけでもDXの推進と働き方改革がスムーズになることを考えると、なるべく早い段階で事務系の作業やバックオフィス系の業務の電子化・デジタル化をしておくのは非常におすすめです。 今回は、請求書の処理を自動化するために必要な基盤、請求書の処理を自動化することによるメリット・デメリットについてお話します。

    請求書の処理を自動化するために必要な基盤

    はじめに請求書の処理を自動化するために必要な基盤について簡単に説明します。

    紙の帳票上の情報をデータ化・電子化する技術の導入

    請求書の処理を自動化するためには、いわゆるペーパーレス化と同等の基盤が必要です。すなわち、紙の帳票上の情報をデータ化・電子化する技術を導入する必要があります。 企業や組織における紙の帳票は納品書や請求書の他、さまざまな書類が挙げられ、一般的にはコピー用紙やFAX用紙に印字されているものがほとんどです。紙の帳票にある情報をデジタルデータとして扱えるようにするには、OCRと呼ばれる光学文字認識技術を利用するか、人力(目視によるチェックと手入力)で対応する方法があります。 DXの推進が求められる時代においては、人力ではなく、OCRによってデジタルデータに変換するのがスマートかつスムーズと言えるでしょう。

    OCRによるデータ化と並行してデータの紐付けや蓄積が可能な仕組みも必須

    OCRによってデータ化しただけでは、結局、人力(目視によるチェックと手入力)でデータの登録をしなくてはなりません。そのため、OCRによるデータ化として、データベースの項目やテーブルとデータの紐付けを行うことで、デジタルデータとしての取扱いが楽になります。OCRを選ぶ時のコツでもある部分ですので、「単に文字列として認識するだけでなく、データベース等への登録が可能なものを選ぶ」ということは覚えておきましょう。 データベースと紐付け・関連付けされる仕組みを導入することができれば、請求書の処理を自動化するための基盤はほぼ構築できたようなものです。残るはRPAや事務作業やバックオフィス系業務を自動化・最適化するツールと組み合わせるだけで、請求書の処理を自動化することができます。

    FAXの業務がある場合はFAXの電子化や外注・アウトソーシングも視野に

    もし、企業活動においてFAXの業務がある場合、FAXそのものの電子化、もしくは外注・アウトソーシングも視野に入れておきましょう。特にFAXはまだまだ現役の通信・コミュニケーション手段でもあるため、いきなり切り捨ててしまうと利益や売上にネガティブな影響があります。 むしろ、FAXに対応しつつ、その他の通信・コミュニケーション手段と両立しておくこと、手段を増やす方が、顧客およびユーザーの分母を増やすことにつながります。DXの推進で言うところのペーパーレス化のためのオンライン化を目指しながら、FAXによる連絡も可能にしておくと良いでしょう。 bills-and-finances.jpg

    請求書の処理を自動化することによるメリット

    次に請求書の処理を自動化することによるメリットをご紹介します。

    事務処理に要する時間・コスト・人員を他に割り当てることができる

    請求書の処理を自動化することによるメリットとして、事務処理に要する時間・コスト・人員を他に割り当てることが挙げられます。請求書の処理に限らず、事務系の作業やバックオフィス系の業務は定型かつ同じことの繰り返しのタスクばかりです。そのため、OCRやFAXの電子化などによってデジタルデータとして扱えるようにすることで、自動化しやすい環境を整えることができれば、一気に自動化することができます。 昨今では少子高齢化や働き方改革の影響によって、働く側も環境を選ぶ立場になったと言えます。そのため、業界や業種によっては今現在の人員のリソースを空けられるかどうかが鍵になる場合もあるでしょう。簡単な事務処理であっても多くの時間を要することがあるため、自動化によって時間と人的リソースを確保することができれば、人員不足やリソース不足の解消にもつながります。

    簡単な処理を自動化する流れが定着することで効率化や最適化が進む

    自動化と聞くと「自分の仕事を奪われる」といったような考え方を持つ場合があります。実際には簡単な処理を自動化する流れができれば、従業員の誰もが「楽」できるようになり、さらなる効率化や最適化が進みやすくなるというメリットがあります。今の時代は大変な思いをして単調な作業を繰り返す努力は求められていません。効率的に、楽に同じ結果を出せるようにすること、機械に任せられることは機械に任せる、すなわち自動化できるものはどんどん自動化して、リソースを空けて、生産性のある仕事に集中する時代です。同時に柔軟に働ける環境作りのためにも自動化は必須であること、属人化や業務標準化のためにも皆が自動化に慣れること、自動化を使いこなす必要があると理解しておくと良いでしょう。

    低コストで高利益・高リターンな基盤の構築につながる

    事務系の作業やバックオフィス系の業務の自動化が進めば、低コストで高利益・高リターンな基盤の構築にもつながります。また、無駄に人件費を捻出する必要が減れば、既存の従業員への給与をアップすることもできますし、顧客やユーザー、もしくは社会に還元することも可能です。その他にも設備投資や新規事業の開拓にコストや人員を割り当てることができるようになり、結果として企業や組織としての成長力や伸び代にもポジティブな影響となることが期待できます。

    請求書の処理を自動化することによるデメリット

    次に請求書の処理を自動化することによるデメリットをご紹介します。

    事務作業やバックオフィス系業務のプロが育たなくなる

    事務系の作業やバックオフィス系の業務において、自動化せず、属人化しているからこそ、プロが育つことがあります。必ずしも自動化よりも早いということはありませんが、人間にしかできない割り振りや柔軟性によって、事務のプロフェッショナルに助けられた人も多いのではないでしょうか。請求書の処理を自動化するということは、事務職のプロが育たなくなる可能性があり、時としてデメリットとなる可能性もゼロではないと言えます。

    自動化部分の業務をしっかりと理解した人材がいなくなると大変

    自動化にありがちなのが、自動化した部分の業務を理解し、人力で行える人材がいなくなると大変というデメリットがあります。特にリソースが足りずに人員を増加したのに、その人員が優秀で自動化した、自動化したことにより自動化した本人が不要になってしまうケースです。管理する側がしっかりと把握していない場合もあり、自動化を解除してしまうと不具合どころか業務全体に支障が出ることもあります。自動化する際は自動化した人を必ず残しておくこと、自動化だけでなく、人力でも対応できるようにしておくことが求められます。

    管理する側が明確かつ透明性を持って把握し制御しなければならない

    内部不正という観点から考えると、自動化に不正を紛れ込まされてしまう可能性も決してゼロではないと言えません。そのため、管理する側が明確かつ透明性を持って把握し、制御しなければならないという手間もデメリットと言えるでしょう。言い換えれば、従業員に自動化を任せきりにしてはいけないということでもあります。特に請求書関係は、その気になれば不正を行える箇所でもあるため、管理する側が目を光らせて、内部不正が起きないように十分に管理を徹底する必要があると覚えておきましょう。

    まとめ:事務処理の自動化が実現できる基盤の構築から始めよう

    今回は請求書の処理を自動化するために必要な基盤、請求書の処理を自動化することによるメリット・デメリットについてお話しました。 請求書の処理も含めて、事務系の作業やバックオフィス系の業務を自動化・ペーパーレス化することができれば、DXの推進や働き方改革が一気に進むようになります。DXの推進や働き方改革において、何をすれば良いかお悩みでしたら、まずはデジタル化・電子化・ペーパーレス化・データ化という「導入が簡単でDX推進の基盤となる部分」から各種技術の導入を進めてみてください。 当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズを導入いただくことで、請求書の処理も含めて、事務作業やバックオフィス系業務の自動化のために基盤が整いますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
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