帳票とは何か？DX推進に向けて改めて帳票の在り方を考える理由
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DXを推進する上で、大きな課題となるのが紙ベースの帳票です。帳票は受け取るもの、渡すもの、送るものなど多様で、完全に廃止するのは現実的に難しいと考える企業や組織は少なくありません。
本記事では、帳票に関する基礎知識、DX推進の観点から改めて帳票の在り方を考えるべき理由、そして帳票の電子化やペーパーレス化に対応する具体的方法について解説します。
帳票とは
帳票とは、帳簿や伝票など業務上で決まった形式の枠組みを持ち、入力項目が設けられた書類を指します。近年では、ExcelやWordなどの定型フォームや書式も帳票として扱われることがあります。
帳票には、業務上必要な項目や表、入力欄があり、印刷すれば帳簿や伝票として扱えるため、紙ベースの帳票と同等の意味合いを持つと考えられます。
しかし、帳票は内容によって保存が必要だったり、一定期間経過後に廃棄したりするなど、処理や管理に手間がかかります。手書き項目が多い場合、目視での確認や手動入力も必要です。
日本全体では、IT化やペーパーレス化が進む一方で、依然として紙ベースの帳票が多く存在している状況です。
DX推進に向けて帳票の在り方を考えるべき理由
DX推進と2025年の崖問題
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務や組織を変革することを指します。
「2025年の崖」とは、日本企業において団塊世代の定年と少子高齢化による人材不足が重なり、古いシステムを支えられなくなる臨界点を意味します。
多くの企業はレガシーシステムに依存しており、改修費用や人的リソースの不足が深刻です。このままでは2025年以降、業務や組織運営に深刻な影響を及ぼす可能性があります。
そのため、紙ベースの帳票業務を早期に電子化・ペーパーレス化し、IT資源を有効活用することが急務です。
政府によるFAX・押印の廃止
2020年以降、政府官公庁ではFAXや押印の廃止が進められています。行政手続きでも押印が不要になるケースが増えており、民間企業にも同様の対応が求められています。
これにより、紙の帳票やハンコ、FAXを前提とした業務は徐々に時代遅れとなり、DX推進の遅れにつながることが明白です。
デジタル庁の施策とオンライン化
デジタル庁の設立や行政サービスのオンライン化に伴い、民間企業でもITを活用した業務遂行が求められています。
パソコンやスマートフォンの利用が前提となる場面では、ITリテラシーの差が業務効率の差に直結します。電子化・ペーパーレス化は、従業員間の作業格差を解消し、効率化を推進する重要な手段です。
電子化によるIT資産の蓄積と活用
帳票の電子化は、単に紙コスト削減だけでなく、情報をIT資産として蓄積し、分析・活用することが可能になります。
日報や週報など、従来は紙で管理されていたデータをテキストマイニングやデータマイニングで分析すれば、課題の発見や新たな収益創出につながります。
今後は、すべての情報をIT資産として蓄積・共有・再利用することが、DX推進の前提となります。
業務効率化・自動化と顧客サービス向上
電子化・ペーパーレス化により、手動入力や紙管理に要していた時間を削減できます。
その結果、従業員は顧客対応や価値創造の業務に集中でき、サービス品質の向上にもつながります。また、オンライン化により、新しいサービスの提供や業務プロセスの最適化も可能になります。
紙の帳票DXに役立つIT技術
OCRによる帳票電子化
OCR（光学文字認識）は紙の帳票の文字や数字を電子データに変換する技術です。事務処理を電子化できるため、紙資源削減だけでなく、作業効率や業務自動化にも効果があります。
FAX受注の電子化
FAXで受け取ったデータを自動的に電子化する仕組みです。目視確認や手動入力が不要となり、事務作業の負担や入力ミスを大幅に減らせます。FAXが現役の環境では、効率化の有力な手段です。
発注・受注・注文・依頼のオンライン化
スマホアプリやECシステムを使い、受発注業務をオンライン化することで、コロナ禍でも売上や業務継続性を維持できます。ただし、ユーザー層によっては紙ベースの方がスムーズな場合もあり、段階的な導入が現実的です。
基幹システムのオンライン化
社内システムを初期段階から電子化・オンライン化することで、紙の帳票を介さずに業務を進められます。OCRと連携すれば、紙受付でもデータ化して基幹システムに反映可能です。電子契約・電子決裁の導入
契約書や承認のペーパーレス化により、郵送や出張の手間を削減できます。工期短縮や業務効率化、時間ロスの排除に貢献し、DXの具体的効果が実感しやすくなります。
DX推進が進まない場合の注意点
今までのやり方を盲信してしまう体質
DXの推進には変化が不可欠です。従来の紙の帳票や手作業による業務を「今まで通りで問題ない」と考えている企業や組織では、新しい技術や電子化の導入が停滞します。OCRやFAXの電子化は、事務作業にかかる時間や従業員の労力を大幅に削減できる技術です。紙帳票のままでは、人的コストやミスのリスクが残ったままになります。新しいやり方を受け入れ、働きやすい環境を作ることがDX成功の第一歩です。
DXや働き方改革の必要性を軽視している
DX推進や働き方改革は、単なる流行ではなく、世界的にも注目されている重要な施策です。過剰な残業や属人化を解消し、従業員が健康で効率的に働ける環境を整えることが目的です。少子高齢化や団塊世代の退職による労働力不足を考えると、DXや働き方改革を軽視することは、従業員や組織の未来を軽視することにもつながります。
DXを進める企業との格差に気づかない
DXを積極的に導入している企業では、残業削減や在宅勤務、短時間勤務など柔軟な働き方が可能になっています。これにより、出産や育児のタイミングでも優秀な人材を失いにくくなります。一方、紙ベースの帳票に依存している企業では、従業員の負担が増え、時間的余裕が生まれにくくなります。結果として、同じ業界内でも大きな生産性の差や業務効率の格差が生まれ、企業成長にも影響します。
コロナ禍でのDX推進の差が企業の生死を分けた事例
飲食業や小売業では、テイクアウトやオンライン注文などの対応により、コロナ禍でも売上を維持できた事例があります。対面接客が前提の業務では、ビデオ通話やオンライン接客の導入が継続を可能にしました。DXの差が、企業や組織の生き残りに直結したことは少なくありません。紙帳票依存のままでは、こうした変化に対応できず、競合に後れを取るリスクがあります。
ITに疎い・デジタルが苦手という思い込みが危険
OCRや電子化ツールは、IT初心者でも使えるよう設計されています。「自分はITが苦手だから導入できない」と思い込むことが最大の障壁です。実際にツールを体験し、操作性や効果を確認することで、現場での業務効率化やDX推進が具体的にイメージできます。
帳票の電子化・ペーパーレス化に対応する方法
まずは現状の帳票を整理し、受け取るもの・発行するものに分類します。
すべてを一度に電子化する必要はありません。まずはOCRによる紙帳票の電子化から始めることで、手作業や目視確認の削減、管理コストの削減といった明確な成果が得られます。
OCR導入後は、FAX受注やオンライン発注、基幹システムとの連携など、順次ペーパーレス化を拡張していくことが現実的です。こうして少しずつDXを進めることで、2025年の崖に備えた体制を構築できます。
まとめ：DX OCRで現場の帳票もスムーズに電子化
今回は帳票の基礎知識、DX推進の重要性、そして帳票の電子化・ペーパーレス化に対応する方法について解説しました。
従来のOCRでは現場で使いにくい場合や、バックオフィス向けで現場での活用が難しいケースもあります。しかし、当社の「DX OCR」であれば、ほとんどの帳票に対応可能で、現場でのデータ入力業務を大幅に削減できます。
DX OCRは、現場での操作性を重視したUI設計と、誰でも使いこなせる工夫が盛り込まれており、導入後すぐに帳票の電子化やペーパーレス化を進めることができます。
OCR導入は、紙の帳票管理や廃棄の手間、紙自体のコスト削減にも直結します。また、現場の業務効率化や自動化を促進し、顧客サービス向上にもつながります。
紙帳票依存から脱却し、DX OCRを活用することで、企業や組織全体の生産性向上、IT資産の蓄積、働きやすい環境づくりを同時に実現可能です。帳票のDX推進に課題を感じている企業や現場は、この機会にぜひ導入をご検討ください。
