帳票とは何か?DXの推進に向けて改めて帳票の在り方を考えるべき理由

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    DXを推進する中で課題となるのが紙ベースの帳票です。帳票は受け取るもの、渡すもの、送るものなど様々であり、現実的にゼロにするのは難しいと考えてしまうのは当然と言えます。
    今回は、帳票に関する基礎知識やDXの推進に向けて改めて帳票の在り方を考えるべき理由、そして帳票の電子化やペーパーレス化に対応する方法についてご説明します。

    帳票とは

    帳票とは帳簿や伝票など業務上決まった形式の枠組みを持ち、入力する項目のあるものを指します。昨今ではエクセルやワードにおける定型の書式やフォーム、枠組みなども帳票として扱われることもあります。実際問題として業務上必要な項目、表、入力欄があるのは同じですし、印刷すればそのまま帳簿や伝票として扱われることを考えると、同等の意味合いとなるのも間違いではないでしょう。

    帳票は中身によっては保存する必要があったり、または一定期間を経て廃棄しなければならなかったりするなど処理・管理に手間が掛かります。手書きの項目が多ければ目視によるチェックと手動によるデータ入力も必要となるでしょう。

    ITの進歩に伴って様々な部分の電子化やペーパーレス化、デジタル化が進んではいますが、日本全体ではまだまだ紙ベースの帳票が多く存在しているような状況と言えます。


    DXの推進に向けて改めて帳票の在り方を考えるべき理由

    次に、DXの推進に関する基礎知識や背景とともに、改めて帳票の在り方を考えるべき理由をいくつかご紹介します。

    DXの推進と2025年の崖問題

    DXの推進とはデジタルトランスフォーメーション、すなわちデジタル技術を用いた変革を推進することを指します。

    そして2025年の崖問題とは、あと数年で日本の企業や組織における団塊の世代前後の定年、同時に少子高齢化による人材不足が重なり、古い技術を支えることができなくなる臨界点を指しています。

    現在においてもレガシーシステムと呼ばれる古いIT技術を使い続けることで成り立っている企業や組織も多く、システムの改修費用に加え、時間も人材も足りていないような状況です。このまま2025年を迎えることで、物理的にも、人員的にも、もちろん金銭的なコスト的にも、企業や組織としての存続が困難になるような危機的な状況を迎えることになりかねません。

    これらの状況を打破するためにDXの推進が必要とされており、人的リソースや時間的リソースの確保、不要なコストの削減とIT資源の活用、共有、再利用が求められています。

    すなわち、紙ベースの帳票による業務や作業は推奨されていないどころか、早い段階で見切りを付けて最低でもペーパーレス化、電子化による電子データへの移行が必須になると言えるでしょう。

    政府によるFAXや押印の廃止が進んでいる

    2020年秋の首相・内閣の交代に伴い、政府官公庁などのFAXや押印の廃止が緒に就きました。身近な行政手続きにおいても押印が不要になることが決まりつつあり、FAXの利用が前提となっていたような非効率な業務や作業の見直しも具体的に進められています。

    政府や官公庁及び役所関係の押印やFAXが廃止となれば、必然的に民間も不要な部分の押印やFAXは廃止すべきとなるのも自然な流れです。一昔前であればFAXは各家庭に1台あってもおかしくありませんでしたが、現在では固定電話自体を持っていないという家庭も増えています。

    その他、キャッシュレスや各種オンラインサービスの拡充によって、ハンコを必要としなくなっているのも事実です。契約自体がデジタル化され、押印が必要ないどころか押印の項目すらなくなっていくというのも、ごく自然な流れと言えるでしょう。

    この一事をもってしても、紙の帳票、ハンコやFAXで業務を行うことによって、次第に時代の流れから取り残されてしまうこと、結果としてDXの推進に遅れを取ってしまうことがご理解いただけるのではないでしょうか。

    デジタル庁によるオンライン化への対応

    政府はFAXや押印の廃止とともに、デジタル庁の創設やDXの推進に向けた施策についても加速度的に進めています。マイナンバーカードの普及や行政サービスのオンライン化がさらに進めば、民間企業や組織として利用する側にもそれなりのITの知識が求められるようになります。

    とはいえ現実には、パソコンがない、スマートフォンもタブレットもない、それらを必要としない業種や業界の場合もあるでしょう。もしくは、どのデバイスもプライベートでは利用しているけれど、仕事ではあまり利用せず、ビジネスユースに関して言えばITが苦手、ITに疎い、という場合もあるでしょう。

    DXの普及・推進においては、せっかく便利になったものを利用せず、利用している人としていない人の作業効率の格差、労力の格差といったものも問題視されています。ITに疎いからとその都度役所に手続きに行く人と、パソコンやスマホから簡単に手続きできてしまう人では、かかるコストの差が歴然となります。

    電子化及びペーパーレス化によるIT資産の蓄積

    電子化及びペーパーレス化は、単に紙ベースの帳票のコストの削減だけを指すものではありません。電子化することによって様々な情報を蓄積し、ビックデータとしてIT資産を構築することも目的の一つです。今まで電子化されなかったような情報の中には集計や統計、分析などを行うことで利益を生むIT資産としての価値がある可能性があります。顧客情報や個人情報、売上などの情報だけでなく、日報や週報といった業務上における社内や組織内のみで扱われていた帳票のデータを蓄積し、テキストマイニングやデータマイニングすることで企業や組織としての課題や問題が浮き彫りになったり、新しい利益の創出に繋がるケースも既に存在しています。

    これからの時代はどのような情報であっても、IT資産として蓄積すること、共有すること、そして再利用することを目的として電子化するべきというのが前提だということです。

    業務効率化や自動化と顧客サービスの向上

    帳票の電子化やペーパーレス化によって業務効率化や自動化が進みやすくなります。今まで手動で入力していたような業務に要していた時間が削減されるだけでも、自然と顧客サービスの効率化や最適化につながるからです。

    その他にも、電子化していなかったことで使えなかったツールやオンラインサービスも利用できるようになり、適切な作業配分、適切な人員配置によるスムーズな業務体制が構築できるのも魅力と言えるでしょう。言い換えれば、今までオンライン化しにくかったサービスの部分のオンライン化もしやすくなるということ、顧客のニーズに合わせた新しいサービスの創出につながることも示しています。

    まさにこれらは政府官公庁がDXの推進において目標としている部分でもあり、民間の企業や組織においてもDXを推進すべき理由であると言えるでしょう。

    帳票の電子化やペーパーレス化に対応する方法

    帳票の電子化やペーパーレス化に対応する方法として、すぐに導入すべきなのはOCR技術一択です。まずは現時点で取り扱う帳票の種類の把握し、受け取るもの、発行するものにわけながら、可能な限り電子化やペーパーレス化を図りましょう。

    今すぐに全ての帳票を電子化やペーパーレス化をしなければならないということではありません。しかし、少しずつでもDXの推進となる施策を講じなければ、気が付いた時には技術を受け入れる体制、基盤すら持ち得ないまま2025年の崖に直撃することになります。

    まずはOCR技術によって、電子化する際の目視によるチェックと手動のデータ入力を削減すること、紙ベースの帳票の管理や廃棄、または紙自体のコストの削減というわかりやすい部分から始めることをおすすめします。

    まとめ:AnyForm OCRなら現場の様々な帳票に対応可能!

    今回は帳票に関する基礎知識やDXの推進に向けて改めて帳票の在り方を考えるべき理由、そして帳票の電子化やペーパーレス化に対応する方法についてご説明しました。

    OCRを導入したけれど使いこなせていない、または導入したOCRが使いにくいということもあるでしょう。特にバックオフィス系では使えないこともないけれど、現場の事務所や作業ベースでは使えないという声があるのも事実です。

    当社が提供する「AnyForm OCR」であれば、ほとんどの帳票を読み込むことが可能であり、データ入力業務の削減とともに帳票の電子化が可能になります。現場ベースで扱いやすいUIと誰にでも使いこなせるような工夫が盛り込んでありますので、OCRにお悩みであれば、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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