帳票とは何か?DXの推進に向けて改めて帳票の在り方を考えるべき理由

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    DXを推進する中で課題となるのが紙ベースの帳票です。帳票は受け取るもの、渡すもの、送るものなど様々であり、現実的にゼロにするのは難しいと考えてしまうのは当然と言えます。
    今回は、帳票に関する基礎知識やDXの推進に向けて改めて帳票の在り方を考えるべき理由、そして帳票の電子化やペーパーレス化に対応する方法についてご説明します。

    帳票とは

    帳票とは帳簿や伝票など業務上決まった形式の枠組みを持ち、入力する項目のあるものを指します。昨今ではエクセルやワードにおける定型の書式やフォーム、枠組みなども帳票として扱われることもあります。実際問題として業務上必要な項目、表、入力欄があるのは同じですし、印刷すればそのまま帳簿や伝票として扱われることを考えると、同等の意味合いとなるのも間違いではないでしょう。

    帳票は中身によっては保存する必要があったり、または一定期間を経て廃棄しなければならなかったりするなど処理・管理に手間が掛かります。手書きの項目が多ければ目視によるチェックと手動によるデータ入力も必要となるでしょう。

    ITの進歩に伴って様々な部分の電子化やペーパーレス化、デジタル化が進んではいますが、日本全体ではまだまだ紙ベースの帳票が多く存在しているような状況と言えます。


    DXの推進に向けて改めて帳票の在り方を考えるべき理由

    次に、DXの推進に関する基礎知識や背景とともに、改めて帳票の在り方を考えるべき理由をいくつかご紹介します。

    DXの推進と2025年の崖問題

    DXの推進とはデジタルトランスフォーメーション、すなわちデジタル技術を用いた変革を推進することを指します。

    そして2025年の崖問題とは、あと数年で日本の企業や組織における団塊の世代前後の定年、同時に少子高齢化による人材不足が重なり、古い技術を支えることができなくなる臨界点を指しています。

    現在においてもレガシーシステムと呼ばれる古いIT技術を使い続けることで成り立っている企業や組織も多く、システムの改修費用に加え、時間も人材も足りていないような状況です。このまま2025年を迎えることで、物理的にも、人員的にも、もちろん金銭的なコスト的にも、企業や組織としての存続が困難になるような危機的な状況を迎えることになりかねません。

    これらの状況を打破するためにDXの推進が必要とされており、人的リソースや時間的リソースの確保、不要なコストの削減とIT資源の活用、共有、再利用が求められています。

    すなわち、紙ベースの帳票による業務や作業は推奨されていないどころか、早い段階で見切りを付けて最低でもペーパーレス化、電子化による電子データへの移行が必須になると言えるでしょう。

    政府によるFAXや押印の廃止が進んでいる

    2020年秋の首相・内閣の交代に伴い、政府官公庁などのFAXや押印の廃止が緒に就きました。身近な行政手続きにおいても押印が不要になることが決まりつつあり、FAXの利用が前提となっていたような非効率な業務や作業の見直しも具体的に進められています。

    政府や官公庁及び役所関係の押印やFAXが廃止となれば、必然的に民間も不要な部分の押印やFAXは廃止すべきとなるのも自然な流れです。一昔前であればFAXは各家庭に1台あってもおかしくありませんでしたが、現在では固定電話自体を持っていないという家庭も増えています。

    その他、キャッシュレスや各種オンラインサービスの拡充によって、ハンコを必要としなくなっているのも事実です。契約自体がデジタル化され、押印が必要ないどころか押印の項目すらなくなっていくというのも、ごく自然な流れと言えるでしょう。

    この一事をもってしても、紙の帳票、ハンコやFAXで業務を行うことによって、次第に時代の流れから取り残されてしまうこと、結果としてDXの推進に遅れを取ってしまうことがご理解いただけるのではないでしょうか。

    デジタル庁によるオンライン化への対応

    政府はFAXや押印の廃止とともに、デジタル庁の創設やDXの推進に向けた施策についても加速度的に進めています。マイナンバーカードの普及や行政サービスのオンライン化がさらに進めば、民間企業や組織として利用する側にもそれなりのITの知識が求められるようになります。

    とはいえ現実には、パソコンがない、スマートフォンもタブレットもない、それらを必要としない業種や業界の場合もあるでしょう。もしくは、どのデバイスもプライベートでは利用しているけれど、仕事ではあまり利用せず、ビジネスユースに関して言えばITが苦手、ITに疎い、という場合もあるでしょう。

    DXの普及・推進においては、せっかく便利になったものを利用せず、利用している人としていない人の作業効率の格差、労力の格差といったものも問題視されています。ITに疎いからとその都度役所に手続きに行く人と、パソコンやスマホから簡単に手続きできてしまう人では、かかるコストの差が歴然となります。

    電子化及びペーパーレス化によるIT資産の蓄積

    電子化及びペーパーレス化は、単に紙ベースの帳票のコストの削減だけを指すものではありません。電子化することによって様々な情報を蓄積し、ビックデータとしてIT資産を構築することも目的の一つです。今まで電子化されなかったような情報の中には集計や統計、分析などを行うことで利益を生むIT資産としての価値がある可能性があります。顧客情報や個人情報、売上などの情報だけでなく、日報や週報といった業務上における社内や組織内のみで扱われていた帳票のデータを蓄積し、テキストマイニングやデータマイニングすることで企業や組織としての課題や問題が浮き彫りになったり、新しい利益の創出に繋がるケースも既に存在しています。

    これからの時代はどのような情報であっても、IT資産として蓄積すること、共有すること、そして再利用することを目的として電子化するべきというのが前提だということです。

    業務効率化や自動化と顧客サービスの向上

    帳票の電子化やペーパーレス化によって業務効率化や自動化が進みやすくなります。今まで手動で入力していたような業務に要していた時間が削減されるだけでも、自然と顧客サービスの効率化や最適化につながるからです。

    その他にも、電子化していなかったことで使えなかったツールやオンラインサービスも利用できるようになり、適切な作業配分、適切な人員配置によるスムーズな業務体制が構築できるのも魅力と言えるでしょう。言い換えれば、今までオンライン化しにくかったサービスの部分のオンライン化もしやすくなるということ、顧客のニーズに合わせた新しいサービスの創出につながることも示しています。

    まさにこれらは政府官公庁がDXの推進において目標としている部分でもあり、民間の企業や組織においてもDXを推進すべき理由であると言えるでしょう。

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    紙の帳票におけるDXの推進に役立つIT技術

    次に紙の帳票におけるDXの推進に役立つIT技術をご紹介します。

    OCRによるペーパーレス化・電子化

    OCRとは光学文字認識技術であり、紙の帳票に記載されている文字や数字を読み取って電子化および電子化する技術を指します。一昔前、または今でも紙の帳票による事務処理が行われていますが、OCRを導入した環境では電子的に事務処理を進めることが可能です。 民間だけでなく、公的機関、地方自治体においてもOCRの導入やペーパーレス化は進められており、単に紙資源の浪費の削減だけでなく、電子的な事務処理の利便性や作業効率化や最適化に役立っています。

    FAX受注業務の電子化

    FAX受注業務の電子化とはFAXで送信されたデータを電子的に受信し、データ化する仕組みを指します。FAXの電子化は送信する側の負担がほぼなく、受信する側もFAXを電子化できる仕組みを導入するのみです。 FAX用紙から目視によるチェックと人力でのデータ化・電子化を行う必要がなく、事務処理の負担や誤りを大幅に軽減できます。FAXの廃止なども進められている時代ではありますが、まだまだFAXが現役の連絡手段であることを考えると、FAXを主体とする作業や業務がある環境における効率化や最適化の手段としておすすめです。

    発注・受注・注文・依頼をオンライン化

    スマートフォンのアプリや自社サイト、ECシステムによって、発注・受注・注文・依頼をオンライン化する方法もあります。小売業や物販、または飲食業においては、コロナ渦でテイクアウトや出前を可能としたことで、利益や売上を守ったという実績もある方法とも言えます。 難点としては誰もがスマートフォンやタブレット、またはパソコンを所持しているわけではないこと、または所持していてもオンラインでの手続きに慣れているとは限らないことです。実際にオンライン化を進めても、利益や売上の主体となる層によっては、紙の帳票の方がスムーズなこともあり、オンライン化が浸透しにくいことも考えられます。

    社内や組織内の基幹システムのオンライン化

    そもそも、社内や組織内の基幹システムが紙の帳票をベースとしているものですと、紙の帳票のDX推進が難しいです。現実的にも紙の帳票をベースとしたシステムを元に、作業手順や業務プロセスが構築されてしまうことを考えると、紙の帳票をベースとしない、入力の初期段階から電子化・デジタル化、そしてオンライン化するということです。 基幹システムのオンライン化においても、受付や窓口、店頭では紙の帳票で受け付けて、前述したOCRでデータ化し、基幹システムに取り込み、その後は電子的な事務処理を可能とするケースもあります。

    電子契約や電子決裁など電子的に承認や責任を明確にできる仕組みの導入

    昨今では電子契約や電子決裁が可能となる技術も存在しています。電子的かつオンラインで承認や責任を明確にできる仕組みを導入することで、いわゆる「原紙」のやり取りをペーパーレス化できるようになります。 特に契約関係においては、郵送や現地への出張など、対面による契約や紙の帳票をベースとしたタイムラグが発生します。電子契約であればオンラインで契約できるため、時間的なロスが排除できますし、契約のためだけの出張をする必要もなくなります。実際に工事や現場関係の業界で既に導入されているケースでは、工期の短縮や着工のタイミングを早められることにつながり、時間的な無駄の排除という恩恵を受けています。

    紙の帳票におけるDXの推進が進まない・必要性を感じられない場合の注意点

    次に紙の帳票におけるDXの推進が進まない・必要性を感じられない場合の注意点を説明します。

    今までのやり方が正しいと盲信して継続してしまう体質であるということ

    DXの推進とは「変化」を伴います。そのため、今までのやり方が正しいと盲信してしまう体質ですと変化に対応できません。紙の帳票におけるDXの推進も同様であり、「紙の何がダメなのか?」という時点で検討が停滞してしまうと、新しい技術やデジタル的な処理の導入が進みません。 今までのやり方が正しい、または今までのやり方が間違っているという視点ではなく、「新しいやり方を受け入れて、働きやすい環境にしよう」という視点を持つことが大切です。実際にOCRやFAXの電子化は事務処理に要する労力や時間の浪費を大幅に削減できます。労力とは従業員の負担および疲労でもあり、労力が軽減されることで働きやすく、長く勤めたいと思える環境にもつながっていきます。

    DXの推進や働き方改革が「なぜ、必要とされるのか」を軽視している

    DXの推進や働き方改革の必要性そのものを軽視していることにも注意しなくてはなりません。DXの推進や働き方改革は日本だけでなく、世界的にも注目されている事柄だからです。DXの推進は企業や組織における活動をIT技術によって円滑かつ楽にするためにあります。働き方改革であれば過度な残業や属人化、長時間労働や過度な作業配分を削減すること、または各種有給休暇を取得しやすくすることなど、働く人が心身ともに健康に働ける環境を整えることです。 少子高齢化や団塊世代の引退など、日本としても深刻な労働力不足に既に陥っている段階です。各企業および組織においても、人材の流出を防ぎ、より良い環境を提供しつつ、新しい人材を長く雇用できるよう努力しています。DXの推進や働き方改革を軽視するということは、従業員を軽視することにもつながってしまうと理解しておきましょう。

    DXの推進や働き方改革を進めている企業や組織との格差に気付いていない

    DXの推進や働き方改革を進めている企業や組織では、残業時間も少なく、有給休暇や半休も取得でき、かつ短時間勤務や在宅勤務・テレワーク・リモートワークが可能など、従業員にとって働きやすい環境が整い始めています。出産や育児のタイミングでは優秀な人材を失いがちですが、柔軟に働ける環境を用意できた職場では、出産や育児に区切りのついた人が復職しやすいです。 これらの格差は従業員の質が高まることにもつながり、従業員の質が企業や組織としての質であることを考えると、企業や組織が成長するためには従業員が働きやすい環境を整えることが必須であるのは明白です。例えば、紙の帳票のDX推進ひとつだけでも、時間的な猶予や余裕が生まれます。時間的な猶予や余裕は生産性のある仕事に集中する時間に割り当てることも可能であり、生産性のある仕事に集中できない企業や組織と比べると大きな格差となっているのは言うまでもないでしょう。

    コロナ禍においてDXの推進の差が企業や組織を継続できる命運になったことも

    前述しましたが、飲食業や小売業においては、テイクアウトやオンライン注文など、ECやオンライン化に対応することで、コロナ渦における利益や売上を確保したケースが存在します。アパレル関係においてはブランドそのものが日本から撤退、または廃業となるようなこともありました。対面での接客ができないと厳しい窓口や受付の業務においても、ビデオ通話システムなど、オンラインで接客できる仕組みを導入して、顧客やユーザーとのつながりを保ったケースもあります。 これらはどれもコロナ渦において、DXの推進の差が企業や組織を継続できる命運になったことを示しており、我々の知らないところでいつの間にか廃業、またはDXの推進に投資する体力も失ってしまった企業や組織が存在していることも知っておかなくてはなりません。

    ITに疎い、デジタルが苦手という思い込みが一番危険!

    そもそも、ITに疎い、デジタルが苦手という思い込みが一番危険です。OCRやFAXの電子化はソフトウェアやツールを開発するベンダーによって「誰にでも扱いやすいように」設計されているものばかりです。言い換えれば、ITに疎い人、デジタルが苦手な人でも扱えるということです。 そのため、ITに疎い、デジタルが苦手という思い込みだけで、紙の帳票におけるDXの推進が進められない、必要性を感じられないというのは非常にもったいないと言えます。思い込みや誤解を解くためにも、OCRやFAXの電子化など、ペーパーレス化、デジタル化に関する技術を実際に導入してみること、体感や体験してみることをおすすめします。

    帳票の電子化やペーパーレス化に対応する方法

    帳票の電子化やペーパーレス化に対応する方法として、すぐに導入すべきなのはOCR技術一択です。まずは現時点で取り扱う帳票の種類の把握し、受け取るもの、発行するものにわけながら、可能な限り電子化やペーパーレス化を図りましょう。

    今すぐに全ての帳票を電子化やペーパーレス化をしなければならないということではありません。しかし、少しずつでもDXの推進となる施策を講じなければ、気が付いた時には技術を受け入れる体制、基盤すら持ち得ないまま2025年の崖に直撃することになります。

    まずはOCR技術によって、電子化する際の目視によるチェックと手動のデータ入力を削減すること、紙ベースの帳票の管理や廃棄、または紙自体のコストの削減というわかりやすい部分から始めることをおすすめします。

    まとめ:AnyForm OCRなら現場の様々な帳票に対応可能!

    今回は帳票に関する基礎知識やDXの推進に向けて改めて帳票の在り方を考えるべき理由、そして帳票の電子化やペーパーレス化に対応する方法についてご説明しました。

    OCRを導入したけれど使いこなせていない、または導入したOCRが使いにくいということもあるでしょう。特にバックオフィス系では使えないこともないけれど、現場の事務所や作業ベースでは使えないという声があるのも事実です。

    当社が提供する「AnyForm OCR」であれば、ほとんどの帳票を読み込むことが可能であり、データ入力業務の削減とともに帳票の電子化が可能になります。現場ベースで扱いやすいUIと誰にでも使いこなせるような工夫が盛り込んでありますので、OCRにお悩みであれば、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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