脱ハンコすべきとわかってはいるが、現実的ではない、またはデメリットを感じるというケースがあります。
実際問題として技術的には脱ハンコは可能ですが、まだまだ浸透・普及していないのが日本の現状であるのも確かです。
今回は脱ハンコにデメリットを感じてしまう原因、脱ハンコに反対される理由、そしてデメリットを感じてしまう原因や反対される理由を解決する方法についてお話します。

脱ハンコにデメリットを感じてしまう原因

はじめに脱ハンコにデメリットを感じてしまう原因をご紹介します。

ハンコ以外に決裁や承認のプロセスが思い浮かばない

脱ハンコにデメリットを感じてしまう原因に、ハンコ以外に決裁や承認のプロセスが思い浮かばないということがあります。実際には法的にも問題なく電子契約や電子決裁が可能な技術がありますが、それらの技術を知らないのが原因です。
また、現時点においても同業他社、他の業界も含めて電子契約や電子決裁が進んでいるようには感じられないことも原因と言えます。結局、身近な存在ではない脱ハンコよりも、身近な存在であるハンコに安心感を感じてしまうのです。

電子的な処理やIT・デジタル技術が信用できない

そもそも、脱ハンコ以前に電子的な処理やIT・デジタル技術を信用していないことも原因のひとつになりがちです。ニュースなどでサイバー攻撃や情報漏えい、データの改ざんなどの被害やリスクを見ていると、デジタルが安全ではない、ハンコの方が安全たと考えてしまうのも無理はありません。
無理にデジタル化し、脱ハンコしてしまうこと自体がリスクであり、デメリットと感じてしまうということです。実際には脱ハンコによる大きなメリットが見えなくなってしまっているのですが、リスクや被害、脅威の方が心理的にもインパクトが強いことで、デメリットのみが頭に残ってしまっている状況です。

社内や組織内ならまだしも、社外や顧客にはハンコが必須だと感じている

社内や組織内であれば脱ハンコは可能だと考えていても、社外や顧客相手となるとやはりハンコが必要だろうと感じてしまうことも原因のひとつと言えます。実際に社内や組織内の脱ハンコは難しくないですが、取引先や個人の顧客などハンコがなければ契約や取引ができないと考えている場合も決してゼロではありません。
そのため、余計な波風を立てて、利益や売上とともに顧客を失うようなことはしたくないと考えてしまうということです。これらはFAXの電子化や受注業務のオンライン化でもありがちなことであり、アナログなやり方を保持し続けなければならず、かつデジタル化に要するコストも捻出しなければならないというのは、なかなか難しい問題であるのも事実です。

脱ハンコに反対される理由

次に脱ハンコに反対される理由をご紹介します。

今までのやり方が正しく、わざわざ変える必要がないと考えている

脱ハンコに反対される理由は今までのやり方が正しく、わざわざ変える必要がないと考えていることが挙げられます。そもそも脱ハンコはやり方が正しいとか正しくないという問題ではありません。決裁や承認に関するプロセスをデジタルに代替することで効率化や最適化を行うものだからです。
そのため、やり方云々で反対されてしまうと、どちらも正しいために勝負がつきません。同様にわざわざ変える必要がないという点も確かにその通りであり、反対する人が多ければ脱ハンコが進まなくなるのは必然ということです。

自分自身の仕事がなくなったり、存在意義を失う気がしている

「ハンコを押す」という行為が業務の中で重要な位置を占めている場合、脱ハンコによって自分の仕事がなくなる、存在意義を失う気がしてしまうことで脱ハンコに反対することもあるでしょう。実際、承認や決裁の判断に伴う責任を取る立場の人であれば、脱ハンコと聞けば、自分は不要と言われているように感じても仕方ありません。
実際には脱ハンコをしたとしても承認や決裁の判断、責任の区分については変化することはありません。承認や決裁をデジタル化するのみであり、物理的なハンコから脱することが脱ハンコだからです。これらは誤解であり、早い段階で解いておくべきと言えます。

脱ハンコの必要性や代替手段を理解しているが、コスト的に難しい

脱ハンコの必要性や代替手段を理解していても、コスト的に難しく、脱ハンコに反対、もしくは消極的になることも考えられます。実際に脱ハンコは無料・タダで進められるものではありませんし、脱ハンコのためのIT基盤が整っていなければ準備する必要があるためです。
今までのハンコのやり方から変えるためにコストを必要とする。しかし、現在の状況ではコストを捻出できないとなれば、現実的な意味で正当性のある反対でもありますが、DXの推進の観点から考えると、だからこそコストを捻出する必要があるのは明白です。

デメリットを感じてしまう原因や反対される理由を解決する方法

次に、デメリットを感じてしまう原因や反対される理由を解決する方法について解説します。

脱ハンコの基盤となるペーパーレス化や電子化のメリットを理解する

脱ハンコの基盤は、ペーパーレス化、電子化、オンライン化など、デジタル技術の活用によって構築されます。それぞれに事務処理の負担を軽減、紙資源の節約、紙資源を管理・処理するための労力の削減、紙の帳票による手続きに要する時間の削減など、さまざまな課題や問題を解決できるというメリットがあります。
そのため、脱ハンコの基盤を構築できないということは、さまざまな課題や問題を解決できていない状況を継続してしまうという悪循環に陥ることでしかありません。

新しい技術を受け入れられないこと自体が競争力の低下であると知る

DXの推進やそれに伴う働き方改革など、新しい技術を受け入れられないこと自体が競争力の低下につながることを理解する必要があります。必要最低限のIT技術の導入は同業他社との差別化を防ぐとともに、第一線で利益や売上を確保するためにも必須になるでしょう。
特に昨今では生産性の向上とともに従業員に対して働きやすい環境を用意しなければ人材を確保することも難しいという現実があります。一昔前の会社ありきの働き方ではなく、家族や人生を大切にする働き方に対応できなければ、企業や組織の根幹である人材の確保ができなくなってしまうことを知っておきましょう。

古いやり方はダメ！ではなく、新しいやり方が楽！だと理解することが大事

脱ハンコに限らず、ペーパーレス化、電子化、オンライン化などのデジタル技術の導入の遅れは、古いやり方はダメ！というようなイメージを持たれがちです。実際には新しいやり方が楽だと理解することから始めるべきであり、正しさ云々ではないと考えることが大切です。
実際に表計算ソフトのExcelで事務作業を行うのと、紙の帳票やファイル、電卓で事務作業を行うのであれば、前者の方が効率的なのは明白です。現在ではその先のペーパーレス化や電子化によって、さらに効率的かつ楽な手段があるということ、業界や業種、企業や組織の規模によらずDXの推進が受け入れられて対応しているということを理解し、デジタル技術を前向き・積極的に導入することをおすすめします。

まとめ：脱ハンコ＝時代遅れ、脱ハンコ＝仕事が無くなるというイメージは捨てよう！

今回は脱ハンコにデメリットを感じてしまう原因、脱ハンコに反対される理由、そしてデメリットを感じてしまう原因や反対される理由を解決する方法についてお話しました。
脱ハンコは代替となる手段さえ理解していれば怖いものではありません。ハンコが時代遅れ、脱ハンコは仕事が無くなるというようなイメージを捨てて、近い将来当たり前になる技術を受け入れられるように準備しておくという前向きな気持ちを持つことが大切です。
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