業務改善のためにミーティングや資料作成をしているが、PDCAサイクルが機能しておらず、具体的な効果が出にくくなることがあります。実際には課題や問題が山積みなのに、解決・解消できないまま時間が過ぎることもあるでしょう。
今回はなぜ、業務改善におけるPDCAサイクルが機能しないのか、そしてPDCAサイクルが機能しない時に見直すべき5つのポイントについてお話します。

なぜ、業務改善におけるPDCAサイクルが機能しないのか

はじめになぜ、業務改善におけるPDCAサイクルが機能しないのか解説します。

名ばかりの業務改善・PDCAサイクルを回すフリになっている

業務改善におけるPDCAサイクルが機能しなくなる理由として、名ばかりの業務改善に陥ってしまうことで、PDCAサイクルを回すフリになっている場合が挙げられます。企業や組織として業務改善をすべきなのはわかっていても、名ばかり、形だけの業務改善、会議、ミーティングになってしまうということです。これでは業務改善することはありませんし、表面上のPDCAサイクルの手順が回っていても何の効果もない状況になってしまいます。

数値や指標に基づいた効果測定や改善案が創出されていない

基本的にPDCAサイクルは数値の指標に基づいた効果測定が行われるべきです。しかし、数値による指標が設定しにくい、または改善の前後の変化を精査しにくいような場合ですと、効果測定ができず、改善案の効果も正しいのか判断できません。また、同様に具体的な改善案が創出されておらず、効果があるのかどうかわからないような案が採用されていては、やはりPDCAサイクルが機能不全となるのは明白と言えます。

ふわっとした目標や精神論のみの改善案ばかりが採用される

前項にも似た部分ではありますが、明確な指標や数値の目標ではなく、ふわっとした目標、ふわっとした改善案ばかりが採用されるケースもPDCAサイクルが機能しなくなる要因になります。もちろん、スローガンやキャッチフレーズとして数値を含まない目標や改善案を掲げるのは効果がないとは言い切れませんが、達成したのかどうかわからない目標や改善案が前提になってしまうと、変化や影響の効果測定・検証は不能に陥ってしまいがちです。

いつまでも同じ改善案ばかりで目新しい要素がない

いつまでも同じ改善案ばかりで目新しい要素がない時もPDCAサイクルが機能せず、業務改善につながらない状況に陥ります。例えば、単に「残業時間ゼロ！」という目標があるだけで、具体的に何をすべきかという改善案がない、または改善案があっても実行性に欠ける場合も、目標を達成できない状況と言えます。もちろん、効果があるなら同じ改善案を使い続けても良いですが、効果が不明、または具体的でない改善案は使い続けるべきではないのは明白です。

業務改善やPDCAサイクルに割く人的リソースや時間的余裕がない

業務改善やPDCAサイクルに割く人的リソースや従業員個々の時間的な余裕がない場合も、実質的にPDCAサイクルが回らなくなる原因と言えます。いきなり残業時間ゼロ！と言われても、万年人手不足、日々に終わらせるべき作業が終わらせられない状況では、業務改善やPDCAサイクルどころではありません。そのような状況では離職率も高くなり、定着率は低下するため、いつまでも人手が足りない、入ってきた人がすぐ辞めてしまうなどネガティブな状況から抜け出すことは難しいでしょう。

PDCAサイクルが機能しない時に見直すべき5つのポイント

次に、PDCAサイクルが機能しない時に見直すべき5つのポイントをご紹介します。

1.現状の課題や問題となる部分を数値化する

まずは数値や数字に基づいてPDCAサイクルを回すためにも、現状の課題や問題となる部分の数値化を行いましょう。数値化しにくいものにおいても、作業や業務に要する時間や人員など何らかの形で数値による効果測定および評価ができるよう工夫すべきです。もし、この段階で課題や問題をふわっとした形で数値化せずに抽出してしまうようであれば、先に進むべきではありません。

2.数値・数字や具体的な目標・指標を設定する

次の段階として数値・数字や具体的な目標・指標を設定しましょう。また、単に数値・数字が盛り込まれていればOKということではないことに注意が必要です。例えば「残業時間ゼロ！」では従業員一律で残業時間をいきなりゼロにするような目標や指標は現実的ではないためです。部門や部署、または担当毎に何パーセント・何時間減らそうという形で現状の数値・数字に基づいた目標・指標を設定することをおすすめします。

3.具体的に行動に移せる改善案を採用する

数値や数字による具体的な目標・指標を達成するために、同じく具体的に行動に移せる改善案を採用しましょう。例えば、残業時間を月間で25％削減するという目標・指標としたならば、出勤日に何時間または何分残業を減らせば良いのかを算出して改善案にするということです。もしくは、ノー残業デーのような形で週の1～2日程度を残業しない日に設定するのも良いでしょう。ただし、どちらの場合も業務に支障が出るようではいけません。同時に可能な限りお互いがお互いをフォローし合うことを前提とし、単に従業員個々の時間毎の負担が増えてしまうようなことは絶対に避けましょう。

4.効果測定・効果検証のサイクルを固定する

効果測定や効果検証のサイクルを固定することも大切です。いつから、いつまでの期間、または決まった日数毎に効果測定・効果検証を行い、目標や指標に対してどのような結果が生み出せたのか、具体的に行動に移せる改善策は実行しやすいかどうかをチェックすべきです。この段階で大切なのは、現状からどれだけ改善できたのか、または改善できなかった場合は何が原因なのか明確にすることと言えます。例えば、属人化によって他の人に割り振りできない仕事がある、または一人の能力・スキル・経験・知見に依存しており、仕事ができる人とできない人がいるといったようなことなど、業務が過度に集中する人・部門・部署などを把握するということです。そして課題や問題が浮き彫りになった人・部門・部署に対して注力し、他の部門や部署から人材を投入してでも業務改善を行うようにしましょう。

5.業務や作業をIT化し、人的リソースや時間的な余裕を作り出す

業務改善において、作業配分の見直しや個々の努力だけでは限界が訪れます。そのため、業務や作業をIT化し、人的リソースや時間的な余裕を作り出すことが必要になってきます。中でも事務系の作業やバックオフィス系の業務においては、OCRによるペーパレス化、FAX業務の電子化など、IT化できるのにIT化されていないケースも散見されます。これらのIT技術はDX推進の基盤ともなるべきものですし、何よりも時間的なコストや人的リソースを大量に必要とする場合が多いです。もし、事務系の作業やバックオフィス系の業務で遅延や業務の集中、属人化が発生しているようであれば、IT化をすすめるとともに業務の標準化を行いましょう。
業務の標準化とIT化が進むことで、人的リソースが開放され、時間的な余裕が作り出せます。人的リソースの開放はそのまま残業時間の削減にもつながりますし、各種有休の取得もしやすくなるでしょう。何よりも事務作業による労力の負担が減れば、従業員の心身にもポジティブな影響となり、時間とともに心の余裕も生まれます。業務改善が進まないと感じた時こそ、IT化・DXの推進を行うべきだと前向きに考えることをおすすめします。

まとめ：PDCAサイクルが機能しない時こそ簡単な作業のIT化を進めるべきタイミング！

今回はなぜ、業務改善におけるPDCAサイクルが機能しないのか、そしてPDCAサイクルが機能しない時に見直すべき5つのポイントについてお話しました。
PDCAサイクルが機能しない、業務改善が進まない時こそ、簡単な作業のIT化を進めて、少しでも時間的な余裕・余力を作り出すことから始めるべきと言えます。その上で数値や数字に基づいた目標や指標を設定し、業務改善に向けてPDCAサイクルを回すことをおすすめします。
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