省力化や省人化にありがちなネガティブなイメージと本質的な目的や意図との違いについて
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労働人口の減少に伴って、省力化や省人化が求められる時代が訪れています。省力化や省人化は単にコスト削減が目的ではなく、企業や組織として業務プロセスを正常に稼働させるためにも必須であることを理解すべきと言えるでしょう。
今回は省力化や省人化にありがちなネガティブなイメージ、省力化や省人化の本質的な目的や意図との違い、そして省力化や省人化を進める時に最初に取り組むべき施策についてお話します。
省力化や省人化にあるがちなネガティブなイメージ
はじめに省力化や省人化にありがちなネガティブなイメージをいくつかご紹介します。
省力化や省人化は人員削減のための施策である
省力化や省人化は人員削減のための施策であるという誤解があります。従業員側からすれば仕事が減らされるように感じてしまうことで、自分の給与が減ってしまうように考えてしまうということです。例えば、心身の健康のため、または従業員に継続年数的な意味で長く働いてもらうために「残業削減」を推進していても、残業が減れば必然的に給与も減ります。
同様に省力化や省人化の施策によっては人員削減や人件費削減にしか見えないように感じられてしまうこともあるでしょう。これらの誤解を生み出さないためにも、省力化や省人化のポジティブな側面を周知徹底する必要があります。
省力化や省人化といいつつ個々の負担が逆に増えてしまう
省力化や省人化といいつつ、従業員個々の負担が逆に増えてしまうという誤解もあります。実際に他の人の仕事を減らすために、自分自身の仕事が増えてしまうようなことも起こり得るからです。
しかし、明らかにオーバーワークかつ属人化している人と、作業や業務量が少なく、ある意味「楽」をしている人が混在している状態は健全とは言えません。もちろん、誰しも楽で余裕がある働き方が理想ですし、その上で給与がもらいたいのも事実です。ただし、将来的なことを考えると、偏りのある職場環境は離職率の悪化、定着率の低下などネガティブな循環から逃れられていないことを理解しなくてはなりません。
省力化や省人化のためには難しいIT技術を覚えなくてはならない
IT技術と縁遠い業界や業種の場合、省力化や省人化のために難しいIT技術を覚えなくてはならないという誤解も生まれがちです。実際には省力化や省人化のためのIT技術は人を楽にするものであり、同時に誰にでも扱いやすく設計されているものばかりです。
しかし、IT=難しい、分からないという思い込みや誤解があることで、省力化や省人化に前向きになれず、テスト的な導入やトライアルの試用にも進まないことがあります。特に省力化や省人化のツールは使ってみることで「今まであんなに大変だったのに」とすぐに利便性を体感できます。逆に言えば、未知の技術を嫌ってしまうことで、利便性を体感できず、いつまでも大変な思いをし続けてしまうということです。
省力化や省人化の本質的な目的や意図との違い
次に省力化や省人化の本質的な目的や意図との違いについて解説します。
省力化や省人化の目的はムリ・ムダ・ムラの排除にある
省力化や省人化の目的はムリ・ムダ・ムラの排除にあります。現実問題として離職率の悪化や定着率の低下はムリ・ムダ・ムラによって引き起こされる場合が多いため、根本的な原因を解決しないことには改善できません。
省力化や省人化によってムリ・ムダ・ムラを排除し、誰もが過度な負担を強いられることのない環境を作ること、そのためにもIT技術を積極的に導入して、楽をできる部分は楽をすべきという考え方を受け入れる必要があります。
省力化や省人化によって偏った作業配分や労力を正しく分配できる
省力化や省人化によって、偏った作業配分や労力を正しく分配できるようにすることも目的や意図のひとつと言えます。例えば、事務作業やバックオフィス系の業務は簡単なものであっても属人化しがちです。単純に作業スピードが早い人に労力が偏ったり、ナレッジやノウハウを持っている人ばかりが大変だったりするのはよくある光景と言えます。
結果として優秀な人ほど離職する可能性が高まり、離職されてしまうことで残った従業員に負担がのしかかる。すると残った従業員も離職してしまう可能性が高くなり、定着率も低下してしまうということです。省力化や省人化によって、個々の負担を減らしつつ、労力の偏りが少なくなれば、離職率の改善、定着率の向上とポジティブな環境が構築されます。
省力化や省人化は時間的かつ人的なリソースの余力の確保につながる
省力化や省人化は時間的な余裕・余力の確保につながります。時間的な余裕や余力はそのまま人的リソースの余力の確保につながるため、従業員に心の余裕が生まれます。同時に過度な労働負担が少なくなることで、心と体の健康も維持しやすくなります。
逆に言えば、省力化や省人化を進めないということは、誰もがムリをしながら、ムダな作業を何度も繰り返し、サボっている人と楽をしている人というムラが存在し続ける「余裕のない職場環境」でしかありません。そのような職場環境では優秀な人材を確保できず、新しく雇用した人がどんどん潰れてしまうというネガティブな環境から脱却できないということです。
省力化や省人化を進める時に最初に取り組むべき施策について
次に省力化や省人化を進める時に最初に取り組むべき施策について簡単に説明します。
標準化しやすい事務系の作業やバックオフィス系の業務のIT化
省力化や省人化はを進める時、まずは標準化しやすい事務系の作業やバックオフィス系の業務のIT化を目指しましょう。わかりやすいもので言えば、OCRによるペーパーレス化、FAXの電子化などすぐにでも実務に導入できる技術がおすすめです。
考え方としては「誰にでもできることは、誰にでもできるようにする」ことを意識して、特定の誰かの能力や経験、知識に依存し過ぎないようにすることが大切です。IT技術によって時間的な余裕が生まれたら、他の誰かをサポートする余裕も作られるようになり、結果として業務全体のスピードが向上しつつ、心身ともに「楽」な職場環境が構築されます。
属人化による明らかに多い作業量や残業時間および有休取得状況に着目する
省力化や省人化を進めるタイミングでは「どこに負担が集中しているか」を把握する必要があります。そのため、属人化によって明らかに多い作業量をこなしている人、または残業時間が多い人、もしくは有休取得が進まない人に注目しましょう。
重要なのは「ムリ」をしている人を見つけることです。そしてIT技術の導入で「ムダ」を減らすこと、忙しい人と暇な人という「ムラ」をなくすことを考えましょう。特に事務系の作業やバックオフィス系の業務は「簡単なこと」と思われがちであり、大量の業務量・作業量を分配してしまうことがあります。単調かつ大量の事務処理は従業員への負担が大きいことを忘れず、簡単だからこそ協力やサポートしやすい環境に切り替えることをおすすめします。
具体的な数値で評価しにくい業務および作業を見直しすることが大事
省力化や省人化を進める時、具体的な数値で評価しにくい作業・業務が見落とされることがあります。例えば、営業成績など明らかに本人の能力や努力がわかる数値と違って、事務系の作業やバックオフィス系の業務は評価しにくい側面があるということです。
現実問題として事務系の作業やバックオフィス系の業務は生産性がないように感じられがちですが、実際は事務やバックオフィスの担当がいなければ業務プロセス全体が維持できないのは明白です。そのため、省力化や省人化のタイミングにおいても、単調な作業、簡単な事務と軽視しないことが求められます。数値で評価しにくい部分に注力し、業務や作業の見直しを進めることを忘れないようにしましょう。
まとめ:省力化や省人化は標準化しやすい業務のDX推進から始めよう!
今回は省力化や省人化にありがちなネガティブなイメージ、省力化や省人化の本質的な目的や意図との違い、そして省力化や省人化を進める時に最初に取り組むべき施策についてお話しました。
省力化や省人化は標準化しやすい業務のDX推進から始めるのがおすすめです。まずは事務系の作業やバックオフィス系の業務に注力し、IT化やDXの推進となる技術やサービスの導入を進めてみましょう。
当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、省力化や省人化を進める際に必須となるOCRによるペーパーレス化やFAXの電子化など、業務の標準化とDXの推進が可能となりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。