業務を可視化する方法や改善する際の考え方とデジタル化できるツールのメリットについて

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    出社時でもテレワーク時でも「業務の可視化」は課題であり、業務改善のためには必須であるのは間違いありません。
    しかし、実際に業務の可視化と言われてもよくわかりませんし、雇用する側・管理する側も常に見張っているというのも現実的でないのも確かです。
    今回は業務を可視化する方法や改善する際の考え方、業務改善に向けて導入しておきたいデジタル化できるツール、そしてデジタル化できるツールのメリット・デメリットについてお話します。


    業務を可視化する方法や改善する際の考え方

    はじめに業務を可視化する方法や改善する際の考え方について簡単に説明します。

    日々、同じことを繰り返す必要がある作業・業務に着目する

    DXの推進を意識した業務の可視化を行う際、まずは日々、同じことを繰り返す必要がある作業・業務に着目しましょう。一般的な企業や組織であれば、事務作業・バックオフィス系業務が対象としてわかりやすいと言えます。
    紙の帳票による事務処理、FAXによる受注業務、納品書や精算書の整理や手入力によるデータ化など、誰でもできるけれど、アナログなやり方で進められている作業や業務をピックアップしましょう。

    単調かつ繰り返しの作業・業務のデジタル化が可能か検討する

    アナログなやり方で進められている作業や業務をピックアップしたら、次は単調かつ繰り返しの作業・業務でデジタル化が可能か検討する段階に入ります。FAXによる受注業務はそのまま電子化できますし、紙の帳票による事務処理においても、単なるデータや情報の転記のような作業であればOCRでペーパーレス化することができます。
    これらの作業や業務はDXの推進が進められている企業や組織であれば、既に導入されている技術であり、言い換えればデータ入力や転記などに人的リソースを多く必要としていないレベルに入っています。そのため、未だに手入力で転記やデータ入力しているということだけでも、企業競争力に格差が生じていること、遅れているということを自覚しなくてはなりません。

    代替となるデジタル技術の模索と試験的な導入を行う

    可視化した業務や作業において、代替となるデジタル技術の模索と試験的な導入を積極的かつ前向きに行いましょう。大切なのはアナログな方法がダメということではなく、デジタルかつ新しい方法を知って、かつ理解した上でどちらの方が効率的なのか、楽なのかを判断することです。
    また、重要に考えていただきたいのが、代替となるデジタル技術を体験・体感した上で判断することと言えます。どんなものでもそうですが、どんなに便利で有益なものでも、使ってみなければ判断できないからです。実際に使ってみれば、デジタル技術がいかに楽で便利で、効率的なのかすぐに理解できるようになるでしょう。


    業務改善に向けて導入しておきたいデジタル化できるツール

    次に業務改善に向けて導入しておきたいデジタル化できるツールをご紹介します。

    紙の帳票作業のデジタル化なら「AnyForm OCR」

    業務の可視化と業務改善において、まずは紙の帳票による作業をデジタル化するのがおすすめです。当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、高い文字認識精度とともに、誰にでも扱いやすいユーザーインターフェイスを備えているため、導入から運用も非常にスムーズであり、既にたくさんの企業さまにご利用いただいております。
    OCRによって紙の帳票上の情報をデジタル化することで、事務処理の負担を大幅に軽減、事務処理に要する時間を短縮・圧縮することが可能であり、人的リソースの確保や無駄な残業などの削減が期待できます。

    FAX受注業務のデジタル化なら「AnyForm FAX CTI」

    日常的にFAXによる受注業務があるなら、当社の提供する「AnyForm FAX CTI」によって、FAXの電子化:デジタル化をおすすめします。FAXを送信する側に一切の負担や労力をかけることなく、受注する側はFAX上にある情報を電子化・デジタル化することが可能になります。
    FAXの廃止による顧客離れや利益および売上の損失を心配する必要もありませんし、そもそもFAXを廃止する必要もなくなりますので、FAXによる利益や売上を損ねないようにしながら、FAXの電子化・デジタル化を進めたい場合に役立ちます。

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    デジタル化できるツールのメリット・デメリット

    次に、デジタル化できるツールのメリット・デメリットについて解説します。

    メリット:事務作業の負担の軽減と時間的なコストの削減

    業務を可視化し、デジタル化による業務改善を行うメリットとして、前述しましたが事務作業の負担を軽減、時間的なコストの削減が期待できます。事務作業やバックオフィス系業務に携わる人が全員とは言いませんが、同じことの繰り返しや生産性を感じられない仕事を続けることでストレスを感じることもあり、事務処理の負担を軽減することで離職率の低下も見込めます。同様に時間的なコストの削減は残業時間の削減となり、心身ともに負担が減るようになれば、いつでも元気に働いてもらえるという健全な職場環境の構築にもつながります。

    メリット:DXの推進の基盤の構築やIT技術に関するナレッジ・ノウハウの蓄積

    OCRによるペーパレス化やFAXの電子化などのデジタル化は、そのまま直接DXの推進の基盤の構築につながります。同時にIT技術に関するナレッジやノウハウの蓄積となり、新しいIT技術を受け入れやすい職場環境への成長も期待できます。
    実際問題としてDXの推進が捗らないのは、そもそもIT技術に関するナレッジ・ノウハウが蓄積されていないこと、IT技術を受け入れる基盤そのものがないことが原因になりがちです。日々の事務作業やバックオフィス系業務など、身近な作業や業務をデジタル化することで、IT技術への関心や理解が深まり、DXの推進もスムーズになるでしょう。

    デメリット:IT技術に疎い、またはIT技術と縁遠い業界・業種だと普及しにくい

    デジタル化のデメリットはIT技術に疎い、またはIT技術と縁遠い業界・業種の場合、関心を持ってもらえず、理解されにくく、普及しにくいことが挙げられます。デジタル化による利便性や有用性を知らなければ、そもそもそうする必要が感じられないからです。
    そのため、可能であればデジタル技術を前もって体験・体感してもらうこと、直接的にIT技術に触れてもらうことをおすすめします。

    デメリット:デジタル化に伴う変化を嫌ったり、反対されたりすることがある

    デジタル化の利便性や有用性とは別にデジタル化に伴う変化を嫌ったり、反対されたりすることもあります。デジタル化というよりも、業務改善自体を嫌ったり、反対したりするケースとも言えます。現実問題として、DXの推進が極度に進まない場合、企業や組織としての存続が危ぶまれる段階であるのに、一従業員や一管理者の個人的な感情のみでDXの推進が停滞するのは望ましくありません。
    この場合もDXの推進の必要性を改めて理解してもらうこと、DXの推進が停滞すれば、最悪の場合、職や給与を失いかねないことを伝えて、前向きかつ積極的に導入を受け入れてもらうよう工夫することが大切です。


    まとめ:デジタル化によって生産性の向上と事務作業の負担の軽減につながる

    今回は業務を可視化する方法や改善する際の考え方、業務改善に向けて導入しておきたいデジタル化できるツール、そしてデジタル化できるツールのメリット・デメリットについてお話しました。
    業務の可視化を進める中で日々の作業や業務内での同じことの繰り返し、定型の手順が明確になってきます。一昔前であれば事務作業は人力が当たり前でしたが、今ではOCRやFAXの電子化も珍しくありません。デジタル化を進めることで生産性の向上とともに事務作業の負担を軽減できますので、前向きに検討することをおすすめします。
    当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、OCRの導入によるペーパーレス化、FAXの電子化が可能となり、日々の作業や業務のデジタル化が進みますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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