人員不足に悩まされている場合、そもそも採用および募集、社員教育や育成をする余力がないこともあるでしょう。
もし、慢性的な人員不足にお悩みであれば、入力事務代行にアウトソーシングすることで解決できる可能性が高いです。
今回は入力事務代行に関する基礎知識、なぜ採用や育成に関するコストを解決できるのか、そして入力事務代行の利用を検討する時の基準や目安についてお話します。

入力事務代行に関する基礎知識

はじめに入力事務代行に関する基礎知識について簡単に説明します。

入力事務代行とは

入力事務代行とは、データ入力、データの転記、目視によるチェックと手作業など、人力で人員を必要とする作業を代行する仕組みを指します。昨今ではクラウドやオンラインサービスなどの技術も安全に利用できるようになり、直接紙の帳票を受け渡さなくてもアップロードするのみで入力事務を代行できるのが利点です。
例えば、当社の提供する「WOZE」であれば、帳票をスキャナで読み込んでデータ化してアップロードすれば、特許技術「WOCR」とクラウドワーカーのチェックによって帳票上の情報をほぼ100％、短時間でシステム的に利用できるデータとして出力できます。

入力事務代行のメリット

入力事務代行のメリットは、コストをカットしながらリソースを確保できる点にあります。現代では働き方や生き方が多様化している他、より良い条件の会社に転職することも珍しくないため、個々の考え方で自由に働ける時代です。そのため、人員さえ揃えば働きやすい環境であっても、慢性的な人員不足、それを回避するための採用や面接の余力もない、せっかくの人員を育成する余裕もないとなれば、定着してくれる人材はいません。
入力事務代行によって、一時的にでもリソースを確保すれば、採用や育成に社内のリソースを割り振ることができます。また、既存の従業員の負担も軽減できるため、離職率の低下と定着率の向上も見込めるのもメリットです。
同時に、採用や育成に関するコストとともに、人件費そのものをカットできるため、まずはリソース不足を解消したい、職場環境を改善したいという場合に向いています。

入力事務代行のデメリット

入力事務代行のデメリットは、アウトソーシングした作業および業務のプロフェッショナルが育ちにくい点です。ただし、プロフェッショナル＝属人化と考えると、一概にデメリットばかりではないと言えます。
同様にノウハウや知見、経験者の育成から完全に意識が離れてしまうことで、インソーシングの際に大変な労力になるのもデメリットです。職場環境が落ち着いたら元に戻そうと思っていたのに、必要な人材が育てきれていないことで、またアウトソーシングに頼らなければならないというジレンマとも言えます。

なぜ、入力事務代行で採用や育成に関するコストを解決できるのか

次に、なぜ、入力事務代行で採用や育成に関するコストを解決できるのか解説します。

業務や作業そのものをアウトソーシングできるから

入力事務代行は、業務や作業そのものをアウトソーシングできるため、アウトソーシングする部分の人材に関する採用・育成のコストが不要です。現実的にも、人が一人入ったとしても、職場に慣れてもらう時間、仕事を覚える時間、実務を任せれるようになるまでの時間など、それなりに時間×人件費がかかります。
入力事務代行であれば、利用料金に関するコストのみ、採用や育成のプロセスを飛ばして、すぐに実務を任せることが可能です。慢性的な人手不足の解消、既存の従業員における労力の軽減、残業時間の削減なども含めれば、コスト以上のパフォーマンスを得ることにつながるでしょう。

繁忙期や人員の状況によらず業務や作業が行われるから

業界や業種によっては、季節、シーズン、月、曜日など一時的に繁忙期が発生することがあります。しかし、雇用を維持しつづけるほどの状況ではない場合も多く、暇な時の人件費まで支払えないのも現実です。
入力事務代行なら作業量による従量課金、または必要な時のみ月額費用で済む場合もあり、コストの管理がしやすくなります。同時に、人員の状況によらず業務や作業が行われるため、社内や組織内の入れ替わりが多少あったとしても、事業活動を遅延をさせず、必要な分のコストのみで済ませることができます。

募集や採用、育成、教育や学習の基盤を構築する余裕が生まれるから

募集や採用は人が来なくても、お金も時間も消費します。育成や教育、学習も同様であり、職場環境が整っていなければ、育てている途中で退職してしまう可能性も高いです。そもそもの職場環境の改善、その上で募集や採用、育成するための基盤を構築するには、余裕が必要です。
入力事務代行を一時的、または中長期的に利用すれば、社内や組織内の基盤を再構築できる余裕が生まれます。また、余裕が生まれれば、DXの推進、OCRやAI、RPAの導入など、IT技術を導入するための時間や学習コストに悩むこともありません。
まずは時間と従業員の余裕がなければ何もできないことを理解し、解決するためには入力事務代行も含めて、アウトソーシングを検討することが一番の近道だと覚えておきましょう。

入力事務代行の利用を検討する時の基準や目安

次に入力事務代行の利用を検討する時の基準や目安をご紹介します。

募集・採用・雇用、教育や学習の基盤や余裕がない場合

人員不足の状態では、募集から採用、雇用までの時間を待ちきれないことがあります。その上で雇用から育成、教育や学習の基盤や「教えている余裕」がなければ、職場環境が改善できないのは明白です。
また、人材不足ですと、片手間や兼務で募集や採用に対応しなければならないこともあるでしょう。本業やコア業務に集中できない、集中したとしても人員が足りない、その上で人が来ないとなれば、入力事務代行の利用を検討すべきと言えます。

事務やバックオフィスのプロが引退・退職した場合

事務やバックオフィス系のプロの場合、より良い条件の仕事に転職したり、テレワークに対応している環境に移動したいと考えることがあります。ベテランおよび事務のプロフェッショナルなど、属人化や依存していた人が引退、退職したタイミングも入力事務代行の利用を検討しましょう。
大抵の場合、残った人材で対応しようとして、作業スピードが遅い、ミスが多いなど、余計に手間や労力が増えてしまうのが理由です。また、そのような環境において、DXの推進をしようと考えてしまうケースも危険です。もちろん、DXの推進は必須ですが、リソースに余裕がある状態を構築してからでないと、高い確率で失敗してしまうということも知っておきましょう。

採用コストに対してリターンがない場合

募集や採用は金銭的なコストも必要です。直接的な雇用であれば、掲載料などもかかりますし、派遣会社を通すとなれば既存の従業員よりも人件費が多くかかります。お金をかけて募集しても応募がない、もしくは派遣会社によって人材は確保できたがコストが高すぎる場合など、リターンがない、マイナスに感じる場合も入力事務代行を利用すべきタイミングです。
前述したように入力事務代行であれば、コストを抑えながら、しっかりとリソースおよびパフォーマンスを確保できます。今、足りない労働力を確保することを意識し、既存の従業員を大切にしつつ「立て直すための時間を得る」ことを重視してみてください。

まとめ：入力事務代行でコスト削減とリソース確保を実現しよう！

今回は入力事務代行に関する基礎知識、なぜ採用や教育に関するコストを解決できるのか、そして入力事務代行の利用を検討する時の基準や目安についてお話しました。
日本国内全体で労働力不足に陥る中、「社内や組織内で全て完結すべき」という考え方では人的リソースを確保することが難しいのは明白です。そのため、入力事務代行のように任せられることは外部委託およびアウトソーシングで余裕を作り出すこと自体が、継続的に事業活動を行うためには必須と言えるでしょう。
当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズの『WOZE』であれば、入力事務に関する作業や業務の代行が可能です。すぐにデータ化する必要がない大量の帳票の事務処理にお悩みの場合に役立ちますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。