ペーパーレス化を進めていると、「このツール（サービス）が最適だろうか？」と感じることがあります。最適かつ効率的なペーパーレス化を実現するためにも、どのような技術、もしくは考え方があるのかを把握しておきましょう。
今回はペーパーレス化を進める際におすすめのツールやサービスや技術、そしてペーパーレス化を進める際におすすめしたい知見や考え方についてお話します。

ペーパーレス化を進める際におすすめのツールやサービス、技術

はじめにペーパーレス化を進める際におすすめのツールやサービス、技術について解説します。

OCRで各種帳票の入力業務を削減

OCRとは光学文字認識技術であり、紙の帳票をスキャナやカメラで読み取ることで、紙に記載されている文字数列をデジタル化する仕組みです。まさにペーパーレス化に必須の技術、仕組みであり、紙を用いた事務処理が多い現場であれば、大幅に時間的なコストの削減につながります。
将来的には「完全なペーパーレス」を目指すにせよ、現段階において紙を基軸とした作業・業務が多い場合に向いています。OCRによって時間的な余裕を作り、人的資源の再配分ができるようになれば、さらなるDXの推進がしやすくなるため、DX推進の第一歩としてもおすすめのツールと言えます。

FAXの電子化や基幹システムとの連携

FAXの電子化とはFAXで送受信されるデータを印字せず、そのままデジタルデータに変換する仕組みです。基幹システムと連携することで、受発注業務や申し込みの処理における「目視によるチェックと手入力」に要する労力や時間が大幅に削減されます。
紙の帳票と同様に、まだまだFAXは現役です。そのため、FAXの入出力の部分が電子化されることで、完全なペーパーレス化に一歩近づきます。ペーパーレス化は少しずつ進めること、着実に範囲を広げることが重要です。そのため、OCRによって紙の帳票、FAXの電子化でFAXの廃止もしくは共存することで、顧客やユーザーに負担をかけず、現場の従業員の負担を減らしながら、確実にデジタル化できるようになります。

FAXでの受注業務のアウトソーシング

OCRやFAXの電子化が現実的でなければ、FAXの受注業務をそっくりそのままアウトソーシングするサービスも効果的です。いわゆるOCRやFAXの電子化は自社対応・内製を重視した仕組みおよび技術ですが、ペーパーレス化を実現するだけなら、技術ではなく、アウトソーシングによって外部の人的資源を有効活用する方法があるということです。
また、OCRやFAXの電子化は導入時や運用が軌道に乗るまで時間がかかる場合もあります。そのため、ツールやサービスの選定を行い、テストし、実務環境に耐えられるかチェックするための時間がなければ、導入することはできません。FAXによる業務量が多い場合は、ひとまずFAXの受注業務をアウトソーシングし、時間や余裕を作ることが大切です。

バックオフィス系業務および入力系作業全般のアウトソーシング

同じくOCRやFAXの電子化が現実的でなければ、バックオフィス系業務全般のアウトソーシングするサービスも効果的です。FAXでの受注業務のアウトソーシングと同じく、バックオフィス系業務を担う部門や部署の負担を減らすことができるため、職場環境改善も含めた全般的なDX推進をしたい場合にも活用できます。
また、昨今ではバックオフィス系業務や事務系の作業に関する雇用や採用、教育や学習に関するコスト、労力には注力せず、アウトソーシングしてしまうことで、本業やコアな業務に集中し、利益を増やすという手法もあります。同様にバックオフィス系の業務でのみ紙を基軸としているのであれば、アウトソーシングによって切り離すことで、完全なペーパーレス化の実現への近道にもつながるでしょう。

アプリや公式サイトでのデジタルファースト的な受発注や申し込み

現場や実務担当者の負担を増やすことなく、新規顧客獲得や販路拡大しやすいのが、アプリや公式サイトによる受発注や申し込みができる仕組みです。いわゆるデジタルファースト的な形で「最初からデジタルで入力する」ため、従業員の負担が増えないという利点があります。

ペーパーレス化を進める際におすすめしたい知見や考え方

次にペーパーレス化を進める際におすすめしたい知見や考え方をご紹介します。

ペーパーレス化のツールやサービス、技術が増えたこと

ある程度の年齢の方ですと「ペーパーレス化は現実的ではない」と感じることがあります。実際にIT化が進む中で、導入してみたけれど効率化や最適化とは程遠い、もしくはITが普及する前の知識・経験では扱うには難しい技術・ツール・サービスがあり、経験則として覚えているのが理由です。また、技術によっては相性が合わない、かつ選択肢が少ないため導入したものの結局は元のやり方に戻ってしまうこともあったでしょう。
しかし、昨今の技術・ツール・サービスは誰でも扱えることを前提に設計されています。同時に選択肢も増えているため、自社に合った技術を選ぶことが可能です。昔の経験だけでペーパーレス化が現実的ではないと切り捨てず、前向きに検討することをおすすめします。

業界や業種を問わずペーパーレス化しやすくなったこと

業界や業種によっては、「そもそもIT化やデジタル化が不要」だと感じてしまうことがあります。実際に紙を基軸とした受発注や経理の処理で過不足がなければ、今の時代においても不要だと感じても仕方がありません。
ただし、昨今では業界や業種問わず、人数や規模も問わずにペーパーレス化しやすくなりました。簡単な受発注はスマートフォンで完結、経理なども紙を用いなくてもパソコンやスマートフォン、タブレットだけで進めることができます。紙がダメということではなく、紙より便利であること、前後の作業や処理がスムーズになることを理解し、簡単なことはデジタルで簡単にできるようにした方が、本業に集中できることを覚えておきましょう。

古く、アナログで非効率なやり方では存続・持続・継続できないこと

ペーパーレス化も含めて、デジタル化、いわゆるDXの推進が進まないのは「今までのやり方で良い」という考え方を持つことが原因でもあります。しかし、業界や業種による部分はあるものの、新型コロナウイルス感染症(COVID‑19)の影響で明らかになったのは、デジタルやオンラインに対応できなかったことで、企業や組織として存続できなくなったケースもあるということです。
実際にコロナ渦だけの影響ではなく、この先には少子高齢化による深刻な労働力不足が待ち受けています。若い世代はひとつの職場にこだわることも、古く理不尽なやり方に従うこともありません。新しい考え方を持ち、新しい世代を受け入れていける環境を作ること自体が、企業や組織として存続・持続・継続できる可能性が高まることを知っておいてください。

雇用、採用、教育、育成、学習のコストより安く、効率的であること

ペーパーレス化によって過度な労力の負担や時間の浪費が軽減されれば、職場環境を改善する余裕が生まれます。職場環境が改善されることで、生産性が向上し、利益や売上もアップしていくでしょう。同時に過度な残業が減り、有給休暇が取得しやすくなれば、定着率が向上し、離職率も低下します。
結果的に雇用や採用、教育、育成や学習のコストが安くなり、かつ効率化と最適化が実現できるということです。利益や売上をしっかりと給与に反映できるようになれば、優秀な人材が集まり、かつ長く勤めてくれるようになるでしょう。

まとめ：目視によるチェックや人力での入力作業から卒業しよう

今回はペーパーレス化を進める際におすすめのツールやサービスや技術、そしてペーパーレス化を進める際におすすめしたい知見や考え方についてお話しました。
ペーパーレス化は一昔前の「人数で処理」してきた事務の仕事における労力と時間を大幅に削減する効果があります。生産性のある仕事に集中し、利益や売上のアップを目指すためにも、アナログな入力作業から卒業することを前向きに検討してみてください。
当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズには、ペーパーレス化を推進できるツールやサービスが揃っております。古く、アナログで非効率なやり方から脱却に役立ちますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。