皆さんの会社では帳票類のデータ化は進んでいるでしょうか。
近年DXなどが話題となっており、様々な業務のIT化やデジタル化が求められていますが、帳票などの対応や処理も例外ではありません。
そこでこの記事では帳票を紙で管理・対応している場合の問題点を踏まえた上で、帳票をデータ化するメリットや具体的な方法、注意点などをまとめて解説していきます。
帳票のデータ化に取り組みたいという方は、是非一度お読みください。

帳票を紙で管理・対応している場合の問題点

はじめに帳票を紙で管理・対応している場合の主な問題点について、確認していきましょう。

問題点①：必要な時に検索しづらい

まず挙げられる問題点として「必要な時に検索しづらい」という点があります。
紙帳票の場合、ファイリングし特定のスペースに保管することになりますが、その量次第ではファイル内のどこに該当の帳票があるのかがわかりづらく、検索に時間がかかってしまうケースがあるのです。
帳票の確認作業が増えてくると、その都度検索の工数がかかることになるため、時間や人的リソースの無駄が生じてしまうでしょう。

問題点②：保管スペースなどが必要になる

またそもそもその紙帳票をファイリングしているファイル一式を保管するためのスペースが必要になる点も問題と言えます。
保管スペースが必要になる分、社員が利用できるスペースなどが圧迫され、働きにくくなってしまう可能性もあります。
会計に関する帳簿類は10年間の保存が義務図けられているため、事業を継続すればするほど、必要なスペースも拡大してしまうことになるのです。

問題点③：セキュリティ面に不安が残る

保管スペース自体に施錠ができればいいのですが、中には施錠ができない棚などにファイルを並べているケースもあるでしょう。
そういった場合誰もがその帳票を手に取ることができるため、不正利用などのリスクは残ってしまいます。
また参照した後、個人のデスクに帳票を置いたまま、他の書類などに交じって紛失してしまうケースも考えられるのです。

帳票をデータ化するメリット

帳票を紙で管理している場合の問題点について見てきましたが、ここからは帳票をデータ化するメリットについてご紹介していきましょう。

メリット①：検索スピードが上がり、すぐに参照できる

まず挙げられるメリットとしては、検索スピードの向上とそれに伴う参照のしやすさでしょう。
データ化して管理することで、データを格納するPCやシステムの検索機能を活用することができるため、検索スピードは紙の帳票で管理していた場合と比べ、格段に向上します。
それにより必要なタイミングですぐに帳票を参照することができ、業務全体も効率化する効果も得られる点も見逃せません。

メリット②：保管スペースが不要

保管スペースが不要になる点もメリットとして挙げられます。
帳票をデータ化することで、そもそもファイルやファイルの保管スペースなどが不要になるため、保管スペースを別の用途において有効に活用することができます。
また紙帳票で保管していた際に必要だった「ファイルを取りに行く時間や工数」も削減できるでしょう。

メリット③：セキュリティ対策

またセキュリティ対策にも繋がるという点もメリットと言えます。
データ化した帳票を格納しておくPCフォルダやシステム上において、アクセス権限を設定すれば、特定の担当者しかそもそも参照できないようにすることができるため、悪用なども防ぐことができます。
その上PC上で帳票データを参照することができるため、原紙の紛失などのリスクもなく、安心して活用することができると言えます。

帳票をデータ化する方法

続いて、帳票をデータ化するための具体的なステップについて見ていきましょう。

ステップ①：データ化する帳票の範囲を決める

まずはデータ化する帳票の範囲を決めることから始まります。
一気にすべての帳票類をデータ化することは現実的ではないので、まず業務効率化への影響度などを踏まえつつ、データ化する帳票の範囲を決めることになります。
具体的には参照頻度やリモートでのアクセス有無、利用者数の大小などを踏まえて、優先度の高いものからデータ化していきましょう。

ステップ②：保管する際のデータ形式などを決める

続いて保管する際のデータ形式などを決めましょう。
データ化した後の利用ケースなどを踏まえた運用方法も検討した上で、解像度やファイル形式、保存することになるフォルダなどを定めていきます。
これらの項目について定義した上で、関係者全員に周知しておくことも忘れないようにしましょう。

ステップ③：データ化するための方法を選択する

次にデータ化するための方法を選択します。
帳票の種類によってデータ化するための方法が電子帳簿保存法で定められているため、データ化対象となる帳票に合わせて、適切な方法を選択しましょう。
例えば総勘定元帳や現金出納帳、貸借対照表、損益計算書などはパソコンで作成し、そのままサーバーなどに記録する「電磁的記録による保存方法」を取る必要があります。
また契約書や見積書などについては、スキャンによる保存が可能であるため、複合機やOCRソフトでスキャンすると良いでしょう。

ステップ④：データ化の実施

ステップ③で定めた方法で実際にデータ化していきます。
スキャン保存が可能な帳票類については、複合機によるPDF化やOCRソフトによるスキャンがあるとお話しましたが、より効率的にデータ化するのであればOCRソフトがオススメです。
OCRソフトを用いればデータ化して保存しておくことは勿論、ExcelやCSV形式として出力が可能であるため、データ化した後の入力作業なども効率化することができます。
導入に費用こそ掛かりますが、一度検討してみることをオススメします。

帳票のデータ化に取り組む際の注意点

最後に帳票のデータ化に取り組む際の注意点について確認しておきましょう。

注意点①：業務プロセス自体を見直す必要がある

一つ目の注意点としては「業務プロセス自体を見直す必要がある」という点です。
これまで紙帳票を前提とした業務プロセスとなっていたところ、新たに帳票のデータ化に取り組む場合、それに応じた新たな業務プロセスに変更していく必要があります。
帳票をデータ化するタイミングや保存後の管理、利用のためのルールなどを新たに策定していきましょう。
その他使用者ごとにアクセス権限を設定したり、帳票のデータ化に関するマニュアルを作成したり、プロセス以外にも様々な準備が必要になってくるのです。

注意点②：関連する法律を押さえておく必要がある

また関連する法律を押さえておく必要がある点も注意点として挙げられます。
先程方法のところで電子帳簿保存法について軽く触れましたが、他にもe-文書法などもある程度理解しておく必要があります。
電子帳簿保存法は国税関連書類のデータによる保存におけるルールを、e-文書法では会社法や法人税法、商法などによって紙による原本保存が義務付けられている書類を対象として、データの保存におけるルールを策定しています。
この記事でそれぞれの法律について詳しく解説することは控えますが、これらの法律もチェックする必要があることは覚えておきましょう。
電子帳簿保存法については、コチラの記事をご参照ください。

注意点③：メモなどが取れない

紙帳票の場合、業務上の注意事項や確認事項などをメモとして書き入れることができました。
しかしデータ化した場合は、当然メモを書き入れることはできません。
そのため帳簿を確認しながら、必要に応じてメモを取る場合は、別途メモ用紙などを用意しておく必要があるのです。
その後メモ内容を、帳簿データと同じフォルダにテキストファイルとして保管しておくなどの工夫も必要でしょう。

まとめ