DXの推進や働き方改革、またはニューノーマルな働き方・生活様式を実現する技術や仕組みが増えてきました。しかし、いざ業務改善のアイデアを実現しようとすると、スムーズに進まない、もしくは思ったより効果が得られないことがあるのも事実です。
今回は業務改善のアイデアが実現できないのはなぜか、経営側および管理する側の思惑や意図が外れるのか、そして業務改善のアイデアを実現し、現場や実務に落とし込むためにはどうするべきかについてお話します。

業務改善のアイデアが実現できないのはなぜか

はじめに業務改善のアイデアが実現できないのはなぜか解説します。

指標が定められておらず、方法が曖昧なため

業務改善のアイデアが実現できない時にありがちなのが、具体的な数字による指標が定められていなかったり、方法が曖昧だったりすることが挙げられます。いわゆる精神論や理想論ばかりで、抽象的で効果測定や指標に基づいた改善が不可能な状況です。
例えば、業務改善においては時間を指標として定めることがあります。残業時間の短縮、もしくは残業ゼロ、有給休暇の取得率の向上、作業時間の圧縮、利益や売上に到達するまでの時間の短縮など、現状から目標に向かう推移を把握しやすいためです。
その他にも処理する伝票や帳票の枚数、部門や部署ごとの人数と作業量、生産性の計算式に基づいた生産性の向上など、まずは数字で表せるようにすること、「数値化することが重要」であると理解しておきましょう。

業務改善のアイデアを実現する技術を導入しないため

同じく業務改善のアイデアが実現できない時にありがちなのが、アイデアを実現するための技術を導入していないことが挙げられます。例えば、1時間当たりの事務処理を短縮、もしくは処理量を増やすために「頑張ろう！」では負担が増えるのみ、むしろストレスや疲労によって処理スピードは低減する可能性が高いです。
逆に、バックオフィス系の業務や事務系の作業で、OCRやFAXの電子化などITやデジタル技術を導入すれば、それぞれの技術による最適化や効率化、入力業務の削減によって着実に事務処理に要する時間を短縮し、かつ処理量を増やすことができます。
精神論や理想論ではなく、最適化や効率化、自動化ができる「技術」を導入することが重要だと覚えておきましょう。

業務改善に投資せず、見てみないフリや放置してしまうため

経営陣や管理者が「業務改善！」と言う時に限って、業務改善に対する投資が足りないことがあります。何度もお話しているように、業務改善は精神論や理想論で進められることではありません。業務改善には「お金・時間・人的リソース」の3つが必要であり、現実的な問題であると理解すべきです。
同様に業務改善のアイデアを実現するどころか、見てみないフリや放置をしてしまうこともあります。常に人員不足、かつ既存の従業員に心身の余裕がない場合にありがちであり、改善する余地がない状況にありがちです。
何らかの投資をせず、半ば放置している状況下において、アイデアだけ、もしくは従業員に丸投げするだけで一発逆転の業務改善はできないということ、「業務改善のアイデアを実現するためにはお金も時間も人も必要」であるということを肝に命じておきましょう。

なぜ、経営側および管理する側の思惑や意図が外れるのか

次になぜ、経営側および管理する側の思惑や意図が外れるのか解説します。

投資や判断、決断に対する「責任」が重い、かつ人的資源が足りない

経営側や管理する側には責任があります。結果的に見てみないフリや放置となってしまうのも、投資に対するパフォーマンスが得られるのかわからない、導入した技術が本当に効果が出るのかわからないなど、判断や決断に対する責任が重いということも原因としてあるでしょう。
そのため、可能であれば無料で、可能であれば精神論や理想論で乗り切りたいと考えてしまいます。しかし、人が余っている、人的リソースも潤沢、という状況下であれば精神論や理想論が通用するかもしれませんが、人手不足で心身に余裕がない状況下では乗りきれません。
まずは人手不足の解消、人的リソースの確保をしなければ、業務改善のアイデアを実現することはできないのです。雇用や採用に苦慮している、または新人が辞めてしまうような職場環境であれば、まずはアイデアを実現する前に雇用を安定させる必要があると理解しておきましょう。

楽観的かつ消極的であり、保守精神が強い

精神論や理想論、抽象的な目標のみで乗りきろうとするケースにありがちなのは、楽観的かつ消極的で保守精神が強いことがあります。「何とかなるだろう」という気持ち、「今までのやり方で間違っていない」という思いが結果として業務改善という「変革」から遠ざかってしまうのです。
現実問題として、職場にはさまざまで、それぞれ異なる考え方・生き方・働き方を持つ人が存在します。その上で長く勤めている人、自分の雇用や立場を守りたい人は「変革によって切り捨てられてしまうかもしれない」と保守的に考えてしまうのは自然な流れです。
しかし、昨今のDX推進然り、今のままでは新しい時代を乗り越えられないからこそ注目され、注力されています。業務改善による変革ができなければ、個人の雇用だけでなく、会社そのものが失われてしまう可能性もあるという現実を見るべきです。

従業員からの信頼を得られず、業務改善に協力してもらえないため

業務改善のアイデアを実現するためには、従業員の信頼と協力が必要不可欠です。言い換えれば、経営陣や管理する側が思い描く「業務改善のアイデア」を従業員に理解してもらうことができなければ、実現することは難しいでしょう。
同時に、常に人材不足であり、「業務改善の前に人材不足を解消して欲しい」と従業員側が感じているような状況ですと、時間も心の余裕もありません。無理に実現しようとすれば、既存の従業員の離職・退職が頻発することになりかねないことも留意しておくべきです。

業務改善のアイデアを実現し、現場や実務に落とし込むためにはどうするべきか

次に業務改善のアイデアを実現し、現場や実務に落とし込むためにはどうするべきか解説します。

業務改善のアイデアを実現するための信頼や技術面での「基盤」を作る

業務改善のアイデアを実現するためには、実現するための基盤を作ることが大切です。例えば、人手不足を解消、従業員の心と体の余裕を作る、そして従業員の信頼と協力を得られるようにすることなどが挙げられます。
また、何らかの技術を導入するためには、前提となる技術の導入が必要です。例えばDXの推進においてはOCRやFAXの電子化など「ペーパーレス」に関する技術を前もって導入し、実務で誰でも扱えるようにすることが効果的です。

今までのやり方を盲信せず、どうすれば持続可能な企業になれるかを模索する

DXの推進は第四次産業革命とも呼ばれています。そのため、今までの古く、アナログで非効率なやり方を盲信し、押し通そうとすれば淘汰される可能性が高いです。この場合の淘汰とは企業や組織として持続や存続ができない状況を意味します。
同様に今までは募集を出せば人が集まった、今まではブラックな職場環境でも辞めないでいてくれたなど、「精神論と理想論と人数」で事業活動を維持する時代が終わったことも理解しましょう。ニューノーマルな時代においては、従業員側、労働者側を大切にしなければ、企業や組織を構築する「人材の確保が不可能」であると覚えておくべきということです。

IT技術や各種サービスを利用して、従業員の負担を減らし、業務改善に注力する

現実問題として、経営陣や管理する側からすれば「そうは言っても、人は集まらず、人材不足が解消できない」と現実を直視した上で悩むこともあるでしょう。そういった場合は昨今の進化したIT技術や各種サービスを利用して「既存の従業員の負担を減らすこと」を重視してください。
例えば、前述したOCR、FAXの電子化に加えて、FAX受注業務やバックオフィス系業務のアウトソーシングを利用することで、従業員の負担を減らし、時間的な余裕を作り出すことができます。結果的に業務改善のアイデアを実現する余裕が生まれ、業務改善が着実に進むようになるでしょう。業務改善のアイデアを実現するためにもIT技術やアウトソーシングなどのサービスを利用して、「アイデアを実現するための余力」を作り出すことに注力してみてください。

まとめ：「絵に描いた餅」「机上の空論」ではなく、現場と現実を直視しましょう

今回は業務改善のアイデアが実現できないのはなぜか、経営側および管理する側の思惑や意図が外れるのはなぜか、そして業務改善のアイデアを実現し、現場や実務に落とし込むためにはどうするべきかについてお話しました。
現場および実務で作業するのは従業員です。トップダウンで思い描くだけでなく、まずは職場全体で時間的な余裕を作り、現場の声を聞き、現実を直視し、効果測定と改善を行いながらアイデアを実現していくことをおすすめします。
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