企業におけるペーパーレスの導入が進まない理由や原因とその対策について

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    DXの推進やペーパーレス化などの導入が進まない、実務レベルでの運用段階まで発展しないケースには必ず理由や原因があります。

    曖昧なまま検討の段階で停滞しているケースもあり、まずは理由や原因を把握しなくては、対策することもままなりません。

    今回は、企業におけるペーパーレスの導入が進まない理由や原因、そしてペーパーレス化が運用段階まで発展しない理由や原因と、それぞれの対策についてご紹介します。

    企業におけるペーパーレスの導入が進まない理由や原因

    はじめに企業におけるペーパーレスの導入が進まない理由や原因を見ておきましょう。

    変化するためのコストや予算に価値を感じてもらえない

    ペーパーレス化の導入が進まない原因の一つに、変化するためのコストや予算に価値を感じてもらえないことがあります。ペーパーレス化の導入コストや運用コストなど金銭的なコストとともに、時間的なコストや人材的なコストも含めて、「現状を変える価値があるほどのことか?」と感じられてしまうということです。

    どうにかこうにか現場が回っている、業務プロセスもそれなりに順調であまり問題がなければ、今までのコストで今まで通りの利益をあげる方が良いというように感じられるかもしれません。また、DXの推進や業務改善、効率化という社会的な流れや風潮に業種や職種、経営陣の気質的になじまない場合もあり、今まで通りの古くて非効率な状態を抜け出せないということも原因や理由と言えます。

    業務や作業の流れが大幅に変わってしまうことを嫌がられる

    コストの面は良しとしたとしても、実際に業務や作業の流れが大幅に変わってしまうことを嫌がられるケースもあります。何らかの技術を受け入れるためには、指示を出す側が理解し、教えられるようなレベルになる必要があるからです。その上で現場や担当者レベルで扱えるように時間を割く必要があるとなれば、そうしたコストを敬遠するのもある意味当然と言えるでしょう。

    もちろん、ペーパーレス化においても何らかの変化は伴いますが、基本的には作業や業務をシステムに任せる形で、作業が軽減されるものばかりです。今の時代、新しい技術を受け入れられない、変化を厭うこと自体が自分にとってリスクになることを受け入れられず、変化を望まないからという漠然とした理由で却下されてしまうことが少ないないということです。

    ペーパーレス化による様々なコストの削減が見えていない

    ペーパーレス化は様々なコストを削減してくれますが、それらのメリットが見えていないことも原因と言えます。

    ・紙の情報を人力で電子化するための時間
    ・人力で電子化するための人員
    ・人員を確保するための人件費

    例えば、上記は一例ですが、時間・お金・人というすべてのコストの削減につながります。「人材不足」とは、適切な人員や適切な人材がいるにも関わらず、人的リソースが枯渇した状態でもあります。ペーパーレス化によって既存の人材の時間的余裕を作ることができれば、他のより生産性の高い業務に従事させることもできます。または、新しいアイデアの実現やマーケティング展開を行うこともできるかもしれません。しかし、既存の古く、非効率な作業手順を続けてしまえば、何の改善にもならず、企業や組織としての余力を確保することも難しくなってしまいます。

    企業におけるペーパーレス化が実務レベルの運用段階まで発展しない理由や原因

    次に、企業におけるペーパーレス化が実務レベルの運用段階まで発展しない理由や原因についてご説明します。

    ペーパーレス化するためのデバイスやツールが属人化している

    ペーパーレス化するためのデバイスやツールが属人化してしまうことで、誰もが気軽に使えない、特定の人しか使えないという状況になり、社内や組織内で実務レベルでの運用が厳しくなってしまいます。もちろん、業界や業種によっては特定の担当者のみというのもあり得ますが、属人化してしまうと導入したメリットが全体に伝わらず、別の場所では紙ベースで作業する状況が続いたままになってしまいます。

    ペーパーレス化するためのデバイスやツールが使いにくい

    古いOCRにありがちですが、ペーパーレス化するためのデバイスやツールが使いにくく、誰にでも使える状態ではあるけれど、誰も使ってくれないような状況も考えられます。特に新しく何かを導入する際に起こりがちなことで、「使う方が手間」と感じられてしまえば、実務レベルでの運用は難しくなります。

    そもそも、ペーパーレス化するためのデバイスやツールが認知されていない

    ペーパーレス化できるデバイスやツールが導入されたけれど、周知が進んでおらず、それがあることを認知すらされていないということも考えられます。または、導入したけれど使い方を教わっていない、何となくあるのは知っているが必要としていない、というようなケースもあるでしょう。この場合においても、せっかくOCRなどでペーパレス化が可能な状況でありながら、それまでの作業体制のままずるずると日が進み、業務改善が進まなくなってしまいます。

    企業におけるペーパーレス化の導入や運用が進まない時の対策

    次に、企業におけるペーパーレス化の導入や運用が進まない時の対策についてご説明します。

    DXの推進が推奨されている理由を共有する

    DXの推進、すなわちデジタル変革が推奨されているのは、将来的にIT技術を受け入れ続けることができなければ、企業や組織として成り立たなくなることが懸念されているからです。

    2020年初頭からの新型コロナウイルスの影響より、少しでもDXを推進できていた企業や組織、店舗はデジタル技術を活用することで売上や利益を確保することに成功しています。しかし、古いやり方のまま、非効率なままの企業や組織は対応に苦慮しているのが現状です。

    ペーパーレス化やDXの推進は「してもしなくても良い」のではなく、「デジタル変革できなければ淘汰される」という危機感を共有することが大切です。

    OCRによるペーパーレス化は小さな範囲から行うことも可能

    ペーパーレス化はいきなり全体で行わなくても大丈夫です。まずはOCRを導入し、少しずつ範囲を広げながらその利便性を確認しつつ、広範な実務レベルでの運用を目指しましょう。その際、属人化しないように注意することが大切です。

    ある程度データが蓄積され、OCRによるペーパーレス化が効率的=楽であることがわかれば、なるべく広い範囲に適用すべきだと気付くことができます。同時にOCRによるペーパーレス化が進めば、並行してデータの一元管理や蓄積が可能となり、ビックデータの構築、もしくは情報資産の運用にもつながるというメリットがあります。

    業界や業種に相性の良い「楽」につながる技術を増やしていこう

    DXの推進については、業界や業種、または企業や組織ごとに答えが異なるため、具体的に話が進まないことがあります。だからこそ、業界や業種に相性が良いIT技術やツール、ソフトウェアやデバイスの導入を進めることが大切です。

    実際にDXの推進の一助となるサービスやツールがどんどん生まれています。そういったツールをすでに利用し、上手にコストを削減しながら、高効率で事業を展開している企業や組織が増えているのが現状です。

    また、企業や組織側としてではなく、顧客やユーザー側にも利便性をもたらすものもたくさんあるのも事実です。頑なに新しい技術を導入しないのではなく、柔軟に受け入れられる体制や意識を持つことを忘れないようにしましょう。

    まとめ:ペーパーレス化しないという選択は企業としての成長を停滞させる

    今回は企業におけるペーパーレス化の導入が進まない理由や原因、ペーパーレス化が運用段階まで発展しない理由や原因と、それぞれの対策についてご紹介しました。

    ペーパーレス化もDXの推進も言葉は知っていても現実味がなく、自社とは関係ないものと思われがちです。しかし、実際にはどの企業や組織においても、古い体制、古いやり方のままでは将来的に増加するコストに耐え切れない、人材確保や人的リソースの確保ができなくなる可能性もあります。DXの推進の入り口として、OCRによるペーパーレス化を導入すること、導入するだけでなく成功させることから始めてみてはいかがでしょうか。

    当社が提供する「AnyForm OCR」は、ペーパーレス化に必要な機能が備わっている他、誰にでも扱いやすいユーザーインターフェースとともに、実務レベルでの運用に向けたサポートについても充実しておりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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