事務系の仕事における作業量に悩んでおり、効率化するツールや技術をお探しなら「労力と時間の負担が軽減できること」を意識することをおすすめします。
しかし、どのツール・技術を導入すれば良いのかわからず、検討の段階から進まないこともあるかもしれません。
今回は事務系の仕事を効率化するツールを選ぶ際のポイント、そして事務系の仕事の効率化で真っ先に導入すべき技術についてお話します。

事務系の仕事を効率化するツールを選ぶ際のポイント

はじめに事務系の仕事を効率化するツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。

誰にでも使いやすいツールかどうか

事務系の仕事は作業自体は簡単なものばかりです。そのため、効率化するためにツールを導入したつもりが、使いにくかったり、複雑だったりすると、逆に非効率になっていまいます。まずは大前提として誰にでも使いやすいツールかどうか、従来の手順と比べて複雑になってしまわないかという点をチェックしましょう。
ツールを利用すれば担当でなくても仕事ができる、または担当がいなくても処理が進められるようになる、すなわち業務標準化が進みやすくなります。これらは属人化やブラックボックス化の解消でもあるため、使いやすいツールを選ぶことが重要であると覚えておきましょう。

具体的にどの作業が効率化され、結果的にどの程度効率化できるか

効率化するためのツールによっては、用途や目的がわかりにくいものがあります。とりあえず導入してみたものの、何ができるかわからない、効率化されているのかわからないとなれば、コストが無駄になってしまいます。そのため、具体的にどの作業が効率化できるのか、用途や目的が明確なものを選びましょう。同時に結果的にどの程度効率化できるのか、他社の導入事例などをチェックしてみると良いでしょう。
もし、既に効率化するツールを導入しており、効率化に疑問を持っているのであれば、ツールの効果測定を行うこと、コストや手間に対して、労力や時間の削減が見合わなければ、他のツールに乗り換えることも検討すべきと言えます。

その他のIT技術やツール、サービスと連携しやすいか

効率化するツールにありがちなのは、その他のIT技術やツール、サービスと連携できず、独自の使い方、使い道しかできないことです。拡張性や連携・連動する仕組みがない場合、将来的に他のIT技術を導入したり、新しいツールやサービスを導入したりするタイミングで非常に困ります。技術的な面も含めて、何かの基盤や土台になるツールなのか、ツールを導入することで、他のツール・サービス・技術を導入できるようになるのかも見ておきましょう。
特にDXの推進や働き方改革など、ひとつのツールを導入するだけでは解決できない課題や問題に対応しなくてはならないことがあります。そのため、直接的に連携や連動できなくても、出力されたデータや結果を間接的に連動できれば、他のツールで他の作業の効率化を進めることができるます。単にひとつの仕事に対する労力や時間の削減ではなく、前後の仕事、全体的な仕事量の削減になるかイメージすると良いでしょう。

ツールやサービス、ソフトウェアの提供元は信頼できるか

効率化するツールによっては、導入や運用の際に困っても自己解決しなければならないことがあります。何かわからない時に質問や相談ができないと、業務や作業に支障が出てしまい、時間を無駄にしてしまいます。まずはツールやサービス、ソフトウェアの提供元が信頼できるか、同時に導入時や運用時のサポートはあるのかなどをチェックし、導入する前の段階からしっかりとコミュニケーションできるのかを把握しておきましょう。
これらはフリーソフトやオープンソースを利用して、効率化を図る場合にも課題や問題となる部分です。必ずしも無料であるだけで良いとは限らないということ、有料でしっかりとしたサポートを受けられた方が導入しやすく、運用時にストレスなく業務や作業ができるということも知っておくべきです。

残業時間の削減や有給休暇の取得など職場環境の改善につながるか

効率化するツールの基本として、誰かひとりが楽になることも大事ですが、職場全体の環境が楽になるかも重視しましょう。事務系の仕事を効率化するツールによって、時間や労力が削減できるようになれば、人的リソースの確保と時間的な余裕が生まれます。
また、誰もが使いやすいツールであれば、属人化やブラックボックス化も解消しやすいため、誰かがいないと業務が回らないということも軽減されるでしょう。全体的な残業時間の削減、有給休暇の取得など、環境を改善できるかどうか、中長期的に効果があるのか検討の材料にしてみてください。

事務系の仕事の効率化で真っ先に導入すべき技術

次に事務系の仕事の効率化で真っ先に導入すべき技術ついて解説します。

OCR

OCRは紙の帳票上の情報を電子データ化する技術であり、ペーパーレス化のためにも必須です。事務系の仕事の基本である入力業務の効率化に効果を発揮しますので、真っ先に導入すべき技術であると言えます。電子データ化、ペーパーレス化自体が、DX推進の基盤であるため、OCRを導入しなければDXが推進しにくいという難点があります。
ゆくゆくは入力の時点から紙を利用しないこと、デジタルでの入力から始めることも視野に入れつつ、現状が紙に依存した環境であれば、紙を電子データ化することを最優先にすることをおすすめします。

FAXの電子化

FAXの電子化とはFAXを直接的に電子データ化する技術です。FAXの受信、送信、そしてFAX上の情報を目視でチェック、人力で入力といった労力や時間が大幅に削減できます。前述したOCRと同様にペーパーレス化のためにも必須です。
業界や業種、もしくは個人や顧客においては、まだまだFAXが好まれることも多いです。そのため、いきなりFAXの廃止でペーパーレス化！というのは現実的ではありません。企業や組織側がFAXの電子化を行えば、個人や顧客に一切の迷惑をかけることなく、社内や組織内の効率化が行えることから、利益や売上を減らすことなく労力や時間の負担を軽減できるということです。

ペーパーレス化後、自動化やオンライン化

OCRやFAXの電子化によってペーパーレス化が進んだら、次はRPAによる自動化や業務全体のオンライン化を検討しましょう。基本的にはデジタルデータで業務・作業・仕事が進められるように業務改善するということです。その中で自動化できるものは自動化していくこと、顧客からの注文・発注・問い合わせなども、電話やFAXに頼りすぎず、アプリや自社サイトに切り替えていくなど、徐々に全体をデジタルにしていきましょう。

決裁や承認などのデジタル化

業務全体のオンライン化、デジタル化が進んだら、次は決裁や承認のデジタル化がおすすめです。決裁のために部門や部署を訪れたり、上長に直接報告するというような労力や時間が大幅に削減できます。また、顧客との契約関連においても電子決裁を導入することで、客先への訪問や郵送に要する労力と時間が不要となり、業務全体のスピードが大幅に向上します。
また、物販であればECサイトの構築、電子的な支払いの導入も視野にいれておくと良いでしょう。自社のECサイトであれば各種モールやカートシステムの手数料に悩まされることがないので非常におすすめです。

アウトソーシングや外注も視野にいれておくべき

業界や業種によっては、IT技術やツールを導入するよりも、アウトソーシングや外注した方がコストパフォーマンスに優れる可能性があります。無理にIT技術の導入やツールの利用に固執し過ぎず、事務系の仕事そのものを切り分ける、といった視点を持つべきということです。ツールや技術の導入が良いのか、それともアウトソーシングが良いのか悩んだら、当社にご相談ください。

まとめ：導入した効果が目に見えるツール・技術を優先的に導入しよう！