バックオフィス系業務の見えないコストとは?コスト削減に役立つ技術やサービスをご紹介

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    バックオフィス系の業務では、人件費や時間的なコストの他に、従業員には見えない、もしくは見えにくいコストがあります。実際に見えないコストは膨大かつ無駄なコストでもあるため、真っ先に削減すべきと言えます。
    今回はバックオフィス系業務の見えないコスト、そしてバックオフィス系業務のコスト削減に役立つ技術やサービスについてお話します。

    バックオフィス系業務の見えないコストとは

    はじめにバックオフィス系業務の見えないコストとは何か簡単に説明します。

    バックオフィス系業務の見えないコストとは

    バックオフィス系の見えないコストとは、実質的には金銭的、もしくは時間的なコストを支払っているにも関わらず、現場の人間や実務に携わる従業員には見えにくいコストを指します。同様に金銭的でもなく、教育や学習に関するコスト、従業員の労力や疲弊など、心身の健康に関する部分に対してネガティブな影響を与えることもあるコストです。
    これらのコストは日々の事務作業や人員不足による残業、広範囲に渡る業務などが原因であり、すなわち「職場環境が健全でない」ことを意味します。そのため、見えないコストを支払っているのに従業員には還元されない、いつまでも人員不足で、その内に疲弊して離職してしまうような状況に陥ってしまうのです。

    結果が伴わない雇用や採用に関するコスト

    見えないコストのひとつに、結果が伴わない雇用や採用に関するコストがあります。例えば、応募および募集するためのメディア、もしくは人材派遣会社やサービスへの支払いなど「人が入ってこないのに支払わなければならないコスト」です。
    同じく、多少は人が入って来たとしても、職場環境が悪ければ、結局は離職されてしまうため、人材が揃うことはありません。結果的に働いている従業員に負担が掛かる反面、給与には反映されないことで、長く勤めたいという意識を削ぐ結果を招いてしまいます。

    教育に関するコストや教える余裕がないために増えてしまう残業代のコスト

    人員不足かつ人が揃わない環境にありがちなのが、育成や教育の基盤がないのに教育をさせてしまうことです。人材不足の状況下において、通常の業務の他に教育をしろと言われても、時間的なリソースが削られるだけで難しい部分があります。教育および学習に関するコストには、単純な時間や労力だけでなく、新しい人材に対する気遣いなども含まれ、決して小さなものではありません。そのため、教育をしながら通常の業務を遂行しなければならず、残業が増える結果を招きます。また、時間的なリソースが削られるということは、生産性のある仕事に集中できない状況であり、利益や売上を伸ばすことは難しいでしょう。人が入ってこない、人が定着しない、ノウハウも蓄積されない、それは企業や組織として成り立っていない状況とも言えます。

    離職率が高く、定着率が低いこと自体が無駄なコストが増加する要因であると理解すべき

    前項までを振り返ると、「雇用や採用のコスト」「教育や学習に関するコスト」「残業代のコスト」そして時間や心の余裕を作り出せたら良いのにと感じてもらえたのではないでしょうか。現実問題として、離職率が高く、定着率が低いこと自体が無駄なコストが増加する要因であると理解すべきということでもあります。
    これらを正してみると、適切な部分にはコストを支払い、時間や心の余裕を作り、職場環境を改善できる準備を整えることから始めるべきであるのは明白です。離職率が低く、定着率が高くなれば、雇用や採用のコスト、教育や学習に関するコスト、残業代や残業による心身の疲弊など、ネガティブな要素が排除できます。

    職場環境の改善こそがバックオフィス系業務のコスト削減につながる

    職場環境が改善されることで、見えない、もしくは見えにくいコストが削減されます。他の部分の予算やコスト、リソースを割り当てることも可能になりますし、何よりも従業員一人一人の生産性も向上するため、利益や売上のアップも期待できるでしょう。
    いわゆるポジティブかつ成長できる職場環境となり、人が辞めないことでノウハウが蓄積され、効率化や最適化、DXの推進や働き方改革にも対応できるようになります。企業や組織として継続可能な状況にするため、そしてバックオフィス系業務のコストを削減するためにも、まずは既存の従業員の余裕を生み出すための技術の導入やサービスの利用を検討しましょう。

    バックオフィス系業務のコスト削減に役立つ技術やサービス

    次にバックオフィス系業務のコスト削減に役立つ技術やサービスをご紹介します。

    OCRによる紙の帳票上にある情報のデジタル化

    もし、まだペーパーレス化やデジタル化が進んでいない場合、OCRによる紙の帳票上にある情報のデジタル化が効果的です。入力系の事務処理における労力を大幅に軽減できます。
    昨今では帳票設計を行うことで、ほとんどの文字列を読み取れるため、目視によるチェックは必要なものの手入力に要する時間よりも効率的です。実際に「事務処理が多いことで余裕がない」という状況であれば、OCRを導入することで職場環境の改善につながる可能性も高くなります。

    FAXの電子化と基幹システムとの連携

    受注や申し込みにおいて、FAXが現役であれば、FAXの電子化と電子化による基幹システムとの連携も効果的です。FAXによる問い合わせ、応対、入力業務における労力を大幅に軽減できます。
    FAXの情報を電子化し、基幹システムにそのまま入力される仕組みを導入すれば、FAXから転記するという入力系業務が効率化され、結果的に時間の余裕が生まれます。他のバックオフィス系の業務に人員を割り当てることが可能となり、お互いがお互いをサポートする心の余裕も生まれるでしょう。

    FAXによる受注業務や問い合わせ業務のアウトソーシング

    FAXによる受注業務や問い合わせ業務に人員が必要であれば、FAX業務自体をアウトソーシングするのもおすすめです。本業やコアな業務に集中、すなわち生産性の向上や職場環境の改善に注力できるようになります。
    実際にDXの推進が注目されている時代においても、FAXを好む顧客やユーザーがいるのも事実です。そのため、FAXの廃止、完全なペーパーレス化というのが現実的ではないこともあるでしょう。FAX系の業務をそのまま切り離すことで、利益や売上を落とさず、バックオフィス系業務の見えないコストの削減につながります。

    バックオフィス系の入力や受注業務全般のアウトソーシング

    バックオフィス系の業務における入力や受発注業務全般をアウトソーシングするのもおすすめです。雇用や採用、教育や学習に関する金銭的かつ時間的なコストを削減しつつ、業務効率化や最適化につながります。
    OCRやFAXの電子化を導入している余力がない場合にも効果的であり、時間的な猶予を作り出すことで、後々に社内や組織内のDX推進も期待できるでしょう。「導入したい技術はあるが、効果が出るまで待てない」ような状況であれば、バックオフィス系業務のアウトソーシングを利用し、時間や人的リソースの確保から始めてみることをおすすめします。

    OCRによるデジタル化やFAXの電子化によってRPAやAIも視野に

    アウトソーシングによって余裕を作り、OCRによるデジタル化、またはFAXの電子化が社内や組織内で対応できるようになれば、RPAやAIなど、さらなるDXの推進も視野に入ります。
    DX推進においては、そもそもデジタル化やペーパーレス化が進まないことで、先にある技術が導入できないという難点があります。その上で人員不足の中、通常の業務を行い、利益や売上を落とさないというのは難題です。
    デジタル技術を受け入れる余力があるなら、技術を導入すること、技術を受け入れる余力がないなら、アウトソーシングで余力や時間的な猶予を作り出すことから始めましょう。

    まとめ:「見えないコスト」と「見えないフリ」をせず、職場改善することが大事

    今回はバックオフィス系業務の見えないコスト、そしてバックオフィス系業務のコスト削減に役立つ技術やサービスについてお話しました。
    コスト削減を考える時、人員を減らしてしまえば生産性が下がります。生産性が下がれば利益や売上もマイナスになり、ネガティブな悪循環に陥ります。しかし、見えないコストの部分を見えないフリをせず、適切に投資することで生産性が向上=利益や売上がアップします。同時に時間的なリソースの確保と投資できる余力が生まれることから、職場環境の改善に注力できるようになるでしょう。
    当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズでは、バックオフィス系の見えないコストを削減できる技術や仕組みがあります。まずは労力の負担を軽減、時間的な余裕の創出、そして職場環境改善に注力するためにも、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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