バックオフィス系の作業や業務がDX推進と相性が良い理由と導入を成功させる秘訣

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    バックオフィス系の作業や業務、または事務の仕事はDX推進と非常に相性が良いです。同時に、DX推進における他の部門や部署でのIT化が進みやすくなることから、最優先でデジタル化を進めた方が良い作業・業務とも言えます。
    今回はバックオフィス系の作業や業務がDX推進と相性が良い理由、そしてバックオフィス系の作業や業務におけるDXの導入を成功させる方法についてお話します。


    バックオフィス系の作業や業務がDX推進と相性が良い理由

    はじめにバックオフィス系の作業や業務がDX推進と相性が良い理由ついて解説します。

    手動で行っていたデジタル化が自動で行えるようになった

    バックオフィスの仕事は基本的に紙の帳票・書類に関する作業です。今でこそ紙に書くという作業は少なくなりましたが、紙を見て転記するような入力作業はあまり減っていません。すなわち「手動でデジタル化する」という作業をごくごく当たり前に行っていると言えます。
    現在ではOCRによるデジタル化、FAXの送受信そのものの電子化など、手動で行っていたデジタル化がほぼ自動で行えるようになりました。バックオフィス系の作業や業務における「同じことの繰り返し」や「決まった手順」という部分が、DX推進をしやすい要素であることが結果として相性が良い理由だということです。

    難しいシステムやソフトウェアではなく、誰でも扱いやすいものが増えた

    一昔前であれば、パソコンなどのデバイスはそれなりの知識や経験がないと扱えないというネガティブな側面がありました。今では「誰でも直感的に使える」ことが重視されており、特に知識や経験がなくても使いやすいシステム、ソフトウェアが増えています。
    すなわち、IT化のためにIT人材を雇用する必要がなく、既存の従業員・スタッフでもIT技術を利用できるということです。そもそも、バックオフィス系の人材はパソコンなどのデバイスに慣れていることもあり、導入から実務での運用への難易度が著しく下がったことも相性が良い理由と言えます。

    ペーパーレス化やオンライン化に対応したシステムが増えた

    社内や組織内の基幹システムは「印刷する」ことを目的としていて、ペーパーレス化やオンライン化に対応しているものではありませんでした。サーバーやデータベース上にある情報をそのまま扱うという仕組みが少なかったとも言えます。
    現在では印刷を目的としない、オンライン上で処理が終わるなど、ペーパーレス化に対応したシステムが標準的です。システムやサービス同士が連携・連動し、データをやりとりすることも増えており、パソコン上で業務や作業が完結するものばかりと言えます。バックオフィスの仕事における紙の帳票による作業や業務において、紙が不要となること、すなわちDXの推進の基礎ともいえるペーパーレス化であることも相性が良い理由と言えるでしょう。

    アウトソーシングやサービスも充実している

    システムやソフトウェア、アプリだけでなく、バックオフィス系の作業や業務のアウトソーシングやオンラインサービスが充実しているのも、DX推進と相性が良い理由と言えます。極端なことを言えば作業そのものを分離し、結果のみを得られるため、既存の従業員のリソースを大幅に確保できるということです。
    その他にも経理や税金関係など、煩雑で知識も経験も必要な部門や部署の作業でも、書類やデータを送ると処理してくれるようなサービスも増えています。社内や組織内で事業に必要な人材をすべて揃える、といった時代ではなくなったということでもあり、生産性のある仕事に集中するための人材と環境を整えやすい時代になったと言えます。

    効率化という点において、時間と労力の削減効果が高い

    バックオフィスの仕事をDX推進することで、時間と労力の削減効果が高いのも相性が良い理由と言えるでしょう。効率化にも程度があり、削減効果は見込めないものの、手動よりはマシ、手動では実現できないほど削減効果があるものなどさまざまです。
    前述したようにバックオフィスの仕事は、経験や知識がある程度必要なものの、同じことの繰り返しや決まった手順があります。システムやプログラムで経験や知識となる部分を補完し、手順通りに行えば同じ結果が出せるということです。判断や勘を必要としない処理であれば、目視によるチェックや手動での入力よりもシステムが処理する方が早いのは明白であり、システムやツールに任せるべき仕事になったということを理解すべきと言えるでしょう。

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    バックオフィス系の作業や業務におけるDXの導入を成功させる方法

    次にバックオフィス系の作業や業務におけるDXの導入を成功させる方法をご紹介します。

    誰が利用しても同じ結果になること、属人化やブラックボックス化しないこと

    DXの推進で注目されがち、もしくは主となる目的のひとつに「デジタルによる効率化」が挙げられます。もちろん、費用対効果も含めて、効率化による「時間や労力の削減」は必須ではありますが、前提として忘れてはならないのが「誰が利用しても同じ結果になること」です。
    誰が利用しても同じ結果になるということは、業務標準化しやすいことを意味します。言い換えれば、他の人が利用すると違う結果になる、または非効率になる仕組みを導入してしまうと、属人化やブラックボックス化してしまうということです。誰でも利用できること、誰もが同じ結果を出せることを前提として技術やツールの選定を行いましょう。

    現場や実務担当者の声をよく聞いて、扱いやすく馴染みやすい仕組みを選ぶ

    バックオフィス系の作業や業務において、必ずしもツールの目的や用途と合致し、業務にスムーズにフィットするとは限りません。効果や結果の試算だけを見て導入してしまうと、現場とのギャップによって導入や運用がうまくいかないということです。
    そのため、現場や実務担当者の声をよく聞くこと、どの作業・業務が負担となっているのか、どの部分をITに任せれば楽になるのかを明確にしましょう。扱いやすく、馴染みやすい仕組みであるのか、曖昧なままにせず、導入も微調整や効果測定を行いながら、効果の最大化となるよう改善し続けることをおすすめします。

    前後の作業の邪魔にならない、もしくは手数や工数を増やさない点を重視する

    バックオフィスの仕事において、前後に関連する部門や部署、または担当が存在します。一部門、一担当のみが楽になるようなツールの場合、結局は他に迷惑をかけたり、作業を押し付けたりしているだけ、もしくは手数や工数を増やしただけということになりがちです。
    一部分だけのDX推進を行うというよりも、業務の流れ全体の効率化につながるのか、ボトルネックを発生させたり、負担の皺寄せとならないかを必ず精査しましょう。

    導入時や運用時のサポートが充実していて、丁寧な応対があるベンダーを選ぶ

    バックオフィス系の作業や業務に関するIT技術、ツール、ソフトや仕組みは数多く存在しています。どれもが魅力的かつ効果的に見えることから、選ぶのはとても大変です。そのため、ある程度絞り込んだ後、導入時や運営時のサポートが充実しているのか、問い合わせや相談の段階で丁寧な応対なのかを見極めましょう。
    何かを導入する時にありがちなのは「わからないから、前のやり方で進めてしまう」ことです。導入時だけでなく、運用時でもしっかりと対応してくれるベンダーであれば、導入時も運用時も安心であり、ツールや仕組みの効果を最大限に発揮できます。

    顧客やユーザーに負担をかけないことも忘れないようにすべき

    バックオフィスの仕事は顧客やユーザーと密接なものもあります。DX推進のやり方によっては、運営側が楽をするために、顧客やユーザーに何らかの負担を強いるような仕組みも考えられるため、充分に注意しないと顧客・利益・売上を失ってしまいます。
    例えば、DX推進のためにFAXの廃止!などとしてしまうと、FAXのみの顧客を切り捨てることになるか、顧客がわざわざ何らかのデバイスを購入しなくてはならなくなります。FAXの廃止ではなく、FAXの電子化を選ぶことで、顧客には一切負担をかけず、運営側が楽をできるようになる、といったように、顧客に負担を強いないこと、結果として間接的に何かを失うことがないよう意識しましょう。


    まとめ:効率化=楽をすること、負担を軽減することと周知しよう!

    今回はバックオフィス系の作業や業務がDX推進と相性が良い理由、そしてバックオフィス系の作業や業務におけるDXの導入を成功させる秘訣についてお話しました。
    DXの推進による効率化は楽をすること、負担を軽減することと周知しましょう。現場や実務担当者の理解をしっかりと得ること、導入してはい終わり!ではなく、きちんと効果測定を行い、さらなる効率化ができるよう改善を続けることをおすすめします。
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