人手不足を解消する対策を知り、職場環境を良くすることで、誰もが働きやすく、長く勤めたいという好循環が期待できます。
逆に離職率が高く、定着率が低いような環境においても、課題や問題を把握し、適切に改善を続ければ、必ず職場環境は改善できますので諦めないことが大切です。
今回は慢性的な人手不足に陥る職場環境にありがちな課題や問題、そして離職率を低下し定着率を向上させるコツについてお話します。

慢性的な人手不足に陥る職場環境にありがちな課題や問題

はじめに慢性的な人手不足に陥る職場環境にありがちな課題や問題について解説します。

業務や作業のやり方がアナログで非効率である

企業や組織によっては、昔ながらのやり方で業務や作業を進めていることがあります。アナログで非効率な方法の場合ですと、従業員への負担が非常に大きいため、慢性的な人手不足になってしまうのです。また、マニュアルのようなものはなく、OJTと称して現場の人間に社員教育を丸投げしてしまうこともあり、属人化や労力の偏りが発生しがちと言えます。
このような環境の場合、同業他社やライバル企業がどのように業務や作業を進めているのか、もしくは他の業界・業種、地方自治体や官公庁を参考にデジタルな方法に切り替えることで解決できる可能性があります。

長時間労働を前提とした雇用や働き方になっている

給与面も含めて、長時間労働を前提とした雇用や働き方のままの場合も、慢性的な人手不足になりがちです。前項のアナログかつ非効率なやり方も関係しており、一日の作業や業務が終わらない、もしくは残業によって終わらせてしまうことも少なくないでしょう。従業員は人間ですから、無理が続けば仕事に対する前向きな気持ちも失われますし、職場がギスギスとした雰囲気に陥ってしまいがちです。
このような場合、長時間労働になってしまう原因は何か、人手不足が人手不足を生み出していないかを精査することから始めましょう。忙しいのはわかっていますが、何の手も打たないままでいると、既存の従業員も疲弊し、せっかく入った新しい人もすぐに辞めてしまうという悪循環から抜け出せません。

事務系の作業やバックオフィス系の業務の処理に追われている

長時間労働かつアナログで非効率なままですと、事務系の作業やバックオフィス系の業務の処理に常に追われることになります。すなわち、生産性の高い仕事に集中できないため、利益や売上の向上が見込みづらくなります。
このような場合において、まずは事務系の作業やバックオフィス系の業務の削減を行うことからはじめましょう。アナログかつ非効率なやり方から、デジタルで高効率なやり方に変化させることで解決できる可能性が高いです。特に事務系の作業やバックオフィス系の業務はOCRやFAXの電子化、もしくはアウトソーシングによって作業に要する時間や労力を大幅に軽減できるので、DXの推進に注力することをおすすめします。

DXの推進どころか、IT技術を受け入れる環境が整っていない

昨今、注目されているDXの推進は労力や負担の軽減、時間的なコストの削減など非生産的な仕事をITやデジタルに任せるという側面があります。ただし、DXの推進どころかIT技術を受け入れる環境が整っていない場合、前項までの課題や問題を解決できず、やはり離職率が高く、定着率が低い職場環境から脱却できません。
まずは既存のIT技術やIT基盤がどの程度か精査すること、その上で導入できるIT技術やサービスがないかを模索しましょう。特にペーパーレス化やオンライン化など、デジタルで代替できる技術の導入が進んでおらず、紙の帳票など、紙ベースで作業や業務を進めているのであれば、デジタル化から始めると、その他のIT技術も受け入れやすくなります。

テレワークや時短勤務、急な有給休暇（半休含む）の取得が難しい

古い就業規則や働き方に縛られている場合、テレワークや時短勤務ができないことがあります。急な有給休暇が取れず、家族や従業員自身が何かあっても休めないような状況です。これらは家庭環境によっては育児・介護などもあるため、家族を優先するために泣く泣く辞めるしかない人を生み出してしまう原因と言えます。
長時間労働や過度な残業の削減をすることも意識しつつ、テレワークや時短勤務、半休も含めて急な有給休暇を取得できるようにしましょう。誰も休めないような環境はいずれ破綻してしまうことを理解しておくべきです。逆に言えばこうした古い就業規則から脱却するだけでも、わざわざ辞める必要はない、プライベートも大事にできると定着率が上がる可能性が高まります。

離職率を低下し定着率を向上させるコツ

次に離職率を低下し定着率を向上させるコツについて簡単に説明します。

IT技術で代替できるものはIT技術に任せる

前提として、IT技術で代替できるものはIT技術に任せるという視点を持ってください。例えば、入力業務ならOCRやFAXの電子化、またはアウトソーシングを利用してみましょう。特に事務系の作業やバックオフィス系の業務は「同じことの繰り返し」であり、「誰がやっても同じ結果になる」ことが多いため、代替しやすく、アウトソーシングにも向いています。
現代においてはIT技術は「ITが苦手な人でも扱いやすい」ように設計されています。苦手意識を持ちすぎず、効率化や最適化ができるツールやサービスを受け入れることが大切です。

アナログな紙ベースの作業体系をデジタルに変更する

もし、アナログな紙ベースの作業や業務体系であれば、デジタルに変更することも意識すべきです。デジタル化を進めることができれば、その他のIT技術が導入しやすくなるだけでなく、時間的な余裕と労力の負担が大幅に軽減できるためです。「忙しい」という状況の改善に一番効果的であり、従業員の心身の健康にもポジティブな影響が期待できます。
ペーパーレス化やオンライン化、デジタル化は地方自治体や官公庁でも急ピッチで進められています。これから先の時代において当たり前の技術になることも想定し、早い段階から慣れておくことを意識しましょう。

業務標準化を行いつつ、働き方改革を意識する

業務標準化とは「誰にでもできることは、誰にでもできるようにしておくこと」です。マニュアルがない、特定の誰かでなければわからない、辞めた人間にしかわからないなど、属人化やブラックボックス化を解消するということでもあります。
DXの推進やデジタル化は、そのもの自体が業務標準化しやすい仕組みを備えています。属人化しない、ブラックボックス化させないよう工夫が凝らされているものも多いので、既存のやり方から脱却したいと考えている場合にも向いています。

採用や雇用に関するコストを職場環境改善のコストに割り振る

採用・雇用・離職・退職のような自転車操業から脱却するためにも、「今の職場環境を良くすること」にコストを割り振りましょう。従業員の働く現場が悪ければ、いつまでも離職率も定着率も向上しません。
長時間労働の是正、過度な労力や作業の偏りの改善、非効率から高効率へと転換するなど、IT化やデジタル化、業務標準化を意識し「働きつづけたいと思える環境」を構築することを目指してみましょう。

テレワークや時短勤務の他、再雇用や再就職も可能にする

テレワークや時短勤務に対応するとともに、再雇用や再就職を可能にするのもおすすめです。既に働いたことのある従業員であれば、出産・育児・介護などの環境が落ち着くことで、また働いてもらえる可能性が高いですし、何よりも教育コストが少なくて済みます。
同時に今までお話したコツを実際に導入し、職場環境が改善されれば離職率は低下、定着率が向上、すなわち慢性的な人手不足から脱却できる可能性が高まります。人が辞めにくいということは、働きやすい環境を維持しやすいということです。また、同じ職場で働きたい、家庭の事情などでいったん離れるけれど、戻ってくることができる職場環境になれば、この先にある少子高齢化による労働力不足や団塊の世代の引退なども耐えられるようになるでしょう。

まとめ：人手不足だからこそ既存の従業員を大切にすることから始めよう！