OCRのエンジンに関する基礎知識や初めてOCRを選ぶ時の基準とは

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    OCRを導入したい、または既存のOCRから乗り換えを検討する際に気になるのが「OCRのエンジン」というキーワードです。各種OCRツールやソフトウェアで示されている数字の他にもOCRのエンジンがどのようなものなのか理解することで、適切なOCRを選ぶことができるようになります。
    今回はOCRのエンジンに関する基礎知識や初めてOCRを選ぶ時の基準、そして別のOCRに乗り換えるべきと判断する基準についてご紹介します。

    OCRのエンジンに関する基礎知識

    はじめにOCRのエンジンに関する基礎知識について見ておきましょう。

    OCRのエンジンとは何か

    OCRのエンジンとは文字列の認識を行うための基盤となるソフトウェアやシステム、ツール及びプログラムやスクリプトを指します。

    OCRのエンジンは目的や用途、またはOSや使用するデバイスで分かれており、例えばスキャナで取り込むのか、カメラで撮影するのか、PDFなどの電子データから読み取るのかなど条件に応じて利用できるものと、利用できないものがあります。

    また、文字列といっても印刷された英数字、フォントのデザイン、手書きの文字列があり、日本ですとさらに漢字、ひらがな、カタカナがあるため、対応するOCRのエンジンを選ぶ必要があります。

    単純に目的や用途に合わないOCRエンジンを使って「精度が低い」というのは筋違いであるということです。逆に、目的や用途に合っているのに文字列が認識されないのであれば「精度が低い」と言えるでしょう。

    OCRエンジンの精度が目視のチェックを左右する

    OCRによる文字認識においては、最終的に識別できなかった文字列を目視によるチェックと修正が必要な場合があります。OCRエンジンの精度が高ければチェック作業は少なくなり、OCRエンジンの精度が低ければチェック作業は多くなります。

    もちろん、OCRを利用せずに目視によるチェックと手動のデータ入力と比べれば労力は少ないと言えますが、目視によるチェックや修正も少なくなるほうが良いのは確かです。言い換えれば、OCRを利用し、目視によるチェックと修正に要する労力と、OCRを利用せず、すべてを目視によるチェックと手動のデータ入力する労力を比べた場合、前者の方が圧倒的に労力が少なく済むこと、データ入力業務の削減が決して不可能ではないことがわかります。

    OCRエンジンの精度とOCRの性能と機能が業務効率化や最適化を推進する

    OCRエンジンの精度が高く、OCRエンジンを搭載するOCRシステムの性能や機能が伴うことで、初めて業務効率化や最適化を推進することができます。だからこそ、OCRエンジンといっても前述したように様々な種類があること、OCRエンジンを搭載するOCRのシステム・ツール・ソフトウェアごとの性能や機能によって最終的な精度が異なることを留意しておかなくてはなりません。

    実務に耐えうるOCRエンジンとOCRエンジンの性能をフルに発揮できる機能を利用できるOCRソフトウェアを選ぶことで、データ入力業務の削減、人的リソースの確保、適切な人員配置が可能となり、業務全体の効率化や最適化につながります。同時にDXの推進の基盤となる「紙ベースの帳票のデジタル化及びペーパーレス化」が実現できるようになり、IT資産及び情報資産を蓄積し、ビックデータとして活用や再利用しやすい環境が整うでしょう。

    初めてOCRを選ぶ時の基準とは

    次に初めてOCRを選ぶ時の基準をご紹介します。

    OCRの性能やOCRエンジンがどのようなスペックなのか

    当然のことながらOCRの性能、OCRエンジンがどのようなスペックなのかは重要視すべきです。

    ・どんな目的や用途を想定したものなのか

    ・どのようなデバイスでデータを取り込むのか

    ・PDFなどのデータ上の文字列の読み込みは可能か

    ・公式に記載されている読み取り精度はどの程度か

    ・どのようなOCRエンジンを搭載しているか

    最低でも上記の項目をチェックし、業務や作業に合致するものを選びましょう。

    実務や現場で使いやすいUIや機能を備えているか

    実務や現場で使いやすいUIや機能を備えているかも重要視すべきポイントです。

    ・帳票の形式を問わずに取り込むための機能があるか

    ・帳票のタイプや項目の割り振り及び振り分けが可能か

    ・取り込んだデータを自動で分類しデータベースに登録できるか

    ・属人化しにくく、誰にでも扱いやすいUIを備えているか

    ・読み込んだデータの取扱いが実務で利用できるレベルか

    上記のような形で、現場や実務レベルで利用できるかをチェックしましょう。可能であればどのような帳票でも読み込めて、取り込む項目を柔軟に取捨選択できるものが望ましいです。

    また、極端なことを言えば、スマートフォンのカメラで撮影して、認識した文字を手動で整理するようなタイプですと効率的とは言えませんし、実務や現場で使いやすいとも言えません。

    紙の帳票をスキャナで読み込むだけで自動的に項目毎に分類し、すぐにデータを利用できる形にできるもの、それらの工程を作業する人間が把握しやすいものが理想です。

    導入から運用までのサポートはあるのか

    OCRは性能や機能も大切ですが、導入から運用のサポートがあるかどうかも重要です。なぜなら、使いこなせないまま、または精度の上げ方がわからないまま利用してしまえば、結果として「OCRは使い物にならない」または「自分でデータ入力した方が早い」という誤解や思い込みを招くためです。

    OCRを導入する際もトップダウンで決めてしまうのではなく、現場や実務の担当者に使い心地をチェックしてもらうこと、導入テストや運用テストを行うことを忘れないでください。


    別のOCRに乗り換えるべきと判断する基準について

    次に、別のOCRに乗り換えるべきと判断する基準についてご紹介します。

    既に導入したOCRの認識精度が低い場合

    既に導入したOCRの認識精度が低いと感じている場合、すぐにでも別のOCRに乗り換えることをおすすめします。単純に性能が低い、または古いOCRを使っていて「OCRは使えない」というのは、旧式のパソコンやOSを使って「処理が遅い」と言っているのと同じだからです。

    また、古いOCRや性能が低いOCRを使い続けるということは、不要なコストを支払い続けることでもあります。なるべく早い段階で別のOCRに乗り換えることを検討すること、最新のOCR技術を導入すれば業務効率化や最適化につながることを意識してみてください。

    データや帳票の振り分けができない場合

    OCRによってはデータや帳票の振り分け、分類、割り振りができない場合があります。たしかにデータ化はされたけれど、結局、人の目と人の手によってデータを加工したり、転記しなければならなかったりするような状況が該当します。

    せっかく、OCRを利用しているのにデータ入力しているのと同じ労力なら、すぐにでも別のOCRに乗り換えるべきです。社内や組織内で当たり前になっている事務作業、バックオフィス系の業務のほとんどはDXの推進で削減できること、特にデータ入力業務を目視によるチェックと手動で行っているのは「古い」と理解することが大切です。

    連携するサービスやツールが少ない場合

    各種マーケティングツールやオンラインサービス、または社内や組織内の基幹システムやデータベースと連携しにくいOCRを利用している場合も、乗り換えを検討すべきです。特に現時点でOCRで読み取ったデータを転記しなければならないような作業が伴う場合はすぐにでも乗り換えましょう。

    また、マーケティングツールやオンラインサービスにおいても、導入することで業務効率化や最適化となるものがたくさんあります。間接的にでも連携できたほうが将来的な拡張がスムーズになりますし、何よりもDXの推進が進みやすくなります。IT技術を受け入れる体制や基盤作りにもなりますので、DXの推進を意識しているのであれば、早い段階で乗り換えることを検討してみてください。

    まとめ:高い精度のエンジンを搭載するOCRをお探しなら「AnyForm OCR」がおすすめ!

    今回はOCRのエンジンに関する基礎知識や初めてOCRを選ぶ時の基準、そして別のOCRに乗り換えるべきと判断する基準についてご紹介しました。

    当社が提供する「AnyForm OCR」ではWOCRという形で、AI型のOCRエンジンと従来の非AI型のOCRエンジンの2つを搭載しております。最終的に目視によるチェックが必要となるのは最大でも全体の15%程度、今までOCRで読み込んだ後のチェックや修正のための人的リソースや時間的なリソースの大幅な削減が期待できます。高い精度のエンジンを搭載するOCRをお探しであれば、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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