手書き文字を人力でデータ化する際のコストやデメリット

はじめに手書き文字を人力でデータ化する際のコストやデメリットを見てみましょう。

手書き文字の文字起こしは人的資源と時間を浪費する

手書き文字の文字起こしは人的資源と時間的なコストを浪費するというデメリットがあります。もちろん、1枚、2枚など少ない量の伝票や帳票であれば別ですが、何百枚、何千枚ともなれば時間も人手も多く必要になります。これらは業界や業種によって異なる部分とはいえ、企業や組織としての規模が大きければ必然的に労力が必要であり、同じく利益や売上を増やそうとすればするほど労力やコストが増えるという悪循環に陥る可能性も高まります。

誤字や脱字が判別できずに二度手間になる

手書きの文字は人によってクセがあることも多く、読めない場合も少なくありません。その場に書いた本人がいれば別ですが、そうでない場合は本人に確認する手間も増えますし、悩んでいる時間は作業が停滞してしまうので、業務全体のスピードが遅延するというデメリットも発生します。さらに誤ってデータ化してしまえば後々の作業に支障が出ることも多く、解決しにくく厄介な課題であると言えます。

そもそも、手書きの書類は郵送なども含めてやりとりに時間が掛かる

手書き文字のデータ化以前の問題とも言えますが、手書きの書類や帳票、伝票は郵送なども含めてやりとりに時間が掛かるのもデメリットです。例えば、役所の手続きなどで考えると、わざわざ役所まで行かなければならない、必要書類や確認事項をその場で満たすことができなければ持ち帰って再度役所に行かなければならないとすれば、行ったり来たりの時間や労力が必要となります。企業や組織においても同様であり、手間が掛かれば掛かるほど処理が遅れる＝利益や売上までの期間が間延びするというデメリットにもつながります。

紙ベースの帳票の保管や廃棄、管理の手間

手書き文字をデータ化した後の帳票や書類の保管や廃棄、管理の手間やコストもデメリットと言えます。紙資源のコストだけでなく、保管するコスト、それらに伴う人件費も含めて、企業の規模が大きければ大きいほど負担が増えてしまいます。データ化前の伝票や書類は原紙として簡単に捨てることもできない場合もあることから、削減しにくいコストとして頭を悩ませる存在と言えます。

目視によるチェックや手入力はうっかりミスやヒューマンエラーを起こしやすい

手書き文字のデータ化の際、目視によるチェックや手入力によってうっかりミスやヒューマンエラーを起こしやすいのもデメリットです。また、作業量が増えれば必然的にミスも増え、ミスをカバーするための労力も増大してしまいます。作業量が増えるというのは利益や売上が増えているというポジティブなことであるはずなのに、事務作業の面において対応しきれず、人員が足りないことで利益や売上が頭打ちになることも考えられるでしょう。

手書き文字のデータ化をIT技術の活用で改善する方法や考え方

次に、手書き文字のデータ化をIT技術で改善する方法や考え方をいくつかご紹介します。

前提：なぜ、手書きが必要か、手書きでなけれなダメか精査する

業界や業種による部分はあるにせよ、本当に手書きが必要なのか、手書きでなければダメなのかを精査しましょう。実際問題として、普段生活する中で手書きはどれくらいあるか考えてみることから始めても良いかもしれません。ふと思い返しても手書きで何かを処理するというのは少ないことに気が付きます。むしろ、今の時代に手書き？と思うことがあるのではないでしょうか。企業や組織として手書きが必要なのか、代替できる手段がないかどうかを見極めることが大切です。

ユーザーや顧客の「手書き」をゼロにする

手書き文字をデータ化する作業があるということは、言い換えれば顧客やユーザーに手書きという労力を負担しているということでもあります。もちろん、手書きの方が早い現場もありますし、パソコンやスマホによる入力が現実的ではない分野もありますので、必ずしも手書きがダメ！ということではありませんが、手書きが必要なのか見極めつつ、ユーザーや顧客の手書きをゼロにすることを検討しましょう。また、実際に手書きであるべきかを顧客やユーザーにアンケートを取っても良いかもしれません。実は手書きが面倒だった、労力だったとなれば顧客やユーザもその他の代替手段に対応してくれる可能性が高まります。

ペンタブレットで手書きを直接データ化する

どうしても手書きが必要であれば、ペンタブレットなどを用いて手書きを直接データ化する方法もあります。直接紙に手書きするのではなく、データとして手書きを受け取るということです。いわゆるクレジットカードでの支払い時にサインをするような仕組みであり、単に署名やサイン、捺印の代わりとして手書きが必要であれば代替手段として成立する可能性が高いです。また、場合によっては電子的に契約する仕組みを導入することで、書類の郵送などの手間を省くことができます。既に商品の売買やオンラインの有料サービスへの課金など、BtoCやBtoB、CtoCにおいても実現している仕組みでもありますので、前向きに検討してみても良いでしょう。

OCRで手書き文字を読み取ってデータ化する

OCRで手書き文字を読み取ってデータ化するのも良いでしょう。昨今ではOCRによる文字認識の精度も高くなっているので、決められたフォームや枠組みの中であれば認識しやすくなっています。OCRのソフトウェアやツールによっては実務レベルの運用も可能ですので、目的や用途に合わせて高性能なOCRの導入も視野に入れておきましょう。OCRによって手書き文字を認識する仕組みが導入できれば、ペーパーレス化・デジタル化というDX推進の基盤も整いやすくなりますので、OCRを導入する際はどのような機能を備えているかもチェックすることをおすすめします。

オンライン化やWebフォーム、もしくはアプリへ移行する

手書き文字のデータ化に悩んでいるからこそ、オンライン化やWebフォーム、もしくはアプリへ移行することも検討してみましょう。例えば、商品の注文やサービスの依頼や予約など、一般的に何かを受注する仕組みであれば大抵はオンライン化やアプリへの移行は可能です。もし、そういったIT系に疎い顧客やユーザー層を抱えているのであれば、FAXや電話による注文などに切り替えることも検討しても良いでしょう。どの場合においても「手書きを必要としない」ことや「そもそも手書きができない」ようにすることが手書き文字のデータ化のコストやデメリットを改善するということを忘れないようにしてください。

まとめ：人力による手書き文字のデータ化は無理せず、IT技術に頼ろう

今回は手書き文字を人力でデータ化する際のコストやデメリットとIT技術による改善方法についてお話しました。

オンライン化やアプリ化、タブレットによる電子的なサインも含めて、IT技術で代替できる場合は代替した方がスムーズです。しかし、どうしても手書きの要素が廃止できないのであれば、手書き文字の認識が可能なツールやソフトウェアを導入しましょう。

いきなりオンライン化は難しい、もしくはOCRによる手書き文字のデータ化を始めたいとお考えであれば、当社の「AnyForm OCR」の利用をご検討ください。手書き文字に関しても認識精度が高く、実務レベルで運用することが可能です。同時にペーパーレス化やデジタル化など、データの一元管理やFAXの電子化も可能であり、DXの推進の一助となりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。