自治体がOCRを導入した背景と業務効率化や改善に至った事例のご紹介

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    自治体の一部ではOCRを導入し、業務効率化や改善に至っているケースがあります。OCRを導入したけれど活用できていない、またはOCRを導入してもどのように活用すべきかわからない方の参考になる事例と言えますので、ぜひともチェックしてみることをおすすめします。
    今回は、地方自治体がOCRを導入した背景と業務効率化や改善に至った事例をご紹介します。

    自治体がOCRを導入するに至った背景

    はじめに自治体がOCRを導入するに至った背景を見ておきましょう。

    行政サービスにおける質の向上

    現段階で行政サービスはオンライン化があまり進んでおらず、窓口に行かなければ手続きできないような状況です。しかも窓口は混み合うことも多く、時間を取られてしまうのが億劫で利用が進まないことも懸念されていました。実際に働いている人が役所に行ったら、混みすぎていてせっかく休みを取ったのに大半を費やしてしまうようなケースも散見されます。

    同時に窓口での人力の対応にも限界があり、必ずしも質の良いサービスを提供できているかといえば難しい部分とも言えます。忙しければ対応が粗雑になることもありますし、お互いが険悪なムードとなってしまうことも否めないからです。

    人材不足や少子高齢化への対処

    自治体の人員不足は解消されているとは言えません。2020年初頭の新型コロナウイルスによる影響で各種給付金や補填などの手続きにおいても、圧倒的にマンパワーが足りず、遅延や間違いなどが全国各地で発生しました。

    将来的に少子高齢化となれば、さらに人材不足が加速します。そのため、人の手を必要としない部分の作業や業務をIT技術に任せるべきという流れになったと言えます。同時にOCRを導入することで、各種最先端のIT技術を受け入れる基盤作りになることも導入が進んでいるきっかけになったと言えるでしょう。

    DXの推進が重要視されていることも要因のひとつ

    DXの推進が重要視されていることも要因のひとつと言えます。前項で説明したように各種最先端のIT技術を受け入れる基盤を手に入れるためには、データ入力業務の削減、電子化やデジタル化、そしてペーパーレス化が必須だからです。手書きの書類、目視によるチェックや手動のデータ入力など、どれもが人員を必要とするものであり、同時に時間的なコストも必要となります。

    このため、まずは目視によるチェックと手動のデータ入力部分を削減すること、そしてデジタル化や電子化したデータを元に、RPAや各種システム、デバイスとの横断的なデータ活用することで様々な部分のコストの削減に取り組むようになりました。

    自治体のOCR導入による業務効率化や改善の具体的な事例

    次に総務省の資料を元に自治体のOCR導入による業務効率化や改善の具体的な事例をご紹介します。

    参考元:総務省 - 地方自治体における AI・ロボティクスの活用事例

    1.愛知県一宮市の事例

    OCRとともにRPAを導入した愛知県一宮市の事例を見てみましょう。

    ・課題

    愛知県一宮市ではオンラインで利用できるeLTAXの利用者が少なく、印刷後郵送された届出書を住民税システムに入力するという業務が課題となっていました。繁忙期には対応しきれないほどの届出書が届くため、職員の負担となり、その他の業務に影響があったことも推測できます。

    ・取組

    課題を解決するための取組として、届出書をOCRでデータ化、そしてRPAによってデータからロボットが住民税システムに入力する仕組みを導入します。最初の段階では手書きやフォーマットの異なる部分においては職員がその都度対応したとのことです。

    ・成果

    年間180,000件の届出書の入力に592時間要していたものが、OCRとRPAを導入することで398時間に短縮され職員の負担が大幅に軽減されるという結果が出ました。帳票設計やレイアウトの工夫によって読み取り精度を高めることで、年間438時間の削減が可能になると試算され、さらに改善や効率化の余地があることに期待が寄せられています。

    愛知県一宮市の事例ではOCRとRPAを組み合わせたことで、課題となる範囲のデータ入力を大幅に削減しました。具体的な数値で成果が示されていることから、OCRを導入し、RPAと連携するための基盤を作っておくことの大切さが理解しやすくなる事例と言えます。

    2.東京都港区の事例

    RPAを導入するために、まずはOCRを導入した東京都港区の事例を見てみましょう。

    ・課題

    東京都港区では人口が平成29年度で25万人超、2027年には30万人を越えるという試算があり、人口増になっても質の高い行政サービスを提供すること、それに伴い職員の負担を増やさず、業務効率化による働きやすい職場作りを課題としていました。

    ・取組

    RPAによって各種事務を自動化する前段階として、まずはOCRよってコミュニティバスの乗車券申請書のデータ化に着手しました。年間約25,000枚の手書きの申請書をOCRで読み取り、RPAでシステムに入力する仕組みを導入します。

    ・成果

    OCRとRPAの組み合わせによって前段階であるコミュニティバス乗車券に関する業務を自動化した結果、その他の業務についても自動化が可能となれば年間約2000時間の職員の業務時間の削減が可能になるとの試算が出されました。このことから職員が他の業務に専念できるようになり、さらにICTを活用することで区民サービスを向上できることが期待されています。

    東京都港区の成果では、まずは一部の業務をOCRとRPAでデータ化と自動化することで、その他の業務に適応した時にどれだけ削減できるかを試算できたことと言えます。実際に2,000時間もの時間が削減できるということは、工夫次第でさらなる業務効率化、最適化とともに職員に負担を掛けず、区民に質の良いサービスを提供できる基盤が実現できることを示している事例であると言えます。

    3.和歌山県橋本市の事例

    OCRを導入するために、まずはRPAを導入した和歌山県橋本市の事例を見てみましょう。

    ・課題

    和歌山県橋本市では、将来的にOCRやRPAによる業務の自動化を行うことを推進しています。その中でも申告書類ごとに1件毎にシステムに入力が必要な業務として、軽自動車税に関する廃車や転出の処理が月430件、年間約5,200件の業務を1件ずつ行わなければならないという課題がありました。

    ・取組

    J-LIS提供の廃車データを取り込み、システムへの入力をRPAに任せることで職員の確認や入力業務を省略する仕組みを導入しました。今後はその他の業務についても適用できるような取組を続けるとのことです。

    ・成果

    軽自動車税の廃車業務に関する部分が省略されたことにより、年間86.6時間の作業時間の削減につながると同時に、申請の多い繁忙期に他の業務に専念するための時間的なリソースの確保が可能になるという成果が出ています。将来的にはシステムから取り込めないデータをOCRでデータ化し、RPAと組み合わせることで、その他の申請においても自動化が進むことが期待できるでしょう。

    和歌山県橋本市の事例では、年間86.6時間という小幅な削減のように見えますが、大都市と比べて人員が圧倒的に少ない地域であれば、まずは負担を減らし、他の業務に従事できる時間を作ることがどれだけ大変なのか伝わってきます。OCRやRPA、または最先端の技術を利用することで、少人数でも効率的かつ負担の少ない業務配分が可能となることを示している事例です。

    まとめ:OCRを導入すべきと感じたら「AnyForm OCR」がおすすめ!

    今回は地方自治体がOCRを導入した背景と業務効率化や改善に至った事例をご紹介しました。

    地方自治体がOCRを導入した背景は民間企業や組織としても当てはめられる部分であり、サービスを向上するため、業務を効率化するために、まずはOCRによる電子化、デジタル化が効果的であることがわかります。紹介した3つの事例においても、OCRでデータ化した情報をRPAでどのように処理させるか、そして処理させる部分が職員の負担の軽減となるかを意識していることが伝わってきます。

    もし、まずはOCRを導入すべきだろうか、または現在のOCRでは精度が低くて対応しきれていないとお悩みであれば、当社が提供する「AnyForm OCR」をおすすめします。OCRによるデータ化、デジタル化、ペーパーレス化が可能となり、RPAや各種最先端技術を導入する基盤が整いますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

    最後までお読みいただきありがとうございました。

    この記事がOCRの導入事例を知りたかった方、具体的にどのようにOCRを使うべきかお悩みの方のお役に立てれば幸いです。

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