デジタルイノベーションやDXなど、言葉ありきで意味がわからず翻弄されてしまうことがあります。
また、具体的にどんなものかわからない、曖昧過ぎる表現のように感じて何をしたら良いかわからず悩むこともあるでしょう。
今回は、デジタルイノベーションとDXについて改めて解説するとともに、デジタル化およびIT化に悩んだら真っ先に導入すべき技術、またペーパーレス化や電子化に関するありがちな誤解についてお話します。

デジタルイノベーションとDXについて改めて解説

はじめにデジタルイノベーションとDXについて改めて解説します。

デジタルイノベーションとは

まずイノベーションとは技術革新・新機軸・新結合・新しい切り口・新しい捉え方など、新しく何かを始めることやきっかけなどを意味する言葉としてビジネス業界では用いられています。
そして、デジタルイノベーションとはデジタル技術による革新やデジタルを活用した新しい何かを創出することを指します。
イノベーションという言葉自体が新しい何かを創出するという意味合いや新しい何かに挑戦しているというメッセージを持つこともあり、企業や組織として標語のような形で用いられることもしばしばです。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

DXはデジタルトランスフォーメーションの略称であり、解釈はさまざまありますが、ビジネス業界においては「デジタル技術を活用して業務プロセスの効率化や最適化、既存の商品やサービスの変革を行う」という意味を指します。
しかし、DXの推進と言えば、デジタル技術・IT技術で作られたツールやソフトウェア、または物理的なデバイスなどを導入し、業務プロセスや作業手順をアナログからデジタルに置き換えるというイメージの方が強いのも事実です。

デジタルイノベーションとDXの違い

デジタルイノベーションとDXの違いは解釈や分類、立場や目線の違いによる使い方の差程度と言えます。実際にどちらもデジタル技術を活用すること、デジタル技術で何か新しいことを始めることなど、ほぼ同じ意味合いを持っているからです。
ただし、イノベーションという意味に着目した場合、新しい商品やサービスの創出、まったく新しい考え方や発想という視点があることから、DXの推進におけるデジタル技術ではあるものの既存の技術を導入してアナログからデジタルに変革する、という部分は大きな違いであると言えるでしょう。

デジタル化およびIT化に悩んだら真っ先に導入すべき技術

次にデジタル化およびIT化に悩んだら真っ先に導入すべき技術をご紹介します。

OCRによる紙の帳票のペーパーレス化

一般的な業務体系の企業や組織なら、紙の帳票による事務処理や手続き、申請があります。まずはOCRによって紙の帳票のペーパーレス化からデジタル化およびIT化を始めましょう。
日々の業務の一部がデジタル化されることで、雇用する側も従業員側もデジタル技術に慣れる契機となりますし、ノウハウ・ナレッジの共有も進むようになるからです。実際にデジタル化やIT化が進まないのはデジタルやITに慣れていないこと、必要性を感じていないことが原因になりがちです。そのため、まずは事務系の作業やバックオフィス系の業務からデジタル化・IT化がスムーズに進められる部分から導入を始めることをおすすめします。

FAXの電子化

現在ではFAXの電子化も実現しています。FAXによる受注業務を電子化することで、FAXの原紙を用いた作業手順から解放されます。特にFAXは電子化やペーパーレス化ができないと思われがちな部分ですが、実際にはFAXの電子化は実務レベルで利用できる技術ですので導入に不安を感じる必要はありません。
FAXの電子化の良いところは、顧客や取引先、個人客など送信する側に負担をかけないことです。同じFAX番号に送信するだけで、受信する側が電子化する仕組みなので、FAXの廃止やそれに伴う顧客離れや利益および売上の損失を気にしなくて済むのです。

ペーパーレス化と電子化に基づいた社内・組織内のIT基盤の再構築

次の段階として、紙の帳票のペーパーレス化とFAXの電子化に基づいた、IT基盤の再構築、そして作業手順や業務プロセスの見直しを行いましょう。早い段階から将来的にビッグデータとしての活用やAI・機械学習による再利用に向けて、データを蓄積しておくことで、情報資産としての価値が高まります。
また、データ化・電子化された情報を企業や組織の基幹システムや独自の管理システムと連携、または外部のマーケティングツールと連動・連携することで、データにさらなる価値を生み出すとともに、データから利益を生み出すことも可能になります。

ペーパーレス化や電子化に関するありがちな誤解

次に、ペーパーレス化や電子化に関するありがちな誤解について簡単に説明します。

事務やバックオフィス系の仕事が奪われる

OCRやFAXの電子化など、事務やバックオフィス系の担当者であれば、仕事が奪われるという不安に陥ることがあります。実際には従業員の事務作業の負担を減らして、事務処理に要する時間の短縮にはなりますが、仕事を奪うということはあり得ません。
なぜなら、実際にOCRやFAXの電子化はすべてが全自動という訳ではないためです。昨今では文字の認識精度も向上していますが、目視によるチェックや人力での修正はゼロではありませんし、顧客や取引先の記載ミスや間違い、勘違いもあることから、負担は減るものの、まだまだ人手も必要であることは理解しておきましょう。

デジタル技術の導入や維持運営のコストよりも人件費の方が安い

デジタル技術の導入や維持運用のコストより、人権費の方が安いという誤解もあります。もちろん、導入する技術やIT基盤の有無にもよりますが、デジタル技術の導入や維持運営のコストと人件費のコストを比べること自体がナンセンスであると知っておきましょう。
前項でも申した通りに、デジタル技術を導入すれば、人件費が不要になるということではないためです。実際にはデジタル技術の導入によって、無駄な残業の削減や時間的なコストの短縮・圧縮につながることから、人件費の削減になるというのが正しい認識と言えるでしょう。
同時にデジタル技術によって事務処理の負担や時間的なコストが削減されること＝生産性のある仕事に人的リソースを集中できることにもつながるため、結果として利益や売上の増加を期待できます。

OCRによるペーパーレス化やFAXの電子化は実務レベルではない

OCRによるペーパーレス化やFAXの電子化は決して新しい技術ではありません。そのため、数年、十数年前の認識を持つ方の場合、OCRやFAXの電子化は実務レベルではない、現場では使い物にならないと思い込んでいることがあります。
しかし、現代においてはOCRによるペーパーレス化もFAXの電子化も実務レベルで十分利用可能なまでに精度が高まっており、既に業界や業種問わず現場で利用されています。
これらの誤解によってIT技術の導入やデジタル化が遅れないようにすること、一従業員や一管理者の思い込みでDXの推進を停滞させないようにすることを心がけてみてください。

まとめ：デジタルイノベーションやDXの推進を難しく考え過ぎないこと！

今回はデジタルイノベーションとDXについて改めて解説するとともに、デジタル化およびIT化に悩んだら真っ先に導入すべき技術、ペーパーレス化や電子化に関するありがちな誤解についてお話しました。
デジタルイノベーションやDXの推進はとても難しいことのように考えられがちです。しかし、実際には日々の事務処理をデジタルに置き換える程度のことであり、導入してしまえば、ごく当たり前の技術として受け入れやすいものばかりです。
当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、OCRやFAXの電子化の導入がスムーズであり、実務や現場レベルでデジタルイノベーション・DXの推進がしやすくなりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。