ジョブローテーションによる属人化の解消と業務標準化に潜むデメリットについて

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    ジョブローテーションという言葉をご存知でしょうか? ジョブローテーションは属人化の解消や業務標準化、または従業員の適正の再発見など、職場環境や人材を有効活用したい場合に非常に役立ちます。 ただし、ジョブローテーション、属人化の解消、業務標準化においては、メリットとともにデメリットがあるのも事実です。 今回はジョブローテーションによる属人化の解消と業務標準化に関する考え方、そして属人化の解消と業務標準化に潜むデメリットについてお話します。

    ジョブローテーション・属人化の解消・業務標準化に関する考え方

    はじめにジョブローテーション・属人化の解消・業務標準化に関する考え方について簡単に説明します。

    ジョブローテーションとは何か

    ジョブローテーションとは従業員や幹部候補となる人材に対し、一定期間、特定の部署や部門で働いて仕事を学んでもらう仕組みを指します。ジョブローテーションを行うことで、社内や組織内全体の業務の流れや動きを把握および理解しやすくなること、また管理者側からすると個々の仕事への適正が明確になることがメリットです。その他にも社内や組織内における人間関係(コネクション)を作ることで、円滑なコミュニケーションや調整ができる人材を育てるという側面もあります。 一昔前で言うところの転勤や栄転など、一定のタイミングかつ定期的な移動もジョブローテーションであり、社内や組織としての強化と人材の育成を担っていたと言えます。現代におけるジョブローテーションは少子高齢化や業務標準化など、多様化する働き方や生き方に対応するためにも活用されつつあります。

    属人化の解消とは何か

    属人化の解消とは「特定の誰かにしかできない業務」を解消することを指します。働き方改革やDXの推進においても属人化自体が問題視されており、いかに属人化を解消するか、同時にブラックボックス化やレガシー化の防止や解消が課題とされています。

    業務標準化とは何か

    業務標準化とは「誰でも適切に業務を行えるように最適化すること」を指します。属人化とは真逆の考え方・仕組みであり、お互いがお互いをフォローしやすい職場環境が整うこと、過度な負担が一個人に集中しないことで注目されています。実際に働き方改革における長時間労働の是正や有給休暇の取得など、お互いに休める環境や無理をしない環境を作りたい場合に必要不可欠な考え方・仕組みであり、業務標準化自体が属人化の解消になることも期待されています。

    ジョブローテーションと属人化の解消

    ジョブローテーションによって個々の従業員が少しずつ、さまざまな作業や業務を覚えていくことで、属人化してしまう作業や業務が少なくなっていきます。そもそも、属人化の怖いところは、属人化していることに気付けない点です。ジョブローテーションによって、部門や部署に新しい人材が入ること、作業や業務を教える仕組みが備わるようになれば、属人化しようがありませんし、何よりも問題や課題が可視化される可能性も高くなります。

    ジョブローテーションと業務標準化

    ジョブローテーションのために業務や作業の手順を見直したり、マニュアルを作成したりするようになれば、必然的に業務標準化も進みます。そもそも、企業や組織における作業や業務においては、勘・経験則・センスによるものもありますが、基本的には誰にでもできる小さな作業の積み重ねばかりです。これらを可視化し、細分化し、再構築し、把握することができれば、業務標準化は簡単に実現できます。逆に言えば、ジョブローテーションされた人材がその作業や業務を遂行できない、覚えられないとなれば、業務標準化がなされていないことが明確になるため、属人化の解消と同じく、問題や課題も発見しやすくなるでしょう。 team-listens-at-meeting.jpg

    属人化の解消と業務標準化に潜むデメリット

    次に属人化の解消と業務標準化に潜むデメリットについて説明します。

    ひとつの作業・業務に特化した人材が育ちにくい

    ジョブローテーションによる属人化の解消と業務標準化はいわゆるプロフェッショナルやエキスパートの育成が難しいというデメリットがあります。広く、浅い人材育成になってしまうと、平均的であるものの突出したスキルや能力がない人材ばかりになってしまうということです。 ただし、トレードオフとも言える部分であり、きっぱりと属人化を解消することの方がメリットは大きいといえます。実際に特定の誰かがいなければ作業の遅延や業務の停滞となる属人化よりも、業務の標準化によってお互いがお互いをフォローできる体制の方が前向きですし、健全と言えます。

    特定の作業や業務において得手・不得手のある人には不向き

    業界や業種による部分ではありますが、特定の作業や業務において得手・不得手がある人には不向きというデメリットがあります。不得手なのに無理やりジョブローテーションと称してやりたくないことをやらされるのは離職率の向上と定着率の低下を招いてしまうからです。 こちらの場合も「本人や周囲が気付かなかった適正」を発見・把握できるという可能性もあるため、一概にデメリットとは言いきれない部分とも言えます。注意したいのはジョブローテーションも大事ですが、従業員本人の意志をある程度尊重すること、嫌々やらせるのではなく理解してもらった上で真剣に取り組んでもらえるよう導入することが大切です。

    業務標準化のためのIT技術への投資やコストが後回しになること

    ジョブローテーションを行うためには、前もって業務の標準化をしておくべきと言えます。特にIT技術への投資やコストを見込んでおかない場合、古く、アナログなやり方が継承され続けてしまいます。ジョブローテーションや業務の標準化のタイミングで、IT技術に投資すること、切り替える良いタイミングと見据えて、しっかりとコストを計上することを忘れないようにしましょう。 もし、ペーパーレス化やデータ化の自動化が進んでいなければ、この機会に事務系の作業やバックオフィス系の業務のDX推進を行っても良いかもしれません。先に投資を行い、業務標準化を進めて、教えやすく働きやすい環境を作ることを重視するとジョブローテーションもスムーズになります。

    形ばかりで属人化の解消や業務標準化されていないことがある

    ジョブローテーションも含めて、形ばかりで属人化の解消や業務標準化されていないことがあります。変化に難色を示す人がいることで、いつまでも属人化が解消されず、お互いにフォローできない体制のままになってしまうということです。 こういった場合は効果測定や効果検証を行い、属人化が解消され、業務標準化が進んでいるのか、特定の人物に頼らなくても業務がスムーズに回るのかなどチェックするのがおすすめです。同様に「教える余裕」を作り出すことも忘れないでください。ジョブローテーションどころか、自分の作業や業務が忙しすぎて仕事が教えられない、マニュアル作りどころではない、という状況を解消することも進めておきましょう。

    ジョブローテーションしているつもりが、特定の人にしわ寄せがいく

    ジョブローテーションや属人化の解消、業務標準化にありがちなデメリットとして、メリットのために進めているつもりが、結局、他の部門や部署、または特定の人にしわ寄せがいくということが挙げられます。 社内や組織内全体がポジティブな効果を得られるようにすることを意識し、大抵のことはマニュアルで対応できるようにすること、必要に応じて部門や部署を越えてフォローアップができる体制にするなど、部分的かつ一時的にメリットを得ることに満足しないよう注意して進めることが大切です。

    まとめ:ジョブローテーションで全社的な能力の底上げするイメージを持とう

    今回はジョブローテーションによる属人化の解消と業務標準化に関する考え方、そして属人化の解消と業務標準化に潜むデメリットについてお話しました。 当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズを導入することで、OCRによるペーパーレス化、FAXの電子化が実現可能となり、ジョブローテーションしやすく、属人化の解消、業務標準化の基盤の構築にもつながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
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