RPAとOCRの連携で業務効率化を実現！導入ステップと成功事例
2024.12.25
- INDEX
-
現代のビジネス環境では、業務の効率化が競争力を高める重要な要素となっています。特に、RPAとOCRの技術は、企業の業務プロセスに革命をもたらす力を持っています。RPAは定型的な作業を自動化し、OCRは手書きや印刷された文字をデジタルデータに変換します。この二つの技術が連携することで、業務のスピードアップ、精度向上、コスト削減が実現し、企業の生産性向上に大きく貢献します。
本記事では、RPAとOCRの基本概念から導入のステップ、成功事例まで、これらの技術がどのように業務改善に役立つのかをご紹介します。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？
RPAの基本概念と利点
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、ソフトウェアロボットを使って、定型的で繰り返し行われる業務プロセスを自動化する技術です。これにより、人的リソースを解放し、業務の効率化を図ることができます。RPAは、プログラムコードを使って業務を自動的に実行するのではなく、ユーザーがコンピュータで行う操作を模倣することで、複雑な処理も自動化できます。たとえば、データ入力、データ転送、帳簿処理などの定型的な業務をRPAツールが代行します。RPAの主な利点は以下の通りです。
業務自動化におけるRPAの役割
RPAは、特に定型業務が多い業界で力を発揮します。例えば、金融業界では顧客情報の入力や請求書の処理、製造業では在庫管理や発注処理など、RPAを導入することで手動の作業を減らし、業務の標準化を促進します。RPAは「手作業の代行」としての役割を果たし、効率的な業務遂行を支援します。また、RPAは他のシステムやツールと連携できるため、複数のソフトウェア間でデータを自動的に転送したり、必要な情報を取り出して次のプロセスへ渡すといった処理もスムーズに行えます。これにより、業務全体の効率が向上し、最終的には企業全体の生産性向上に繋がります。
OCR（光学文字認識）とは？
OCR技術の基本的な仕組み
OCR（Optical Character Recognition）は、印刷された文字や手書き文字をスキャナーやカメラで読み取り、デジタルデータに変換する技術です。OCRは、画像やPDFなどの非構造化データからテキストデータを抽出するために広く使用されています。基本的には、OCRは以下の流れで動作します。OCRがもたらすデータ処理の革新
OCR技術は、ビジネスのあらゆる分野でデータ処理の革新を促進しています。特に、従来手作業で行われていた文書入力作業を自動化することで、企業の業務効率化が進んでいます。例えば、請求書や契約書、領収書などの書類をOCRで読み取ることにより、手動でデータ入力する必要がなくなり、時間と手間を大幅に削減できます。また、OCRはデータをデジタル化するため、他のシステムへの統合やデータ分析も容易になります。これにより、企業は文書管理や情報共有を効率化し、業務の透明性を高めることができます。
さらに、OCR技術は、AIと組み合わせて使われることが増えており、より高精度な文字認識や、文書の内容に基づいた自動分類、データの自動抽出などが可能になっています。このような進化により、企業は業務処理の迅速化と正確化を実現し、競争力を高めることができるのです。
RPAとOCRの連携がもたらすメリット
データ入力業務の効率化
RPAとOCRの連携は、データ入力業務の効率化において非常に効果的です。従来、データ入力は手作業で行われることが多く、特に大量の書類や手書きの情報をデジタル化する作業は時間と手間がかかります。しかし、OCRを活用することで、紙の書類や画像データから文字情報を瞬時に抽出し、RPAがそのデータをシステムに自動で入力します。これにより、データ入力作業が大幅に短縮され、人手をかけることなく大量の情報処理が可能となります。たとえば、請求書や注文書のデータをOCRでスキャンして、RPAがそのデータを会計システムや在庫管理システムに自動で入力することができます。これにより、従業員は面倒な手入力作業から解放され、より価値の高い業務に集中することができます。結果的に、データ入力のスピードが向上し、業務全体の効率が大きく改善されます。
エラー削減と精度向上
RPAとOCRの連携により、エラー削減と精度向上が実現します。手動でデータを入力する場合、タイピングミスや誤読、情報の入力漏れなどが発生しやすく、これが業務上のトラブルや無駄な時間を生む原因となります。OCRによって文字認識精度が向上し、さらにRPAがそのデータを正確に処理することで、人為的なミスを大幅に削減できます。特に、手書きの書類や複雑なフォーマットの文書では、通常のOCRでは認識精度が低くなることがありますが、最新のOCR技術はAIと連携することによって、この問題を解決します。さらに、RPAが複数のシステム間でデータを一貫して処理するため、誤った情報の転送や入力ミスが起こりにくくなります。これにより、業務の正確性が大幅に向上し、エラーによる修正作業や再処理を減らすことができます。
コスト削減の実現
RPAとOCRの連携により、業務の自動化が進み、企業は大幅なコスト削減を実現できます。まず、手作業で行われていたデータ入力作業や文書処理をRPAとOCRに任せることで、従業員の労力を削減し、その分の人件費を抑えることができます。また、これにより業務のスピードが向上するため、同じリソースでより多くの作業を処理できるようになり、全体の生産性が向上します。さらに、RPAは24時間稼働可能なため、深夜や休日にも作業を続けることができ、無駄な時間を削減できます。OCRを使って書類をデジタル化することで、物理的な保管スペースやファイル管理にかかるコストも削減され、効率的な文書管理が可能になります。これにより、従来のデータ処理にかかっていた多大なコストを削減し、全体の業務コストを大幅に低減させることができるのです。
OCRとRPAの連携で可能となる業務自動化の具体例
次に、OCRとRPAの連携で可能となる業務自動化の具体例をご紹介します。OCRで読み込んだ情報をRPAでシステムやサービスに入力
OCRとRPAの連携によって、OCRで読み込んだ情報をRPAでシステムやサービスに入力する作業が自動化できます。データを転記するのみの単調作業を自動化できるため、膨大な作業量があったとしても、正確かつ迅速に自動で処理することができます。例えば、数百枚の帳票からデータを打ち込む必要がなくなり、時間と人の手を空けることが可能になります。出荷指示書や納品書の作成
OCRで読み込んだ情報を元に、離れた場所にある倉庫で出荷指示書や納品書を自動で作成することができます。OCRで注文書を読み取り、システムに登録、登録された情報を元に倉庫のプリンタから出荷指示書や納品書が印刷されるという流れが自動化され、今まではその間に必要だったやりとりが不要になります。既に一部において出荷作業のピックアップのロボットによる自動化も進んでおり、近い将来、入庫や出庫のフルオートメーションが当たり前の時代になることが期待されています。請求書の処理や請求書の発行を自動化
蓄積された注文書の処理や請求書の発行を自動化することもできます。今までは経理や会計などの事務職が何百枚もの紙の帳票とにらめっこしながら作業していたことですが、OCRとRPAであれば、注文書がOCRで読み込まれた時点で請求書のデータが蓄積され、締め日になれば自動で請求書の発行という流れを自動化できます。この場合においても、紙やFAXの帳票が各部署や部門を行ったり来たりするごとの受け取りの確認や受け渡しの手間、計算や入力の作業などが大幅に省かれます。納品書の入出庫データの管理の自動化
納入された商品の納品書で検品が終わった後、自動で入出庫のデータの更新を行うこともできます。また、検品時に足りない商品や誤った商品があれば、自動で通知し、ミスやエラーとして報告、再度注文、もしくはメーカーに自動で知らせることも可能です。その他、既に実現されているのが、ICタグとも連携した入出庫管理です。既に商品などがピッキングされた状況であれば、商品の行き先ごとに仕分けられ、店頭に配送、店頭でICタグの管理で商品が売れたら売上やデータに計上するなど、物理的な商品とデータの完全なリンク・追跡・把握も可能になっています。紙帳票やFAXからの注文への受注通知、発送通知など自動返信
紙の注文書、もしくはFAXからの注文へのメールによる受注通知、または出庫のステータスに合わせて発送通知などの自動返信も可能です。紙帳票やFAXを読み込んだタイミングを起点として、さまざまなアクションにつなげられるということであり、今までは紙帳票を顧客から受け取り、最終的に倉庫などから出庫されるまでに要していた確認や連絡が大幅に軽減されます。確認や連絡のために社内や組織内のみの帳票を起こす必要もありませんし、同じものをコピーして渡したり、複写式の伝票などで管理する必要もなくなります。RPAとOCRを導入するためのステップ
必要な準備と計画
RPAとOCRを企業に導入するためには、まず準備と計画が重要です。これらの技術を導入することで業務の効率化が期待できますが、スムーズに導入を進めるためには事前の準備が欠かせません。まず最初に行うべきは、現状の業務プロセスの洗い出しです。どの業務が自動化に適しているのか、どの部分にOCRを活用することができるのかを評価する必要があります。これにより、RPAやOCRを導入すべき業務や処理を特定できます。次に、導入を成功させるための明確な目標設定が必要です。例えば、「月間のデータ入力作業を30%削減する」「書類処理の精度を99%にする」といった具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定します。このような目標を持つことで、導入後の効果を定量的に評価でき、進捗状況を把握しやすくなります。
さらに、RPAとOCRの導入には専門知識が求められます。そのため、社内の担当者を育成したり、外部のコンサルタントやベンダーの支援を受けることを検討しましょう。技術的なサポートを得ることで、導入のハードルを下げることができます。
導入の流れと注意点
RPAとOCRの導入は、以下の流れで進めるのが一般的です。
注意点としては、以下のようなポイントが挙げられます。
成功事例と失敗事例から学ぶ
成功事例
RPAとOCRをうまく導入した企業では、大幅な業務効率化とコスト削減が実現しています。例えば、ある製造業の企業では、請求書の処理をOCRとRPAで自動化しました。これにより、毎月の請求書処理にかかる時間を70%削減し、従業員はより価値のある業務に集中できるようになりました。この企業は、まず小規模な業務から始めて、段階的に自動化の範囲を広げていったことが成功の鍵となりました。失敗事例
一方で、RPAとOCRの導入に失敗した事例も存在します。ある企業では、過度に多くの業務を一度に自動化しようとしたため、導入後にシステムが適切に機能せず、エラーが頻発しました。さらに、社内の従業員の理解が不足していたため、ツールの活用が進まず、期待した効果が得られませんでした。この失敗から学べることは、導入を段階的に進め、社員のトレーニングを徹底することが重要だということです。まとめ：OCRとRPAの連携で企業の競争力を高める
RPAとOCRの連携は、業務効率化やエラー削減、コスト削減に大きな効果をもたらします。データ入力業務の自動化や精度向上を図ることができ、企業のデジタル変革（DX）を促進します。これらの技術を導入する際は、慎重に計画し、適切なツールやベンダーを選定することが成功へのカギです。「DX OCR」は、特に現場での使いやすさと高い認識精度が魅力のOCRソフトです。多様な帳票に対応し、AI技術により手書き文字にも対応します。RPAやその他のシステムとの連携もスムーズに行えるため、業務効率化の第一歩を支援する理想的なツールです。最新の技術を用いた業務効率化に関心がお有りなら、お気軽にお問い合わせください。
