請求書の処理を自動化するために必要な基盤と自動化によるメリット・デメリット
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請求書の処理を自動化するために必要な基盤
はじめに請求書の処理を自動化するために必要な基盤について簡単に説明します。紙の帳票上の情報をデータ化・電子化する技術の導入
請求書の処理を自動化するためには、いわゆるペーパーレス化と同等の基盤が必要です。すなわち、紙の帳票上の情報をデータ化・電子化する技術を導入する必要があります。 企業や組織における紙の帳票は納品書や請求書の他、さまざまな書類が挙げられ、一般的にはコピー用紙やFAX用紙に印字されているものがほとんどです。紙の帳票にある情報をデジタルデータとして扱えるようにするには、OCRと呼ばれる光学文字認識技術を利用するか、人力（目視によるチェックと手入力）で対応する方法があります。 DXの推進が求められる時代においては、人力ではなく、OCRによってデジタルデータに変換するのがスマートかつスムーズと言えるでしょう。OCRによるデータ化と並行してデータの紐付けや蓄積が可能な仕組みも必須
OCRによってデータ化しただけでは、結局、人力（目視によるチェックと手入力）でデータの登録をしなくてはなりません。そのため、OCRによるデータ化として、データベースの項目やテーブルとデータの紐付けを行うことで、デジタルデータとしての取扱いが楽になります。OCRを選ぶ時のコツでもある部分ですので、「単に文字列として認識するだけでなく、データベース等への登録が可能なものを選ぶ」ということは覚えておきましょう。 データベースと紐付け・関連付けされる仕組みを導入することができれば、請求書の処理を自動化するための基盤はほぼ構築できたようなものです。残るはRPAや事務作業やバックオフィス系業務を自動化・最適化するツールと組み合わせるだけで、請求書の処理を自動化することができます。FAXの業務がある場合はFAXの電子化や外注・アウトソーシングも視野に
もし、企業活動においてFAXの業務がある場合、FAXそのものの電子化、もしくは外注・アウトソーシングも視野に入れておきましょう。特にFAXはまだまだ現役の通信・コミュニケーション手段でもあるため、いきなり切り捨ててしまうと利益や売上にネガティブな影響があります。 むしろ、FAXに対応しつつ、その他の通信・コミュニケーション手段と両立しておくこと、手段を増やす方が、顧客およびユーザーの分母を増やすことにつながります。DXの推進で言うところのペーパーレス化のためのオンライン化を目指しながら、FAXによる連絡も可能にしておくと良いでしょう。
