【請求書のオンライン化】メリットや役立つシステムなどをご紹介
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紙の 請求書処理に関する課題
まずは紙の請求書処理に関する課題について確認しておきたいと思います。課題①：発行・郵送に係るコスト
紙の請求書を処理する上で、代表的な課題と言えば発行や郵送に係る費用や工数でしょう。 紙の請求書を郵送する場合は当然送料がかかりますし、請求書の件数が増えれば増えるだけコストは増加します。 FAXで送る場合、郵送料は掛かりませんが、コピー用紙代やトナー代などは掛かってくる形になるのです。課題②：請求書のデータ化やファイリングの手間
また顧客に対して郵送した請求書の社内控えや、顧客から送られてきた請求書などを管理するための手間もかかってきます。 紙のままで管理する場合ファイリングなどの手間がかかりますし、データ化して保管する場合でもスキャンしなければなりません。 これらの作業は単体で見ればそこまで負担とはならないですが、まとまった件数が来ると馬鹿にはならない工数がかかるのです。課題③：誤送信のリスク
誤送信のリスクも忘れてはいけません。 メールで添付する場合にも同じことが言えますが、紙の場合は特に封入時の入れ間違いなどのケースも散見されます。 請求書には顧客にとっても重要な情報を記載していることが多いため、誤送信は情報漏えいなどの情報セキュリティリスクに直結するのです。 紙の請求書で運用している限り、こういったリスクをゼロにすることはできませんので注意が必要になるでしょう。請求書をオンライン化するメリット
紙による請求書の処理に潜む課題について確認したところで、ここからは請求書をオンライン化するメリットについてお話していきましょう。メリット①：費用コストの削減
一つ目のメリットは「費用コストの削減」です。 先程課題のところで紙の場合は郵送料を始め、コピー用紙やトナー代、封筒代など備品に係る費用も掛かってくるとお話しました。 その点請求書の運用をオンライン化すれば、これらのコストを削減することができます。メリット②：業務工数の削減
「業務工数を削減できる」という点もメリットとして挙げられるでしょう。 紙での請求書の場合、管理する際ファイリングやスキャンによる電子化といった作業コストがどうしても掛かってきてしまいます。 しかし請求書をオンライン化すれば、そもそも電子データとしてやり取りすることになるため、ファイリングやスキャンなどの工数が一切かからないのです。メリット③：誤送信リスクの低減
誤送信などのリスクを低減できるという点も見逃せません。 このメリットはメールによるオンライン化では享受できませんが、後ほどご紹介するシステムなどを活用すれば得ることができます。 詳しくは「請求書のオンライン化に役立つシステム」のところでお話しますので、ここでは「誤送信リスクも減らせる」というポイントを押さえておいていただければOKです。オンライン化のデメリットは？
ここまで請求書をオンライン化するメリットについてお話してきましたが、何点かデメリットも存在していますので、併せて確認しておきます。 まずデメリットとして押さえておきたいポイントが、システムの導入費用でしょう。 請求書を実用性も考えてオンライン化するには、システム導入が必要と言わざるを得ません。 その場合必ず導入費用が掛かってくるので、その点はデメリットと言えるでしょう。 またオンライン化ではなく、紙のまま郵送やFAXでの運用を希望する企業も一定数存在します。 そういったケースにおいては、顧客の理解を得るための説得や説明に工数を割かなければならない点もデメリットになりますね。
