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コラム
【請求書のオンライン化】メリットや役立つシステムなどをご紹介

【請求書のオンライン化】メリットや役立つシステムなどをご紹介

2021.10.26

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紙の請求書を運用することには、様々な課題やリスクが潜んでいます。これをお読みの方も、誤送信リスクや管理に係る工数などがあり、紙での請求書をオンライン化したいと思われたからこそ、この記事にたどり着かれたのでしょう。そこでこの記事では紙の請求書に関する課題を踏まえた上で、オンライン化させるメリットや方法、役立つシステムなどをご紹介していきます。請求書のオンライン化に取り組みたいという方は、是非一度お読みください。

紙の請求書処理に関する課題

まずは紙の請求書処理に関する課題について確認しておきたいと思います。

課題①：発行・郵送に係るコスト

紙の請求書を処理する上で、代表的な課題と言えば発行や郵送に係る費用や工数でしょう。紙の請求書を郵送する場合は当然送料がかかりますし、請求書の件数が増えれば増えるだけコストは増加します。 FAXで送る場合、郵送料は掛かりませんが、コピー用紙代やトナー代などは掛かってくる形になるのです。

課題②：請求書のデータ化やファイリングの手間

また顧客に対して郵送した請求書の社内控えや、顧客から送られてきた請求書などを管理するための手間もかかってきます。紙のままで管理する場合ファイリングなどの手間がかかりますし、データ化して保管する場合でもスキャンしなければなりません。これらの作業は単体で見ればそこまで負担とはならないですが、まとまった件数が来ると馬鹿にはならない工数がかかるのです。

課題③：誤送信のリスク

誤送信のリスクも忘れてはいけません。メールで添付する場合にも同じことが言えますが、紙の場合は特に封入時の入れ間違いなどのケースも散見されます。請求書には顧客にとっても重要な情報を記載していることが多いため、誤送信は情報漏えいなどの情報セキュリティリスクに直結するのです。紙の請求書で運用している限り、こういったリスクをゼロにすることはできませんので注意が必要になるでしょう。

請求書をオンライン化するメリット

紙による請求書の処理に潜む課題について確認したところで、ここからは請求書をオンライン化するメリットについてお話していきましょう。

メリット①：費用コストの削減

一つ目のメリットは「費用コストの削減」です。先程課題のところで紙の場合は郵送料を始め、コピー用紙やトナー代、封筒代など備品に係る費用も掛かってくるとお話しました。その点請求書の運用をオンライン化すれば、これらのコストを削減することができます。

メリット②：業務工数の削減

「業務工数を削減できる」という点もメリットとして挙げられるでしょう。紙での請求書の場合、管理する際ファイリングやスキャンによる電子化といった作業コストがどうしても掛かってきてしまいます。しかし請求書をオンライン化すれば、そもそも電子データとしてやり取りすることになるため、ファイリングやスキャンなどの工数が一切かからないのです。

メリット③：誤送信リスクの低減

誤送信などのリスクを低減できるという点も見逃せません。このメリットはメールによるオンライン化では享受できませんが、後ほどご紹介するシステムなどを活用すれば得ることができます。詳しくは「請求書のオンライン化に役立つシステム」のところでお話しますので、ここでは「誤送信リスクも減らせる」というポイントを押さえておいていただければOKです。

オンライン化のデメリットは？

ここまで請求書をオンライン化するメリットについてお話してきましたが、何点かデメリットも存在していますので、併せて確認しておきます。まずデメリットとして押さえておきたいポイントが、システムの導入費用でしょう。請求書を実用性も考えてオンライン化するには、システム導入が必要と言わざるを得ません。その場合必ず導入費用が掛かってくるので、その点はデメリットと言えるでしょう。またオンライン化ではなく、紙のまま郵送やFAXでの運用を希望する企業も一定数存在します。そういったケースにおいては、顧客の理解を得るための説得や説明に工数を割かなければならない点もデメリットになりますね。

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請求書をオンライン化させる方法

ここからは請求書をオンライン化させる方法について簡単にご紹介していきます。

オンライン化の方法①：メールに添付

最も手軽にオンライン化する方法としては、「メールに添付する」というものでしょう。請求書のデータをPDF化し、メール添付で送るだけですので、現在の運用フローを大きく変えずに対応することができます。この方法は新たにシステムを導入する必要はありませんが、請求書をPDF化する手間が残るのと、顧客からもPDFでもらえるようにするための説明や依頼が必要になるので、注意してください。

オンライン化の方法②：クラウド上でダウンロード

二つ目の方法はクラウド上に請求書をアップロードし、それをダウンロードできるサービスを活用するというものです。メールに添付して送る必要もなく、クラウド上にアップするだけ、もしくはダウンロードするだけなので、より効率的に請求書の処理対応をすることができます。

オンライン化の方法③：クラウド上で請求処理を完結する

続いてご紹介するのは、クラウド上で請求書処理を完結できるWebシステムを活用するという方法です。二つ目にご紹介したサービスの高機能版のような位置づけで、アップロードやダウンロードだけでなく、Webシステム上で請求書の処理を行える点が特徴です。方法②と方法③は顧客側にも同様のシステムやサービスを導入してもらう必要がありますので、その点は留意しておきましょう。

オンライン化の方法④：FAXでのやり取りを電子化する

最後にご紹介する方法はFAXでのやり取りを電子化させるというものです。先程紙での請求書を希望する企業も一定数存在し、そういった顧客と取引している場合オンライン化するには説得が必要であるとお話しました。しかしFAXでのやり取りを電子化できるシステムも存在しており、そういったシステムを活用すれば、顧客環境に依存することなくオンライン化することができるので、顧客への説明などの工数を省くこともできます。 FAXでのやり取りを電子化するためのシステムについては、この後詳しくご紹介します。

請求書のオンライン化に役立つシステム

最後に請求書のオンライン化に役立つシステムをご紹介します。

オンライン化に役立つシステム①：クラウド請求書発行システム

一つ目のシステムは「クラウド請求書発行システム」です。システム内で請求書の作成は勿論、顧客への送信や顧客からの受信、入金管理という一連の流れを完結することができます。またシステム内で作成した請求書を専用のクラウドサーバーに保管し、そのURLを顧客に通知するだけで送信できる機能を持つシステムもあるので、誤送信リスクなどをかなり減らすことも可能です。【クラウド請求書発行システムのメリットとデメリット】・メリット：請求書処理のプロセスを一つのシステム内で完結できる・デメリット：顧客にも同様のシステムを導入してもらう必要がある

オンライン化に役立つシステム②：FAXシステム

二つ目にご紹介するシステムは「FAXシステム」です。 FAXシステムを活用すれば、以下の点が可能となります。・パソコン上で作成したファイルを直接FAX送信・顧客から受け取ったFAXをデータとしてパソコンなどに取り込むそのため顧客がFAX運用をしている場合でも、顧客に同様のシステムを導入してもらう必要もなく、自社だけでオンライン化を実現することができます。またシステム内に事前に顧客のFAX番号を登録できるため、誤送信リスクも抑えることができるでしょう。【FAXシステムのメリットとデメリット】・メリット：顧客が紙運用を希望しても、オンライン上でやり取りできる・デメリット：請求書の作成や入金管理等まではできない

まとめ

今回は請求書のオンライン化をテーマにお話してきましたが、いかがでしたか。当社は本文でもご紹介したFAXシステムを含めたソリューション「DEFACT」を、多くの企業様に提供しております。「顧客の都合でどうしてもFAX運用が無くせないけど、請求書のオンライン化に取り組みたい」という方は一度お気軽にお問い合わせください。

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