OCRに関する基礎知識

まずはOCRに関する基礎知識をチェックしましょう。

OCRとは

OCRとはOptical Character Recognitionの略称であり、光学文字認識を意味します。

OCR専用のスキャナやスキャナ機能を持つプリンタ、もしくはカメラにより撮影することで、まずは紙文書の文字を読み取り、読み取った紙文書の文字を専用のソフトウェア、またはツールやアプリを用いることで文字列として認識し、データ化を可能とするのがOCRです。

単に紙文書を画像データに変換するだけではなく、各項目や記載内容を文字列として認識するので、そのままデータとして扱えるのが最大の特長と言えます。

わかりやすい例で言えば名刺管理アプリがあります。スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで名刺の情報を読み取り、文字列として認識し、活用しやすい形にデータ化します。その他にも、数式を読み取るだけで答えとなる結果を出力するようなアプリも、OCR技術を活かしていると言えるでしょう。

一昔前のOCRの精度とはまったく別物

昨今のOCR技術は一昔前のOCRの精度とはまったく別物と理解しておきましょう。もし、「OCRは読み取り精度が低い」や「修正やチェックに手間が掛かる」といったイメージをお持ちであれば、それらは既に解決済みの問題です。技術の進化したOCRは、DXの推進に欠かせない要素の一つとなっており、横断的なデータの活用や共有、眠っている情報資産の活用など様々な形での活躍が期待されています。

特に昨今では単なる業務効率化だけでなく、業務や作業の自動化によって、人的リソースをより生産性の高い活動に用いる方向で調整を進めている企業や組織が少なくありません。OCRに対する古い固定観念を持ったままでいると、企業や組織としての「基礎体力」の部分ですでに競争力が劣ってしまっていることを懸念すべきでしょう。

OCRの普及や市場規模は拡大している

OCRの技術の進化に伴い、OCRの普及や市場規模は拡大しています。実際にOCRを導入した企業や組織では、「今までの非効率な作業負担はなんだったんだ」と、OCRの恩恵を感じているところが少なくありません。

かつてFAXや郵便から電子メールへ、現在でも新聞や雑誌広告からWeb広告へと資金の移動が起きていますが、同じことがOCRでも言えます。OCRによって紙データをデジタル化して活用する。DXの波に乗り遅れないよう、柔軟な発想が求められます。

OCRを導入するメリット

次にOCRを導入するメリットをご紹介します。

紙文書のペーパーレス化や電子化＝データベース化

OCRを導入する一つ目のメリットは紙文書の情報を簡単にデータベース化できることです。

紙文書のネックは検索や共有などデータであれば即座にできることさえ手間隙を要してしまう点です。また、紙文書と一口に言っても、社内で利用する定型の文書だけではなく、社外から寄せられる文書や手書きの文字列など様々なフォーマットがあり、それらをその都度目視によって確認・入力するとなると、ミスや報告漏れも起きかねず、貴重な人的リソースを有効に活用しているとは言えません。

OCRによってそれらすべてを電子化し、ペーパーレス化によってデータベースとして利用できる形にすることで、より生産性の高い業務にリソースを回せるようになります。

業務全体の作業効率の向上や作業負担の軽減

OCRを導入する二つ目のメリットは、業務全体の作業効率の向上と作業負担の軽減が可能となることです。目視による確認、手入力などの負担は組織の規模が大きくなるほど増大します。

これまでそうした企業においては、紙情報の確認や入力作業に専門の人員を割くことで対応するしかありませんでした。しかし、OCRを活用することで、今後はデータ化されたそれらの情報をいかに活用するかといった点により多くの人員を配することができるようになります。

OCRによって、目視によるチェック、手入力、紙データから目当ての情報を探し出す手間などが省かれ、塵も積もれば山となるの喩え通り、組織全体の業務効率を大幅に改善できるようになります。

社内に眠っている情報資産の蓄積や掘り起こし

OCRを導入する三つ目のメリットは情報資産の蓄積や掘り起こしが可能になることです。

・営業や各担当の持つ名刺や顧客に関する情報
・一部の部門や部署で利用しているノウハウやマニュアル
・紙ベースで保存されている属人化している情報
・電子化されていない日報

上記は社内に眠っている情報資産の一部ですが、電子化されデータベースとして共有・活用されれば、それだけで大きなメリットにつながります。企業や組織においては、担当者の退職や異動などによって、紙文書や小さな範囲で共有されていたマニュアルなどの存在が消えてしまうことがあります。しかし、OCRによってそれらをデータ化することで、目立たないけれども役に立つそうした情報を蓄積できるようになり、また埋もれていた情報資産の掘り起こしにも期待できるでしょう。

最新のOCR技術で可能になったこと

最後にOCRの最新技術でどのようなことが可能なのか、いくつかの具体例をご説明します。

全体的な読み取り精度の向上

現代のOCR技術は全体的な読み取り精度が向上しているため、手書きやチェック、マークなども含めて紙文書に含まれる要素を読み取ることができます。特に組織内の決まったフォーマットの定型文書であれば、大抵の場合エラーやミスなく認識することができます。

また、FAXやコピーなど歪んだ文書の読み取りや手書きの文字列を認識する精度も向上しおり、以前のOCRでは読み込めずに苦労していたようなものも改善しており、OCRを導入したのに結局は再チェックが必要だったというようなことは格段に少なくなっています。

自動で読み取った情報のデータベース化が可能に

最新のOCRでは、社外や組織外の文書でも自動で読み取り情報をデータベース化することができるようになっています。たとえば表の項目や中身を読み取り、自動的に項目ごとに分類しながら紐付けしてデータベース化できるので、目視によるチェックで分類したり、手入力で仕分けたりする必要がありません。

また、自動でデータベース化されることで、直接人力の作業が減るため、目視によるチェックや手入力によるうっかりミスやヒューマンエラーの低減にもつながります。

FAXのペーパーレス化やMA/RPAによる自動化

最新のOCR技術では、FAXのペーパーレス化とMAやRPAを連携して業務や作業の一部を自動化することも可能です。たとえば、FAXで商品の注文を受け付けている場合、FAXをペーパーレス化することで、紙ベースで出力することなく、そのままデータベースに登録されます。その上で必要な項目を抜き出して注文内容を社内システムに入力し、受注受付の確認メールを送るようなことも全て自動化できます。

企業や組織の活動においては、業種業界によって「取引先のデジタル化が進まない」という状況で、自社がデジタル化しにくいという難点もありましたが、OCRの技術の向上によって、FAXそのものをペーパーレス化したり、多少歪んだFAXやコピーの文書でも読み込めるようになったことから、取引先の環境に影響を受けずに電子化やペーパーレス化及び自動化が可能になったと言えます。

まとめ：古いイメージを払拭して今こそOCRを導入しよう

今回はOCRに関する基礎知識や導入するメリット、最新のOCR技術をご紹介しました。

OCR技術は既に各企業や組織において業務の一部を担っている段階です。さらに自動化によって業務の効率化が進めば、今まで通りに業務や作業をしている場合、それだけで作業負担や作業効率に歴然とした格差が生じてしまいます。

読み取り精度が低いとか、実務で使えないといったかつてのOCRの課題は大幅に改善されています。OCRをまだ導入していないのであれば、作業負担の軽減と業務効率化をはかるためにも、早い段階で導入を検討されてみてはいかがでしょう。

もし、OCRの導入でお悩みであれば、当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」の利用をおすすめします。少しでもご興味がおありならぜひ、お気軽にお問い合わせください。