OCRとは何か。もし、導入にお悩みであればOCRのメリットや最新のOCR技術を知ることで解決につながるでしょう。
今回はOCRに関する基礎知識や導入するメリット、最新のOCR技術をご紹介します。

OCRに関する基礎知識

OCRとは

OCR専用のスキャナやスキャナ機能を持つプリンタ、もしくはカメラにより撮影することで、まずは紙文書の文字を読み取り、読み取った紙文書の文字を専用のソフトウェア、またはツールやアプリを用いることで文字列として認識し、データ化を可能とするのがOCRです。

単に紙文書を画像データに変換するだけではなく、各項目や記載内容を文字列として認識するので、そのままデータとして扱えるのが最大の特長と言えます。

わかりやすい例で言えば名刺管理アプリがあります。スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで名刺の情報を読み取り、文字列として認識し、活用しやすい形にデータ化します。その他にも、数式を読み取るだけで答えとなる結果を出力するようなアプリも、OCR技術を活かしていると言えるでしょう。

一昔前のOCRの精度とはまったく別物

特に昨今では単なる業務効率化だけでなく、業務や作業の自動化によって、人的リソースをより生産性の高い活動に用いる方向で調整を進めている企業や組織が少なくありません。OCRに対する古い固定観念を持ったままでいると、企業や組織としての「基礎体力」の部分ですでに競争力が劣ってしまっていることを懸念すべきでしょう。

OCRの普及や市場規模は拡大している

かつてFAXや郵便から電子メールへ、現在でも新聞や雑誌広告からWeb広告へと資金の移動が起きていますが、同じことがOCRでも言えます。OCRによって紙データをデジタル化して活用する。DXの波に乗り遅れないよう、柔軟な発想が求められます。

OCRを導入するメリット

紙文書のペーパーレス化や電子化＝データベース化

紙文書のネックは検索や共有などデータであれば即座にできることさえ手間を要してしまう点です。また、紙文書と一口に言っても、社内で利用する定型の文書だけではなく、社外から寄せられる文書や手書きの文字列など様々なフォーマットがあり、それらをその都度目視によって確認・入力するとなると、ミスや報告漏れも起きかねず、貴重な人的リソースを有効に活用しているとは言えません。

OCRによってそれらすべてを電子化し、ペーパーレス化によってデータベースとして利用できる形にすることで、より生産性の高い業務にリソースを回せるようになります。

業務全体の作業効率の向上や作業負担の軽減

これまでそうした企業においては、紙情報の確認や入力作業に専門の人員を割くことで対応するしかありませんでした。しかし、OCRを活用することで、今後はデータ化されたそれらの情報をいかに活用するかといった点により多くの人員を配することができるようになります。

OCRによって、目視によるチェック、手入力、紙データから目当ての情報を探し出す手間などが省かれ、塵も積もれば山となるの喩え通り、組織全体の業務効率を大幅に改善できるようになります。

社内に眠っている情報資産の蓄積や掘り起こし

・営業や各担当の持つ名刺や顧客に関する情報
・一部の部門や部署で利用しているノウハウやマニュアル
・紙ベースで保存されている属人化している情報
・電子化されていない日報

上記は社内に眠っている情報資産の一部ですが、電子化されデータベースとして共有・活用されれば、それだけで大きなメリットにつながります。企業や組織においては、担当者の退職や異動などによって、紙文書や小さな範囲で共有されていたマニュアルなどの存在が消えてしまうことがあります。しかし、OCRによってそれらをデータ化することで、目立たないけれども役に立つそうした情報を蓄積できるようになり、また埋もれていた情報資産の掘り起こしにも期待できるでしょう。

最新のOCR技術で可能になったこと

全体的な読み取り精度の向上

また、FAXやコピーなど歪んだ文書の読み取りや手書きの文字列を認識する精度も向上しおり、以前のOCRでは読み込めずに苦労していたようなものも改善しており、OCRを導入したのに結局は再チェックが必要だったというようなことは格段に少なくなっています。

自動で読み取った情報のデータベース化が可能に

また、自動でデータベース化されることで、直接人力の作業が減るため、目視によるチェックや手入力によるうっかりミスやヒューマンエラーの低減にもつながります。

FAXのペーパーレス化やMA/RPAによる自動化

企業や組織の活動においては、業種業界によって「取引先のデジタル化が進まない」という状況で、自社がデジタル化しにくいという難点もありましたが、OCRの技術の向上によって、FAXそのものをペーパーレス化したり、多少歪んだFAXやコピーの文書でも読み込めるようになったことから、取引先の環境に影響を受けずに電子化やペーパーレス化及び自動化が可能になったと言えます。

紙に依存しなくても大丈夫だということを理解すべき

続いて、紙に依存しなくても大丈夫だということを理解すべきという視点や考え方についてお話します。

オンラインによる申し込みや手続きは受け入れられている

民間企業だけでなく、行政や地方公共団体もおいてもオンラインによる申し込み・手続きができるようになってきました。本来であれば曜日や時間を気にして、平日でしか申し込めない、または窓口でなければ手続きできないようなことも少なくなっています。実際問題としてオンライン化や電子化、ペーパーレス化は人的資源を有効活用しやすくするだけでなく、利用する側、消費者側にもメリットがあるということです。例えば、確定申告も税務署に行く必要がなく、自宅で簡単な入力のみで申告を済ませることができます。オンライン化や電子化、ペーパーレス化が必ずしも「面倒・よくわからない」と忌避される存在ではないということを知っておきましょう。

必ずしもFAXや郵送でなければダメ！ということはない

何らかのサービスの利用者や消費者においても、必ずしもFAXや郵送でなければダメということもありません。もちろん、何年も同じやり方で手続きや申し込みをしていれば、今までのやり方の方が安心できるのは事実です。しかし、より簡単で手間が減る方法があり、少ない時間で済むと知れば、誰でもやり方や使い方を覚えてくれるようになります。実際に未だに銀行の窓口は必要とされていますが、窓口の近くにあるキャッシュディスペンサーは老若男女問わず利用されています。お金を預けたり、引き出したりするだけならキャッシュディスペンサーの方が簡単ですし、早いからです。OCRによる電子化やペーパーレス化も同様であり、既に完全にペーパーレス化に成功しているケースがあることを考えると、必ずしも紙に依存すべきではないことがわかります。

紙に依存する顧客を大事にしつつも切り離して考えることが大事

OCRは基本的に社内や社外の帳票を電子化する仕組みです。そのため、紙に依存する顧客を大事にしつつ、切り離して考えることができます。例えば、業界や業種的にどうしても手書きや人力での事務処理となる顧客であれば、OCRで読み取り、必要な帳票を印刷すれば良いだけのことです。その他の顧客でOCRによる効率化を進めていけば事務作業の負担軽減につながります。無理に顧客全部への対応を電子化、ペーパーレス化しようとせず、必要に応じて対応を変えることで、電子化やペーパーレス化はしやすくなります。

電子的なデータの管理に関する技術も向上している

紙ベースで事務処理を続けていると、手作業の方が早いと感じることもあるでしょう。しかし、実際には電子的なデータの管理に関する技術も向上しており、単に入力するだけの作業であればOCRで自動化することができます。そのため、自分でやった方が早いという時代ではなく、わざわざ人力・手打ちでデータ入力を行うことはムダ・ムラとして扱われています。もちろん、事務処理に人間による判断や勘、経験を必要とするものがあれば別ですが、単なる打ち込みであればOCRに任せるべき時代だということです。

紙でなければならないものもペーパーレス化できる時代

昨今では電子契約の技術も進んでいます。紙でなければならないような契約書もペーパーレス化できる時代ということです。実際に電子契約によって、契約に要する移動や承認、確認の時間が大幅に削減されることで、数日どころか何週間もの時間を圧縮することが可能になったケースもあります。その他にも顧客からの最初の入力もタブレット端末やペンタブレットを用いて電子化する技術も当たり前になってきました。これらのことから、現在では紙に依存することなく、OCRだけでなく、その他の技術と組み合わせて電子化・ペーパーレス化・オンライン化を進めることができる時代と言えます。

OCR導入の有無が企業競争力に直接影響するということ

次にOCRの導入の有無が企業競争力に直接影響する理由についてお話します。

OCRを導入できる技術的な受け皿があるかどうか

OCRは文字を認識する技術であり、決して難しいものではありません。だからこそ、OCRを導入できる技術的な受け皿があるかどうかが、技術的なリソースという意味でも企業競争力に影響すると言えます。OCRを導入できる企業はその他の技術も柔軟に受け入れることができるでしょう。しかし、OCRを導入できる技術的な受け皿がない場合、OCR以外の技術も受け入れることができず、結果としてDXの推進も進まないような状況に陥る可能性があります。

マンパワーに頼り、マンパワーを維持するためのコストの格差

事務処理は基本的にマンパワーさえあれば解決できる問題です。どんなに膨大な事務処理だとしてもその分、人材を揃えて、並行して進めれば必ず終わるものです。しかし、そのマンパワーを維持するためのコストの格差自体が企業競争力に直接影響します。実際に事務処理は人件費だけでなく「時間」も必要です。OCRやRPAで時間単位で事務処理の削減が示されるのも、時間の削減が人件費の削減につながることが理由です。言い換えれば、OCRを導入し、RPAで自動化を進めているような企業と、人力で事務処理をしている企業であれば、金銭的なコストと時間的なコストの両方で格差が生まれるということです。

オンライン化が進まず、いつまでも対面・窓口での処理

電子化やペーパーレス化が進まなければ、オンライン化も実現しにくいです。いつまでも対面・窓口での処理となれば時間と人件費の両方を浪費し続けかねません。逆にOCRによる電子化やペーパーレス化が進み、オンライン化している企業であれば、コロナ禍においてもオンラインでの顧客対応が可能になります。実店舗への来店が見込めないからこそ、オンラインで顧客に歩み寄っているということです。その他にもビデオ会議システムなどを利用し、オンライン商談やオンライン営業を導入しているケースもあります。なおかつ、必要に応じてテレワークやリモートワークが可能となるのも、電子化やペーパーレス化というデータの一元管理という基盤があるから実現できるようになります。OCRそのものを導入できるかという点と、OCRを受け入れる技術的な受け皿があるかどうかという点を自覚し、対応していく必要があります。

DX＝デジタル変革しない、できないこと自体の危険性

OCRによる電子化・ペーパーレス化は情報をデータとしてデジタル的に一元管理するのが目的でもあります。言い換えれば、電子化しなければデジタル的に一元管理することはできません。すなわち、DXの推進に必要な基盤が整わず、その他のDX施策も進めにくいということです。逆に言えば、OCRの導入からDXの推進を始められるということでもあり、まだDXの推進に何も手を付けていないとお悩みなら、OCRの導入から始めるのがおすすめです。

実際にDXの推進は「わけのわからないIT」を無理やり導入するようなものではなく、人が働く上で「楽」にするようなIT技術ばかりです。OCRに関して言えば、データの入力という労力を少なくして楽にすること、電子化やペーパーレス化も紙の帳票の処理を少なくして楽にすることです。その先に自動化やデータの一元管理があり、積み重なることでより人と人が楽に、無理をせずに働ける環境が整います。

まとめ：古いイメージを払拭して今こそOCRを導入しよう

OCR技術は既に各企業や組織において業務の一部を担っている段階です。さらに自動化によって業務の効率化が進めば、今まで通りに業務や作業をしている場合、それだけで作業負担や作業効率に歴然とした格差が生じてしまいます。

読み取り精度が低いとか、実務で使えないといったかつてのOCRの課題は大幅に改善されています。OCRをまだ導入していないのであれば、作業負担の軽減と業務効率化をはかるためにも、早い段階で導入を検討されてみてはいかがでしょう。

もし、OCRの導入でお悩みであれば、当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」の利用をおすすめします。少しでもご興味がおありならぜひ、お気軽にお問い合わせください。