稟議書の電子化は可能か? 電子申請や電子決裁を実現するために準備しておきたいこと

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    稟議書を電子的に処理する技術は既に実現している時代になりました。紙の帳票にハンコをもらいながら、物理的なコミュニケーションをしつつ、対面で申請や決裁をする必要はなくなったと言えます。 しかし現実には、まだまだ紙の稟議書でハンコをもらいながら、時間的なコストを浪費しつつ手順通りに申請や決裁を進めているのが現状です。 今回は稟議書の電子化とは何か、電子申請や電子決裁が進められている理由や背景、そして電子申請や電子決裁を実現するために準備しておきたいことについてお話します。

    稟議書の電子化とは何か

    はじめに稟議書の電子化とは何か簡単に説明します。

    稟議書の電子化とは

    稟議書の電子化とは電子申請や電子決裁などの技術によって、電子的かつオンラインで業務に必要な承認のプロセスを行うことです。紙の稟議書を介したプロセスに要する時間的なコストが削減される他、場所の制約もないため、テレワークによる業務もスムーズになります。一歩進んだ段階では顧客との契約を電子契約に切り替えることで、遠方への顧客に会いにいくコストや時間の削減をしている企業や組織も存在しています。 また、政府官公庁や公的機関、地方自治体においても電子申請・電子決裁の導入が進められていることから、近い将来、さまざまな申請や承認がオンラインかつペーパーレス化になるのも現実的と言えます。

    アナログかつ非効率な承認・決裁の作業がスムーズかつスピーディに

    稟議書の電子化が可能となれば、アナログかつ非効率な承認・決裁の作業がスムーズかつスピーディになります。そのため、業務の遅延や停滞も少なくなり、利益や売上までの時間も大幅に短縮されます。 実際に実務の現場において、上司がいない、管理職が出張など、ハンコひとつもらえないだけで話が進められないようなことは珍しくありませんし、場合によっては地方の支社から本社に郵送、またそれが戻ってくるのを待たなければならないなど、想像している以上に時間的なコストを要する場面もあったと言えます。 これらの課題や問題も、オンラインかつ電子化されることで、判断や決裁をする人間がクリックやタップするだけで決裁・承認が可能となり、決裁や承認を必要とする働く側の前後の業務も早くなるのは明白です。

    ペーパーレス化やデータの一元管理、共有も推進しやすい

    稟議書の電子化が可能になるということは、ペーパーレス化やデータの一元管理、共有も推進しやすいということでもあります。そして、ペーパーレス化やデータの一元管理、共有はDXの推進の基礎・基盤であることから、電子決裁や電子申請を受け入れられるようにすること自体がDXの推進となるのは間違いありません。 逆に言えば、ペーパーレス化やデータの一元管理、共有が進まなければDXの推進は停滞、遅延するということでもあります。そのため、紙の帳票を基軸としたアナログかつ非効率なやり方から脱却することを今すぐにでも始めなくてはなりません。

    電子申請や電子決裁が進められている理由や背景

    次に電子申請や電子決裁が進められている理由や背景を解説します。

    電子申請や電子決裁が現実的な技術となったため

    電子申請や電子決裁が企業や組織における活動で現実的な技術となったことが、導入や運用が進んでいる理由、背景と言えます。また、EC事業などにおいて、オンラインショップを持つ企業や組織も増えてきており、オンラインによる支払い・決済・契約・取引が身近になったことも、電子申請や電子決済が進んだ理由と言えるでしょう。

    地方自治体や公的機関においてもオンライン化が進んでいるため

    前述した通り、政府官公庁や公的機関、地方自治体において電子申請や電子決裁、オンライン化が進んでいることも、電子申請や電子決済が進められている理由や背景と言えます。公的な機関によるオンライン化が進むということは、民間企業としてもオンライン化に対応する必要があるからです。現時点においても、国に承認や申請を行う方法として電子的かつオンラインによるやり方も少しずつ増えてきています。言い換えれば、オンラインで申請すれば簡単かつ時間の短縮になるのに、今まで通りに紙の申請にこだわってしまうと、煩雑かつ時間を多く要するまま、非効率なままになってしまうということです。

    少子高齢化、労働力不足の解消、事務作業の負担の軽減

    電子申請や電子決裁は効率化や最適化のために必要な技術でもあります。少子高齢化、労働力不足の解消、事務作業の負担の軽減をするためには、紙の帳票による事務処理は不向きだということです。例えば、オンラインで申請すれば、そのままデータベースに登録され、システムやプログラムで処理されることで、事務処理に要する時間や労力、負担が大幅に削減できます。逆に言えば、紙の帳票に手書き、またはデータや項目を入力して印刷、次に紙の帳票をまとめて郵送、郵送されてきたものを目視によるチェックや人力によるデータ入力・転記するなどの時間・労力・負担は圧倒的に差が出るということです。 これらのことから、稟議書の電子化も含めて、電子決裁、電子申請、すなわちDXの推進によるペーパーレス化は民間の企業や組織においても導入すべき技術であることがわかります。 surface-BG1WfIjx1f4-unsplash.jpg

    電子申請や電子決裁を実現するために準備しておきたいこと

    次に電子申請や電子決裁を実現するために準備しておきたいことを解説します。

    社内や組織内で利用する紙の帳票の精査や把握

    まずは社内や組織内で利用する紙の帳票の精査や把握から始めましょう。社外から届いてくる帳票についても把握し、どのように社内や組織内で処理されるのかをチェックすべきです。対外的な帳票と内部でのみ必要な帳票の両方を精査、把握すると同時に、OCRやFAXの電子化が利用できないかどうかも検討しておくと良いでしょう。

    申請、決裁、契約など承認やハンコを必要とする帳票の洗い出し

    次の段階では申請、決裁、契約など承認やハンコを必要とする帳票の洗い出しを行います。便宜的にハンコを押していただけのような帳票が存在する可能性もあるためです。ただし、ハンコの役割が何らかのチェック、もしくは法的な根拠とするために必要な場合もありますので、単に意味がなさそうだからとハンコを廃止・排除するのは危険ですので注意しましょう。 また、申請、決裁、契約のように法的な根拠や証拠になるハンコの押印については、その重要性に応じて、電子化する際のセキュリティ面での権限やアクセス制限にも関わります。電子申請や電子決裁の導入に伴って、サイバー攻撃や内部不正に対するセキュリティの強化を行う必要があることも覚えておきましょう。

    ペーパーレス化・電子化・データ化に関するDXの推進

    紙の帳票の精査や把握、そして申請、決裁、契約など承認やハンコを必要とする帳票の洗い出しが終われば、次はペーパーレス化・電子化・データ化に向けてDXの推進を行うのみです。 例えば、社内や組織内、または外部から受け取る紙の帳票はOCRでペーパーレス化、FAXによる受注業務の電子化、ペーパーレス化や電子化に合わせて作業手順や業務プロセスを再構築するなど、電子申請や電子決裁に向けて、受け皿となる技術的な基盤に慣れておくこと、浸透させることを意識してみてください。 DXの推進が遅れてしまう要因のひとつに「変化」を嫌うこと、対応しにくいことなどが挙げられます。ペーパーレス化や電子化、データ化によって変化が伴うのは必然ですが、変化できないこと自体がDXの推進を停滞、遅延させることだと理解し、停滞や遅延が企業や組織としての将来性を損ねることを忘れず、常に前向きにDXの推進ができるような意識改革をすることをおすすめします。

    まとめ:電子申請や電子決裁、電子契約に関する技術の受け皿を作っておこう

    今回は稟議書の電子化とは何か、電子申請や電子決裁が進められている理由や背景、そして電子申請や電子決裁を実現するために準備しておきたいことについてお話しました。 電子申請や電子決裁、電子契約など、少し前であれば非現実的、実務や現場には馴染まないものとして考えられていたかもしれません。しかし現代において、紙の帳票によって処理していたことのほとんどはペーパーレス化が可能になっています。今までのやり方が間違っている云々ではなく、より効率的で楽なやり方があるのだと理解し、電子化に関する技術を前向きに受け入れることをおすすめします。 当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、紙の帳票やFAXのペーパレス化・電子化・データ化もスムーズであり、将来的に電子申請や電子決裁、電子契約などの技術を受け皿の構築に役立ちますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
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