稟議書の電子化は可能か？ 電子申請や電子決裁を実現するために準備しておきたいこと
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稟議書の電子化とは何か
はじめに稟議書の電子化とは何か簡単に説明します。稟議書の電子化とは
稟議書の電子化とは電子申請や電子決裁などの技術によって、電子的かつオンラインで業務に必要な承認のプロセスを行うことです。紙の稟議書を介したプロセスに要する時間的なコストが削減される他、場所の制約もないため、テレワークによる業務もスムーズになります。一歩進んだ段階では顧客との契約を電子契約に切り替えることで、遠方への顧客に会いにいくコストや時間の削減をしている企業や組織も存在しています。 また、政府官公庁や公的機関、地方自治体においても電子申請・電子決裁の導入が進められていることから、近い将来、さまざまな申請や承認がオンラインかつペーパーレス化になるのも現実的と言えます。アナログかつ非効率な承認・決裁の作業がスムーズかつスピーディに
稟議書の電子化が可能となれば、アナログかつ非効率な承認・決裁の作業がスムーズかつスピーディになります。そのため、業務の遅延や停滞も少なくなり、利益や売上までの時間も大幅に短縮されます。 実際に実務の現場において、上司がいない、管理職が出張など、ハンコひとつもらえないだけで話が進められないようなことは珍しくありませんし、場合によっては地方の支社から本社に郵送、またそれが戻ってくるのを待たなければならないなど、想像している以上に時間的なコストを要する場面もあったと言えます。 これらの課題や問題も、オンラインかつ電子化されることで、判断や決裁をする人間がクリックやタップするだけで決裁・承認が可能となり、決裁や承認を必要とする働く側の前後の業務も早くなるのは明白です。ペーパーレス化やデータの一元管理、共有も推進しやすい
稟議書の電子化が可能になるということは、ペーパーレス化やデータの一元管理、共有も推進しやすいということでもあります。そして、ペーパーレス化やデータの一元管理、共有はDXの推進の基礎・基盤であることから、電子決裁や電子申請を受け入れられるようにすること自体がDXの推進となるのは間違いありません。 逆に言えば、ペーパーレス化やデータの一元管理、共有が進まなければDXの推進は停滞、遅延するということでもあります。そのため、紙の帳票を基軸としたアナログかつ非効率なやり方から脱却することを今すぐにでも始めなくてはなりません。電子申請や電子決裁が進められている理由や背景
次に電子申請や電子決裁が進められている理由や背景を解説します。電子申請や電子決裁が現実的な技術となったため
電子申請や電子決裁が企業や組織における活動で現実的な技術となったことが、導入や運用が進んでいる理由、背景と言えます。また、EC事業などにおいて、オンラインショップを持つ企業や組織も増えてきており、オンラインによる支払い・決済・契約・取引が身近になったことも、電子申請や電子決済が進んだ理由と言えるでしょう。地方自治体や公的機関においてもオンライン化が進んでいるため
前述した通り、政府官公庁や公的機関、地方自治体において電子申請や電子決裁、オンライン化が進んでいることも、電子申請や電子決済が進められている理由や背景と言えます。公的な機関によるオンライン化が進むということは、民間企業としてもオンライン化に対応する必要があるからです。現時点においても、国に承認や申請を行う方法として電子的かつオンラインによるやり方も少しずつ増えてきています。言い換えれば、オンラインで申請すれば簡単かつ時間の短縮になるのに、今まで通りに紙の申請にこだわってしまうと、煩雑かつ時間を多く要するまま、非効率なままになってしまうということです。少子高齢化、労働力不足の解消、事務作業の負担の軽減
電子申請や電子決裁は効率化や最適化のために必要な技術でもあります。少子高齢化、労働力不足の解消、事務作業の負担の軽減をするためには、紙の帳票による事務処理は不向きだということです。例えば、オンラインで申請すれば、そのままデータベースに登録され、システムやプログラムで処理されることで、事務処理に要する時間や労力、負担が大幅に削減できます。逆に言えば、紙の帳票に手書き、またはデータや項目を入力して印刷、次に紙の帳票をまとめて郵送、郵送されてきたものを目視によるチェックや人力によるデータ入力・転記するなどの時間・労力・負担は圧倒的に差が出るということです。 これらのことから、稟議書の電子化も含めて、電子決裁、電子申請、すなわちDXの推進によるペーパーレス化は民間の企業や組織においても導入すべき技術であることがわかります。
