入力作業があれば、入力ミスも必ず起こるものです。
しかしその入力ミスに対する対策を講じていなければ、大きなトラブルなどに繋がりかねません。
そこでこの記事では入力ミスによって起こりうるトラブルや、入力ミスの原因などを踏まえた上で、具体的な対策方法をご紹介していきます。
入力ミスを減らしたいとお考えの方は、是非最後までご確認ください。

入力ミスによって起こりうるトラブル

はじめに入力ミスによって起こりうる代表的なトラブルについて見ていきましょう。

トラブル①：見積や請求内容に誤りがあった

営業事務などの現場で入力ミスによって起こる代表的なトラブルと言えば、「見積や請求内容に誤りがあった」という点でしょう。
金額や発行日付、送り先の担当者氏名を間違えるといったことは、どんな企業でも起こりうることです。
特に金額の入力ミスは、相手方にとっても払い戻しや追加支払いの発生などの工数が生じ、クレームなどにも繋がりやすいと言えるでしょう。

トラブル②： 発注内容に誤りがあった

また備品などの発注内容に誤りがあるというケースもよくあるトラブルと言えます。
個数を間違えてシステムに入力してしまったり、本来必要だった備品とは違う種類のものを発注してしまったりと、枚挙にいとまがありません。
こういったケースでは、返品作業などが必要になってくる上、再度発注し直す工数や時間がかかってしまい、業務全体にマイナスの影響を及ぼしてしまうのです。

トラブル③：受注内容を間違えてしまう

お客様からの発注書には、発注個数や金額、希望納期など、入力ミスが生じやすいデータが多くあります。
これらのデータを自社の基幹システムなどに入力する際、ミスが発生してしまうケースもあるでしょう。
もし入力内容のミスに気付かず、誤った受注内容で対応してしまえば、お客様にとって大きな損害になる可能性もあり、最悪今後の取引を継続できない等の大きなトラブルにも繋がりかねません。

入力ミスの原因

ここまで入力ミスに起因する代表的なトラブルをご紹介してきましたが、ここからは入力ミスの原因について解説していきたいと思います。
入力ミスの原因は基本的に以下の二つのカテゴリに分けられます。

①ヒューマンエラー
②作業体制の不備

それぞれ詳しく見ていきましょう。

原因①：ヒューマンエラー

一つ目の原因カテゴリはヒューマンエラー、つまり人間が作業することに起因して生じるミスです。
入力ミスの多くはヒューマンエラーにより生じると言っても過言ではありません。
例えば

・集中力が低下して、ボーっとしながら入力作業をしてしまった
・時間に追われていたため、入力した内容の確認を怠った

といったことは誰しもが経験したことがあるのではないでしょうか。
このような状況ではどうしても入力ミスが発生してしまう確率が高まってしまいます。
またそもそも入力すべき情報を間違えて認識してしまったり、経験不足によって誤った内容を入力してしまったりといったことも考えられます。
このように人間が作業することに起因する入力ミスは発生しやすいと言えるのです。

原因②：作業体制の不備

とはいえ全ての入力ミスがヒューマンエラーによるものかと言うとそうではありません。
入力作業を行う体制自体に問題があるケースも多いのです。
人間であればどれだけ注意していても、どうしてもミスしてしまうことがあって当然ですよね。
このヒューマンエラーは起きるという前提に立ち、本来それを防ぐための体制を構築すべきなのですが、中々そこまで手が回らないという企業も少なくありません。

・一人で入力からチェックまで対応している
・入力担当者の人数が少なく、一人当たりの負荷が高い
・マニュアルなども整備されておらず、基本先輩社員からの口頭による指導のみ

上記のような体制だと、どうしても入力ミスが発生しやすくなるのは言うまでもありません。
ヒューマンエラーは完全になくすことができないものの、それを体制面でカバーするという当然の構図を実施しなければ、入力ミスを防ぐどころか、今後も増え続けることになります。
その結果先にご紹介したようなトラブルも発生し、商機を逃してしまったり、無駄なリソースを費やしたりすることになってしまうのです。

入力ミスの対策方法

それでは具体的にどういった対策を取る必要があるのでしょうか。
この記事の最後に入力ミスの対策方法についてご紹介していきましょう。

入力ミスの対策方法①：ダブルチェック

一つ目の対策方法としてご紹介するのは「ダブルチェック」です。
入力担当者同士でペアを組み、自分で確認した後、お互いの入力内容をチェックしあうことで、入力ミスを減らすことが可能です。
また人的リソースに余裕がある場合は、二人に同じデータを入力させ、そのデータを突き合わせて、入力ミスがないかチェックするなどの方法も有効と言えます。
ダブルチェックはあくまで人の目視によるチェックであることには変わりませんので、入力ミスをゼロにすることはできない点は注意しましょう。

入力ミスの対策方法②：マニュアルの整備

二つ目の対策方法が「マニュアルの整備」です。
入力作業に関するマニュアルを整備することで、認識の間違いや経験不足による入力ミスを防ぐことができます。
マニュアルの整備にはある程度時間が掛かりますが、入力ミスがある度にその対応をしなければいけないことを考えると、先に時間をかけてマニュアルを整備しておく方が、後々掛かる無駄な時間は減ることになるでしょう。
またマニュアルの中に、ダブルチェックを前提とした内容を盛り込むことで、ダブルチェック体制がより浸透することになるためオススメです。

入力ミスの対策方法③：チェックリストの作成

チェックリストの作成も有効な対策方法となり得ます。
入力した後チェックすべき項目をまとめたリストを作成しましょう。
入力後にチェックリストで確認することを、作業プロセスに組み込むことで、大幅に入力ミスを削減することができるでしょう。
作成自体に工数は掛かるものの、マニュアル作成と同時に作成するなどして、環境整備の一環として優先的に取り組むべきと言えます。

入力ミスの対策方法④：適度な休息

また適度な休憩を取り入れることも重要です。
お昼休憩は当然として、作業時間の合間に適度な休憩時間を取り入れることで、入力担当者の集中力も回復します。
その結果入力ミスも防ぐことができるわけです。
具体的には25分作業して5分休憩する「ポモドーロ・テクニック」などを取り入れると良いでしょう。

入力ミスの対策方法⑤：一人ひとりの負荷を軽減する

入力担当者の一人ひとりの作業不可を軽減することも対策となるでしょう。
入力作業量に対して、適切な入力担当者の数が配置されているのかなどを見直した上で、必要に応じて入力担当者を追加するなどの対応をすべきと言えます。
またその入力作業が事業活動において本当に必要なのかを精査し、そこまで必要性が高くないのであれば、思い切って業務自体を削除するといったことも必要です。

入力ミスの対策方法⑥：入力作業自体を自動化する

対策方法の最後にご紹介するのは、「入力作業自体を自動化する」というものです。
そもそもの入力作業自体を自動化すれば、入力ミス自体も大幅に減らすことができます。
入力作業を自動化する方法としては、RPAやOCRを用いる方法が代表的です。
RPAとは入力作業などの定型業務をロボットによって自動化させることを指します。
対してOCRは専用のスキャナなどを用いて、紙の書類の文字をデータ化し、CSV形式などで出力するツールです。
OCRやRPAなどを上手く活用し、連携させることで、入力作業全体を自動化、効率化することができるでしょう。

まとめ

今回は入力ミスの原因や対策法を中心にお話してきましたが、いかがでしたか。
当社は本文中でもご紹介したOCRソフトなどを含めた、データエントリーソリューション「DEFACT」を提供しております。
AI型OCRエンジンと非AI型のOCRエンジンによるダブルチェック機能や、クラウドワーカーによる目視入力なども合わせることで、ほぼ100％の精度で文字のデータ化を実現しています。
またRPAとの連携も可能であるため、入力作業全体を自動化することで、入力ミスの防止にも繋げていただくことが可能です。
ご興味ある方は一度お気軽にお問い合わせください。