【IT 化とは】メリットや進め方、ポイントまで分かりやすく解説

INDEX

    昨今新型コロナウィルスの影響や多様な働き方が求められる状況を受け、多くの企業がIT化の取り組みを始めています。
    とはいえIT化について

    ・実際どういった取り組みのことを指すのか
    ・どういったメリットがあるのか

    よく知らないという方もいらっしゃると思います。
    そこでこの記事では、IT化とは何かについての定義を踏まえた上で、メリットやデメリット、進め方や成功させるポイントについて解説していきます。
    これからIT化の取り組みを始めようと検討されている方は、是非一度最後までお読みください。


    IT 化とは

    はじめにIT化の基本的な概要について、お話していきましょう。

    IT化の定義と目的

    そもそもITとはInformation Technologyの略称で、コンピューターやインターネットなどの技術全般のことです。
    IT化とは上記のITを活用することで、業務効率化やコスト削減は勿論のこと、コロナや少子高齢化などの社会情勢などにも柔軟に対応できる体制を構築する取り組みのことを指します。

    IT化が求められる背景

    企業のIT化が求められる背景としては、以下のような点が挙げられます。

    ・背景①:生産年齢人口の減少
    一つ目に挙げられる背景は生産年齢人口の減少です。
    日本は1995年をピークに生産年齢人口が減少し続けており、様々な業界で人手不足が慢性化しています。
    そのためIT化によって業務効率を高めて、より少ない人手でも対応できる体制の構築が求められているわけです。

    ・背景②:多様性が増している
    また多様性が求められていることも背景の一つでしょう。
    現代の社会においては、様々な価値観を持った人が働いており、多様性が増していることは皆さんも肌で感じておられるのではないでしょうか。
    多様性の中には当然多様な働き方も含まれており、例えばテレワークなどを実現するにはIT化が欠かせないのです。

    ・背景③:新型コロナウィルス感染拡大の影響
    コロナの影響もIT化が求められる背景として挙げられるでしょう。
    コロナによって従来の働き方が制限され、多くの企業がリモートやテレワーク等の活用に取り組まなければならない状況に陥りました。
    その流れを受け、IT化の推進が急務となった企業も少なくないのです。

    IT化とDXの違い

    IT化とDXの違いについても確認しておきましょう。
    IT化とDXの違いはその目的にあります。
    先程IT化は「業務効率やコスト削減などを目的としている」とお話しましたが、DX化は「ビジネスの変革」を目的としています。
    ITなどを活用して、これまでになかった提供価値を生み出していくことを目指しているわけです。
    とはいえIT化を進めることはDXにも繋がることになるため、全く関係のない概念ではないとも言えるでしょう。


    IT 化のメリットとデメリット

    続いてIT化のメリットとデメリットについてご紹介します。

    IT化のメリット

    まずはメリットから確認していきましょう。

    ・メリット①:生産性の向上
    一つ目のメリットは生産性の向上です。
    IT化に取り組むことで業務効率などが向上するため、時間単位当たりの生産性が向上することが見込まれます。

    ・メリット②:コスト削減
    またコスト削減もメリットと言えます。
    IT化に取り組めば、これまで紙で対応していた作業をペーパーレス化したり、作業にかかっていた人的リソースを削減したりすることなども実現でき、様々なコスト削減に繋げることができるでしょう。

    ・メリット③:利益の向上
    利益の向上に繋がることもIT化のメリットです。
    先述の通りIT化に取り組むことで生産性の向上やコスト削減を実現することができるため、その結果全体的な利益の向上という効果も得ることができます。

    IT化のデメリット

    デメリットの方も併せて押さえておきましょう。

    ・デメリット①:ITツールなどの導入費用
    まずデメリットとして挙げられるのは、ITツールなどを導入するには費用が必要であるという点です。
    IT化には様々なツールを導入することが欠かせませんが、それらを導入するには当然費用が掛かってくることになります。

    ・デメリット②:情報セキュリティ上のリスク
    またインターネットなどを活用するという特性上、情報セキュリティ上のリスクが生じてくることになります。
    情報漏えいなどのリスクを防ぐためには、情報セキュリティ対策なども講じていく必要があると言えるでしょう。

    ・デメリット③:使いこなすための専門知識やスキルも必要
    IT化を進めるには、ITに関する技術やツールなどを使いこなすための専門知識・スキルも必要となってきます。
    自社のITリテラシー次第では、新たに知識やスキルを習得する工数が必要になる場合があるという点は注意が必要です。

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    IT 化の進め方

    ここからはIT化の進め方をいくつかのステップに分けて簡単に見ていきましょう。

    ステップ①:IT化する範囲・順序を決める

    IT化のはじめのステップは、「IT化する範囲を決める」ことです。
    いきなり全ての業務をIT化することはできないため、効果の出やすさや利益への影響度を踏まえた上で、どの業務からIT化するかを決めていきます。
    どの業務をどの順序でIT化するかを決めることを疎かにしては、IT化を進めることはできませんので、必ず押さえておきましょう。

    ステップ②:必要なツールを検討する

    IT化する範囲や順序が定まれば、それに応じたツールを検討していく形になります。
    事務作業や入力作業を効率化するのであれば、RPAやOCR等のツールの検討が必要になりますし、営業やマーケティングを効率化していくのであれば、SFAやMAなどのツールを検討することになります。
    導入費用や使いやすさ、サポートの有無などを踏まえ、自社に合うツールを選定することが重要になるでしょう。

    ステップ③:現場に事前説明を実施した上で導入する

    導入するツールが決まれば、実際に利用することになる現場向けに、事前説明を実施していきます。
    「なぜIT化するのか、なぜこのツールなのか」といった背景なども細かく説明し、現場の理解を得ることがポイントになります。
    現場の理解を得た上で、実際にITツールの導入を進めていきましょう。

    ステップ④:IT化の効果を検証していく

    実際にITツールを導入した後は、事前に期待していた効果が得られているかを検証していく必要があります。
    効果が出ているのであれば、次の対象となっている業務をIT化するステップに入っていくと良いでしょう。
    もし効果が得られていないのであれば

    ・導入したツールに問題があるのか
    ・単に使いこなせていないのか

    といった原因を明確にし、適切な対応を取っていかなければなりません。


    IT 化を成功させるポイント

    最後にIT化のポイントを確認しておきましょう。

    ポイント①:目的を明確に

    IT化のポイントの中でも重要なのが、目的を明確にすることです。

    ・周りの企業がIT化しているから
    ・流行っているから

    といった曖昧で、目的のないIT化は必ず失敗します。
    IT化を成功させるには、「なぜIT化しなければいけないのか」という目的や理由を明確にしなければなりません。

    ポイント②:社員のITリテラシーの向上

    社員のITリテラシーの向上も、IT化を成功させるために重要なポイントとなります。
    IT化を進めていくためには、様々なITツールやインターネットなどを活用していかなければなりません。
    これらを使いこなすには一定以上のITリテラシーが必要になってくるのです。
    そのためIT化の取り組みと並行して、社員のITリテラシーを向上させるための研修などを実施していくこともポイントになるのです。

    ポイント③:IT化推進チームを設置する

    IT化推進チームの設置も成功を左右するポイントとなります。
    IT化は一担当者が頑張っても実現できることではなく、全社一丸となって対応すべき、大きな取り組みです。
    そのため各部署からプロジェクトメンバーを集め、IT化を推進していくチームを設置することが求められます。


    まとめ

    今回はIT化をテーマにお話してきましたが、いかがでしたか。
    当社は本文中でも軽く触れたOCRソフトを含めた、データエントリーソリューション「DEFACT」を様々な企業様に提供しております。
    DEFACTをご利用いただくことで、入力業務をIT化させることができ、より効率的に取り組んでいただくことが可能です。
    さらに各種RPAなどとの連携も可能ですので、データ入力業務全体を自動化させることもできます。
    少しでもご興味のある方は是非一度お気軽に資料DL、お問い合わせください。

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