電子帳簿保存法に対応するために必要な取り組みとは
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2022年1月1日に電子帳簿保存法が改正されたことに伴い、それをきっかけに帳票類の電子保存の取り組みを検討しだしたものの、「どういった流れで取り組みを始めればいいのかわからない」という方も中にはいらっしゃるでしょう。
そこでこの記事では電子帳簿保存法を見据え、バックオフィス部門が取り組むべきことについて解説していきます。
最後に取り組みに役立つツールもご紹介していますので、是非最後までご確認ください。
電子帳簿保存法のおさらい
具体的な取り組みについてお話していく前に、電子帳簿保存法の基本的な内容について、おさらいしておきましょう。電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存する際の要件を定めている法律であり、1998年に施行されました。従来貸借対照表や損益計算書等の決算書類は勿論のこと、現金出納帳や仕訳帳等の各種帳簿については原則紙での保存が求められるのですが、後ほどご紹介する要件を満たした上で税務署長の認可を受ければ、電子データとして保存が可能となったのです。
電子帳簿保存法における保存方法
電子帳簿保存法における保存方法には以下の3つがあります。・保存方法①：電磁的記録での保存
パソコンを用いて作成した帳票をそのままハードディスクやクラウドなどに保存する方法
・保存方法②：スキャナ保存
紙の帳票をスキャナで電子化して、保存する方法
・保存方法③：電子取引により受領したデータの保存
電子メールなどで受領した請求書や領収書のデータをそのまま保存する方法
電子帳簿保存法における保存要件
電子帳簿保存法における保存要件は・真実性の確保
・可視性の確保
という二つのカテゴリーに分けて設けられています。
【真実性の確保に関する要件】
真実性の確保に関しては、以下の要件が定められています。
・タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
・取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
・記録事項の訂正・削除を行った場合、その事実や内容を確認できるシステム、または訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
・正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
【可視性の確保に関する要件】
可視性の確保に関しては、以下の要件が設けられています。
・保存場所に、PCやディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルなどを備付け、画面や書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・検索機能を確保すること
2022年1月に改正法が施行
電子帳簿保存法は、2022年1月1日から改正法が施行されており、電子保存における要件が緩和されています。例えば、タイムスタンプにおいては受領者の署名が不要となり、かつタイムスタンプの付与期限が最長2か月となりました。
また他にも検索機能要件も緩和されており、緩和前は様々な項目が検索できる必要がありましたが、現在は検索項目として取引年月日・取引金額・取引先の3つに限定されています。
ただし緩和されただけでなく、一部ペナルティも強化されている点には留意しておくべきでしょう。
不正行為などが発覚した場合、重加算税に加重措置が適用され、10％加重されることになるのです。
電子帳簿保存法に向けた取り組み
ここからは具体的に電子帳簿保存法に向けた取り組みについて、4つのステップに分けてお話していきます。ステップ①：対象となる帳票の洗い出し
まず電子帳簿保存法に対応するための取り組みとして必要になるのが、「対象となる帳票の洗い出し」でしょう。電子帳簿保存法では主に以下の3つのカテゴリーに属する書類が対象となります。
【カテゴリー①：帳簿関連書類】
・総勘定元帳
・現金出納帳
・仕訳帳
・売掛金・買掛金元帳
・固定資産台帳
・売上・仕入帳 など
【カテゴリー②：決算関連書類】
・貸借対照表
・損益計算書
・棚卸表 など
【カテゴリー③：取引関係書類】
・契約書
・発注書
・見積書
・請求書
・領収書 など
これらの内、どの書類を電子化するのかをあらかじめ洗い出すわけですね。
またそれぞれのカテゴリーごとに可能となる電子保存の方法は異なります。
そのため
・電磁的記録は先に挙げた全てのカテゴリーの保存が可能
・スキャナ保存は取引関係書類のみの保存が可能
といったルールを踏まえて、洗い出していく必要があります。
一斉に全ての書類の電子化に取り組むというのも一つですが、電子保存の運用にはある程度慣れや体制の整備も必要であるため、スモールスタートで取り組み始める方が無難でしょう。
ステップ②：対象帳票を利用している部門の特定
対象となる帳票が洗い出せれば、次に行うべきはその対象となった帳票を利用している部門を特定することです。帳簿関連書類や決算関連書類は、経理などのバックオフィス部門が対応していることが多いはずですが、取引関係書類となるとフロントとなる営業やマーケティングといった部門も利用しているでしょう。
そのため対象とした帳票を利用している部門はどこかをあらかじめ特定した上で、準備に取り組む必要があるのです。
ステップ③：現在の業務フローの把握
次に行うべきは現在の業務フローを把握することです。現在における各種帳票類を授受から保存にかけての業務フローを可視化するなどして、漏れなく把握することが重要になります。
その上で電子保存に変更した場合、どのフローがどのように変わるのかといった点を明確にしていくわけです。
ステップ④：電子保存における運用体制やルールの構築
最後に電子保存における運用体制やルールを構築しましょう。先のステップで現状のフローを把握しているため、電子保存における業務フローへと実際に変更していくことになります。
電子保存に取り組むとはいえ、紙で保存するものも一定数残るため、紙と電子それぞれ適した保存要件を満たした対応を実施していきましょう。
またこれらの体制や対応に関してのルールも整備しておくことで、関係者の業務遂行もスムーズにすることができるのです。
取り組みに役立つツール
最後に電子帳簿保存法に対する取り組みに役立つツールをご紹介します。電子帳簿保存法への取り組みにはOCRがオススメ
電子帳簿保存法に対しての取り組みにおいては、帳簿関連書類や決算関連書類以外にも見積書や請求書、発注書などの取引関連書類を電子化するシーンも当然想定されます。これらの書類は紙で運用されていることもあるため、新たにデータ化していくことになるわけですが、その際に役立つツールとしてOCRが挙げられます。
OCRとはOptical Character Recognitionの略称で、光学的文字認識機能のことを指します。
昨今のOCRツールは非常に優れた認識率を誇っているため、発注書や見積書などの取引関連書類に記載されている文字を容易に電子化することができるわけです。
電子帳簿保存法のスキャナ保存では、検索要件として取引年月日や取引金額、取引先といった項目による検索が可能であることが挙げられていますが、これらの項目のデータ化にも当然利用することが可能となっています。
またOCRで取得したこれらの項目データと原紙を紐づけて、最終的にはERPや販売管理システム、文書管理システムで管理するといったこともできるため、税務署の監査などにも対応がしやすくなるでしょう。
このようにOCRは電子帳簿保存法への取り組みを効率化させることができるので、一度導入を検討してみてください。
まとめ
今回は電子帳簿保存法の概要を踏まえた上で、対応するための取り組みや役立つツールをご紹介してきましたが、いかがでしたか。当社は本文中でご紹介した、OCR機能などを含めたデータエントリーソリューション「DEFACT」を企業様に提供しております。
OCRの技術を駆使し、見積書や発注書などのテキストデータを高精度でデータ化することが可能ですので、帳票類の電子保存も効率よく進めていただくことが可能です。
さらにRPAと連携させることもできるため、テキストデータの電子化だけでなく、電子化の後に発生する入力作業といった定型業務等の工数も、大幅に削減できるようになります。
OCRを用いて電子帳簿保存法への対策に取り組みたい方は、是非一度お気軽にお問い合わせください。
