「入力業務に工数がかかって仕方がない...」
「入力ミスに起因するトラブルが起きがち...」
「入力業務を効率化したい...」
この記事は上記のようなお悩みを抱えておられる方に向けて、入力業務の効率化のメリットや方法、ポイントなどを解説していきます。
入力業務の効率化に取り組みたい方は是非一度最後までお読みください。

入力業務における課題

はじめに入力業務における課題について、確認しておきましょう。

課題①：作業コストがかかる

一つ目に挙げられる課題は「作業コスト」です。
入力業務は作業としての難易度はそこまで高くありませんが、入力に伴う時間や人的リソースなどは当然必要となってきます。
入力業務のボリューム次第では、この入力に係る時間が多くかかったり、多くの人手を必要としたりと、作業コストが膨れ上がることもあるのです。
また入力業務は単調であることから、社員の疲労やストレスも掛かってくる点も注意が必要でしょう。

課題②：入力ミス

また入力ミスも入力業務における課題の代表例です。

・数字の間違い
・漢字の変換ミス
・入力する箇所を誤る

といったことはこれをお読みの皆さんも経験があるのではないでしょうか。
これらのミスは人が手入力する以上、必ず一定の割合で起こります。
入力ミスを修正できれば問題ありませんが、中には入力ミスに気付かず、問題が起きて初めて気づくというケースもあるでしょう。

課題③：処理能力の属人化

処理能力の属人化も入力業務における課題と言えます。
単純作業と思われがちな入力業務でも、タイピング速度や入力に関連した知識の有無などによって、処理能力には大きな個人差が生じます。
長年の経験から高速でタイピングできる社員と、まだ入力業務に慣れていない新人では、当然一日にこなせるボリュームは異なってくるわけです。
その結果同じ入力業務に携わっているにも関わらず、社員間での負荷にも差が発生してしまうといった問題にも発展すると言えるでしょう。

入力業務を効率化するメリット

入力業務の課題を押さえていただいたところで、ここからは入力業務を効率化することで得られるメリットについてご紹介していきます。

メリット①：工数の削減

一つ目のメリットは「工数の削減」です。
先程入力業務にはかなりの工数が掛かるとお話しましたが、入力業務を効率化できれば、これまで掛かっていた時間を短くすることができる上、必要な人的リソースも少なくて済みます。
結果として入力業務に係る工数全体を削減することができ、よりコアな業務に人的リソースや時間を配分することができるでしょう。

メリット②：入力ミスの防止

また入力ミスの防止に繋がることもメリットとして挙げられます。
入力ミスは社員の業務的な負荷が高まったときなどに起きてしまいがちです。
しかし入力業務の効率化に取り組むことで、作業工数や負荷を低減することができるため、社員一人一人の負荷を軽減することができます。
その結果、入力ミスなども防止することができるでしょう。
しかしあくまで社員それぞれの負荷が軽減され、より集中して行えるようになることによって入力ミスの防止に繋がるだけですので、入力ミスをゼロにすることはできません。

メリット③：処理速度の向上

処理速度の向上が図れるという点もメリットと言えるでしょう。
先程入力業務にも処理能力の属人化という課題があるとお話しましたが、入力業務の効率化に取り組むことで、処理速度が向上します。
そのため処理能力の属人化も防ぐことができ、入力業務担当者間の処理速度も均一化することができるのです。
ただし効率化によって、処理速度の早い人が逆にやりにくくなってしまう等の問題が新たに生じないように注意しましょう。

入力業務を効率化する方法

ここからは入力業務を効率化するための具体的な方法をご紹介していきましょう。

方法①：マニュアルを作成

一つ目にご紹介する方法はマニュアルの作成です。
入力業務は基本的にすることが決まった定型業務と言え、マニュアルを作成することができます。
入力業務の手順は勿論、関連するノウハウや知識などをまとめたマニュアルを用意し、まだ経験の浅い担当者に提供することで、入力業務の効率化を図っていきます。
入力業務の効率化の効果としては、どうしても限定的となる上、一朝一夕で効率化できる方法ではありませんが、費用などは抑えて取り組むことができるでしょう。

方法②：RPAの導入

二つ目の方法は「RPAの導入」です。
RPAとはRobotic Process Automationの略で、人間がPC上で行っている定型業務をロボットによって自動化させることを指します。
入力業務も定型業務の一種であるため、当然RPAに置き換えることが可能です。
入力業務自体をRPAに任せることで、その他のコア業務へと人的リソースを割くことができる上、その処理スピードも人間が行うよりも速くなります。
そのため入力業務全体の効率化を図り、生産性の向上にも繋げていくことができるのです。
ただしRPAにはどうしても一定のエラーが出てくるため、エラーの監視役の配置は必要である点は留意しておきましょう。

方法③：OCRの活用

三つ目の方法は「OCRの活用」です。
OCRとはOptical Character Recognitionの略で、紙の資料などの文字を認識して、デジタルデータに変換する技術のことです。
光学的文字認識機能とも呼ばれていますね。
具体的にはスキャナーやスマホアプリなどを用いて、文字を認識してデータ化した後、CSVやExcelなどのファイルとして出力することができます。
そのためOCRを活用すれば、紙資料にある情報をシステムなどへ入力する際の工数を大幅に効率化することができるでしょう。
さらにRPAなどと連携させれば、CSVやExcelファイルなどのデータをシステムへ入力する工程も自動化することが可能ですので、より入力業務を効率化することが可能です。

入力業務を効率化する上でのポイント

最後に入力業務を効率化する上でのポイントについてお話していきます。

ポイント①：そもそもその業務が必要かどうかを見極める

まず効率化しようとしている入力業務が本当に必要かどうかを見極めることがポイントです。
過去の流れや慣習に則って入力している情報やデータの中には、現在のビジネス上正直必要ないものがあるケースもあります。
効率化の最大の方法は「その作業自体を無くすこと」です。
そのため入力業務の効率化に取り組む前に、まずはその入力業務自体が本当に必要かどうかを見極めることが重要なのです。
その上で必要と判断した入力業務を効率化していくようにすればよいでしょう。

ポイント②：入力を含めた業務の可視化

二つ目のポイントは「入力を含めた業務の可視化」です。
入力業務を効率化させるには、まず入力業務の前後の工程も合わせて、どのような業務や作業が発生しているのかを可視化することが重要になります。
可視化することで、入力業務やその前後の業務との関係性や流れを洗い出すことが可能です。
入力業務そのものを効率化したとしても、その影響で他の工程に余計な工数が掛かることになるのであれば意味がありません。
前後の作業工程との関係性や流れも踏まえた上で、効率化させる方法を選択していくことがポイントになると言えるでしょう。

ポイント③：現場の理解を得る

「現場の理解を得る」こともポイントです。
入力業務の効率化に取り組むとなれば、多かれ少なかれ現場で変化が起きます。
いくら効率化というメリットが得られるとしても、人間は根本的に変化を嫌う生き物ですので、事前に現場に対して効率化の取り組みについて説明し、理解を得ることが重要になります。
もしここが疎かになれば、効率化どころか逆効果になりかねませんので注意しましょう。

まとめ

今回は入力業務の効率化をテーマにお話してきましたが、いかがでしたでしょうか。
当社は入力業務などの効率化を支援すべく、OCRソフトなどを含めたデータエントリーソリューション「DEFACTを、多くの企業様に提供しております。
AI型OCRエンジンと非AI型のOCRエンジンによるダブルチェック機能によって文字を読み取り、さらにクラウドワーカーによる目視入力なども合わせることで、ほぼ100％の精度で文字のデータ化を実現しています。
その他RPAなどとの連携も可能となっていますので、OCRによる入力業務の効率化に取り組みたい方は、是非一度お問い合わせください。