・手入力による作業が面倒
・入力ミスによってトラブルなどに繋がって困っている

紙の帳票などに記載されている文字などを、PCやシステムに手入力している方の中には、上記のようなお悩みを抱えておられる方もいらっしゃると思います。
そこでこの記事では、手書きや印刷した紙の帳票類を運用することによる問題点を踏まえつつ、文字の読み取りによるデータ化のメリットや具体的な方法についてお話していきます。
入力作業をより効率化したいという方は、是非一度ご確認ください。

手書き文字や印刷文字における問題点

まずは手書き文字や印刷文字における問題点についてお話していきます。

手書き文字や印刷文字の利用はコストが掛かる時代に

現代において様々な業務や事務処理がPCやシステムで行われていることは皆さんもご存じの通りでしょう。
しかし処理自体がPCやシステムで行われているにも関わらず、手書きの文字や印刷した帳票などを原紙として用いているケースも散見されます。
この場合業務効率も悪くなり、作業時間などのコストが掛かってくる時代となりました。

なぜ手書き文字や印刷文字はコストが掛かるのか？

作業時間などのコストが掛かる理由としては、手書き文字や印刷文字で書かれた書類をシステムやPCで処理する場合、それらの情報をわざわざ入力する工数が掛かる点があげられます。
届いた請求書・注文書の金額や数量などの情報を会社の基幹システムに入力するといったケースは、皆さんもよく見かけるのではないでしょうか。
一度に処理する数が少なければ、データ入力の工数もそこまで掛からないかもしれませんが、その数が膨大になるとその工数は馬鹿になりません。

手書き文字や印刷文字のリスクと対策

また工数が掛かるだけではなく、手書き文字や印刷文字での運用にはリスクもあります。
例えば

・入力ミスやそれに起因するトラブル
・原紙の紛失や、情報セキュリティ上のトラブル

などのような事態が起きかねないのです。
このように現代のビジネスにおいては、手書き文字や印刷文字をベースとした運用には工数やリスクが伴うわけですが、工数を削減しリスクを防ぐには、「文字の読み取り」が重要になってくると言えます。
次の項目から文字の読み取りについて詳しく見ていきましょう。

文字を読み取ってデータ化するメリット

文字の読み取りについて、まずはメリットから見ていきましょう。

メリット①：手入力による作業工数をカットできる

まず挙げられるメリットとしては、「手入力による作業工数をカットできる」という点です。
先程もお伝えした通り、手書きの文字や印刷文字などの書類を処理する場合、その内容を手作業でPCやシステムに入力していく必要がありました。
しかし文字を読み取ってデータ化することで、これらの入力作業工数を大幅に下げることが可能となるでしょう。
また入力に必要だった人的リソースも軽減でき、利益全体に貢献できる点もメリットと言えます。

メリット②：入力ミスを削減できる

また入力ミスを削減できるという点も見逃せません。
手書き文字や印刷文字による書類を基に、PCやシステムなどに入力する作業をしていると、疲労や確認不足などによって、どうしても一定数の入力ミスが発生してしまいます。
対して文字を読み取ってデータ化することで、それらの入力ミスを削減することも可能です。
後ほど解説する方法によって文字の読み取りを行えば、入力ミスを削減した上で、データ化することが可能になります。

メリット③：保管スペースが不要に

また保管スペースが不要になるという点も挙げられます。
紙で様々な原紙をファイリングして保管する場合、当然ながら保管スペースが必要となってきます。
事業活動が長く続けば続くほど、当然書類の数も増えていくため、そのスペースが広範囲に及ぶケースも往々にしてあるわけです。
しかし文字を読み取ってデータ化することで、それらの書類の原紙を保管しておく必要がなくなり、それに伴い保管するためのスペースも不要となります。

メリット④：書類へのアクセス・検索スピードの向上

書類へのアクセス・検索スピードが向上する点もメリットと言えます。
書類をそのまま紙でファイリングしている場合、必要な時に保管スペースなどまで取りに行く必要があります。
その上自分の探している書類がどのファイルに入っているか探すための時間も必要になるため、業務上の効率も落ちてしまいます。
その点、それらの書類を読み取ってデータ化している場合、PCやシステムの検索機能を用いて、自分のデスクにいながらすぐに参照することができます。
その結果として、業務全体の効率も高まると言えるでしょう。

手書き文字や印刷文字を読み取る方法

ここまで文字の読み取りによるデータ化のメリットについてご紹介してきましたので、最後に実際に読み取る方法についてお話していきたいと思います。

文字を読み取る方法とは

手書き文字や印刷文字を読み取る方法として挙げられるのは、「OCRを利用する」という方法です。
OCRとはOptical Character Recognitionの略称で、日本語では光学的文字認識機能などと訳されます。
様々な書類の手書きや印刷された文字を、専用のスキャナーを用いて読み取ることで、データ化する技術のことを指します。

OCRが文字をデータ化するステップ

OCRで文字を読み取ってデータ化すると言っても、実際どういう仕組みで読み取っているのでしょうか。
ここからはOCRが文字をデータ化する流れをいくつかのステップに分けて、簡単に確認していきましょう。

・ステップ①：画像の取り込み
はじめに専用のスキャナーなどを用いて、データ化したい書類を画像として取り込むことになります。
この際画像の解像度の高さや文字の輪郭が鮮明であること、画像のズレなどがないかという点は、読み取りの精度に影響してくるので注意しましょう。

・ステップ②：文字領域を探し、文字を抽出する
次に読み取り対象となる文字領域を探し、一文字一文字ずつ抽出していきます。
読み取りを行う書類には文字以外の要素、例えば画像や表の罫線なども含まれているため、その中から読み取る必要のある文字領域を探します。
その上で、その文字領域にある文字を一文字ずつ切り出していくという作業をします。

・ステップ③：抽出した文字をデジタル化
次に抽出した文字をそれぞれデータ化していくことになります。
ここでは事前に登録されたフォントデータや辞書データなどを基に参照して、データ化していく形になります。

・ステップ④：データ出力
無事文字のデータ化が終われば、最後にデータ出力が行われます。
出力形式はCSVやExcel形式などが中心となるため、利用や加工もしやすいでしょう。

AI OCRとは

OCRでは、OCRで読みとる座標や位置を設定する帳票フォーマット設計が必須となります。
設計された帳票フォーマットに基づいて読み取りを実施していくため、従来のOCRには非定型のレイアウトの書類が来た場合、読み取りができなかったり精度が落ちてしまったりする課題がありました。
しかし非定型のレイアウトなどが来ても、高精度の読み取りを実現するOCRが存在します。
それが「AI OCR」です。
AI OCRはOCRにAIの技術を組み合わせたもので、識字率の高さや読み取るレイアウトが異なっても対応ができるという利点があります。
そのためより手書きや印刷文字の読み取りにおいても、より高精度に読み取ってデータ化することができると言えます。
もしこれからOCRを用いて文字の読み取りやデータ入力作業の効率化に取り組まれるなら、AI OCRの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ