デスクワークなのにテレワークできない アナログな原因とデジタルな原因とは

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    雇用する側、もしくは従業員側においても「どうしてうちの会社はテレワークできないのか?」と悩むことがあります。
    特にデスクワークであり、テレワーク可能な業界・業種・職種なのにテレワークできないと「うちの会社は時代にそぐわないのでは」と無用な不安に狩られることもあるでしょう。
    今回は、デスクワークなのにテレワークができないアナログ・デジタルな原因と、その両方を解決するための準備についてお話します。


    デスクワークなのにテレワークができないアナログな原因

    はじめにデスクワークなのにテレワークができないアナログな原因について解説します。

    会社全体でテレワークができないという思い込みがある

    業界や業種によっては「うちの会社ではテレワークできないだろう」という思い込みを持つことがあります。IT技術に疎かったり、そもそもIT技術を必要としないような環境ですと、テレワーク実現までの障壁がとても高く、技術も高度なものが必要であると誤解されてしまいます。
    デジタル化できる部分があっても、アナログ的な考えから脱却できず、そのままの業務プロセスや作業手順に疑問を抱かず、結果としてDXの推進が放置されてしまうことになります。

    紙の帳票やFAX、電話や対面での接客が必要な業界・業種

    業界や業種によっては、紙の帳票やFAX、電話や対面での接客が必要であり、テレワークが現実的ではないと思われているものもあります。しかし、実際に紙の帳票はOCRでペーパーレス化できますし、FAXの電子化も実務や現場で利用できるレベルで実現しています。電話や対面での接客もテレワークで対応できる仕組みがあるのも事実です。
    本質的な問題として、前項と同じように今までの業務プロセスや作業手順に疑問を抱かないこと、アナログ的なやり方に不満を感じていないことなどが原因であり、実質的に業務が回り、作業が滞っていなければ変化のしようがない状況とも言えます。

    トップダウン、またはボトムアップでテレワークに抵抗がある

    アナログなやり方が間違っているとか正しいとかは別としてトップダウン、すなわち雇用する側や上司の側がテレワークに抵抗があったり、逆に実務や現場に携わる人間がテレワークに抵抗を示すケースもあります。
    上記のような理由から今までのやり方を変える必要はないと考えてしまうことで、立場の違いはともかくとして、テレワークに対して「反対勢力」が生まれてしまうのです。お互いに同じ会社や組織に勤める身としては、穏便に済ませたいですし、何よりも業務に遅延や遅滞がなく、実質的に問題がなければ反対勢力の意見が受け入れられてしまい、やはり結果としてテレワークの基盤を構築することさえできなくなってしまいます。


    デスクワークなのにテレワークができないデジタルな原因

    次にデスクワークなのにテレワークができないデジタルな原因について解説します。

    テレワークを導入する技術的な基盤や技術的リソースがない

    デスクワークにおいても、テレワークを導入する技術的な基盤や技術的リソースがなければテレワークできないのは明白です。実際にテレワークをするための環境を整えるには投資が必要であり、テレワークするための管理や従業員側の知識も欠かせません。
    テレワークのための機材やツール、ソフトウェアの使い方を覚える前の段階であり、テレワークがどんなものかさえ理解が進んでいない状況とも言えます。同時にアナログな考え方のままであれば、デジタル化の必要すら感じられず、さらにテレワークの導入が遠のいてしまうでしょう。

    そもそも、テレワークに移行するための技術や代替となる手段を知らない

    テレワークといっても環境の構築や必要とする技術、代替となる手段はさまざまです。例えば、紙の帳票やFAXなど、現物がなければ事務処理できないような部分から着手すべきですし、必要に応じて脱ハンコなども検討すべきと言えます。
    しかし、デジタル化ができる技術、テレワークに対応するための技術への知見が少なければ、導入や運用を検討する段階にも入れません。

    デジタル技術の導入による変化・コスト・意識改革が現実的でない

    企業や組織によっては、デジタル技術の導入を検討しているが、その先に進めないこともあります。テレワークするために必要なものを揃えるコスト、管理する側と従業員側の双方がテレワークに対応するための教育や研修、テレワークでも生産性を下げないような意識改革などなど、課題や問題が山積みなことが原因と言えます。
    そのため、ひとつの課題はクリアできても、他の課題や問題をクリアするために業務に支障が出たり、一時的でも利益や売上を損ねることが難しかったりすることで、デジタルへの理解はあってもテレワークできない状況が続いてしまいます。

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    アナログな原因とデジタルの原因の両方を解決するための準備について

    次にアナログな原因とデジタルの原因の両方を解決するための準備について簡単に説明します。

    紙の帳票ならOCRによるペーパーレス化、FAXなら電子化できることを知る

    まずは紙の帳票ならOCRによるペーパーレス化、FAXなら電子化が可能など、デジタル技術について理解を深めましょう。実際に導入するかどうかは別としても、テレワークするために何が必要なのか知っておくだけでもDXの推進がしやすくなるからです。
    同様にいきなりテレワークをするという形ではなく、まずはペーパーレス化、電子化など、テレワークの準備を整えることから始めるのがおすすめです。実際にテレワークに対応できる仕組みは出社している場合とほぼ同等で作業や業務ができるかを問われます。そのため、出社しているとしても、テレワークだと想定して業務プロセスの改善や作業手順の見直しを行うことは可能ですので、仮想的なテレワークを社内や組織内から始めてみて、ゆくゆくはテレワークに移行するようなイメージで導入を進めてみましょう。

    同業他社のDX推進やテレワークへの対応状況について情報収集する

    テレワークどころかDXの推進もよくわからないという段階であれば、同業他社のDX推進やテレワークへの対応状況について情報収集を行いましょう。この時点で業界や業種問わず、テレワークできる部分とテレワークできない部分が明白になります。
    同様にテレワークできないと思っていた要因が他社では解決されていることもありますので、単にテレワークは無理だろう、できないだろうと考えるのではなく、現実的に同業他社で実現しているのか、自社でも実現可能なのかを精査してみてください。

    デジタル技術の導入や運用に無駄な偏見や思い込みを持つことをやめる

    基本的にはアナログなやり方や考え方が古い、間違っていると思う必要はありません。同様にデジタル技術の導入や運用に無駄な偏見や思い込みを持つことをやめましょう。
    例えば、テレワークに対応するための基盤を整える際、まずはOCRによる紙の帳票のペーパーレス化を進めたとします。テレワークに対応するかは別としても、ペーパーレス化自体が事務作業の負担を軽減し、紙の帳票に要していた時間的なコストを削減してくれます。
    同様にFAXの受注業務の電子化においても、顧客やユーザー側の負担はなく、受注する側の負担を減らすことにつながります。結果としてテレワークかどうかに関わらず、事務処理の負担を軽減することは同時にテレワークを可能にすることにつながるという形で理解しておくことをおすすめします。


    まとめ:テレワークは環境の整備と思い込みの排除の両方を進めよう!

    今回はデスクワークなのにテレワークができないアナログ的な原因・デジタル的な原因と、その両方を解決するための準備についてについてお話しました。
    必ずしもデスクワークだからテレワークできると断言できるものではないにせよ、テレワークできる環境が整っていないだけであれば、環境の整備と思い込みの排除で解決できる可能性が高まります。
    当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、紙の帳票のペーパレス化、FAXの電子化など、テレワークできない原因の解決に役立つ仕組みを導入できますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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