ペーパーレスが実現した企業や組織ですと、あらゆることをデジタルで進めることができます。IT格差を広げすぎないためにも、実際にペーパーレスが職場環境に与えるポジティブな影響を知り、導入を前向きに検討してみましょう。
今回はペーパーレスが職場環境に与えるポジティブな影響、そしてペーパーレスの先にあるDX推進に関する技術についてお話します。

ペーパーレスが職場環境に与えるポジティブな影響

次にペーパーレスが職場環境に与えるポジティブな影響について簡単に説明します。

紙資源をベースとした業務体制や作業手順よりも「楽」

ペーパーレスと紙資源をベースとした業務体制や作業手順を比べた場合、圧倒的に「楽」というポジティブな影響があります。もちろん、紙資源をベースとした事務処理が当たり前であった世代であれば「紙の方が難しくない」と考えてしまうことも事実です。しかし、そもそも紙が良ければ、ペーパーレス、または完全なペーパーレス化が推進されることもないでしょう。
実際に紙資源をベースとした場合、FAXや手紙という手段はあるものの、原紙が届くまでは作業が進みません。同様にハンコによる承認、上長によるチェック、最終的な決裁など「紙を移動させるための時間」も必要であることから、ペーパーレスと比べて常にボトルネックが発生していると言えます。

データ化およびデジタル化されているためシームレスかつスピーディー

ペーパーレスであれば、データ化およびデジタル化しているため、ボトルネックが発生しにくいです。時間や場所を選ばずにデータにアクセス、またはファイルを直接編集できるため、紙の移動に要する時間が削減できます。
単純にメールと物理的な手紙を比べても、一瞬で届くメールと、早くて半日、遅くて数日かかる手紙では比べものになりません。もし、海外であればさらに日数を要するか、場合によっては届かないこともあります。
同様に紙資源を扱うためのコストも無視できません。紙そのものへのコスト、印刷するためのコスト、FAX用紙、保管するためのコスト、廃棄するためのコスト、またはこれらに伴う物理的な移動のための労力など切りがありません。ペーパーレスであれば、さまざまなコストと労力を削減できるということです。

効率化や最適化するツール・オンラインサービスとの相性が良い

ペーパーレスのために情報がデータ化・デジタル化されていれば、さらなる効率化や最適化が実現可能なツール、ソフトウェア、オンラインサービスに連携・連動することができます。もちろん、紙資源から目視によるチェックし、各種項目に仕分けして、人力での手入力を行うことでデジタル化すれば同じく対応できますが、「デジタル化するための時間」の分、差が生じてしまいます。
ただし、デジタルファースト的な考え方、仕組みで最初からデジタルで入力できなくても、OCRやFAXの電子化などの技術を利用すれば、ペーパーレスと同様の効率化や最適化は可能です。まだまだ紙資源、紙の帳票による作業・業務が必要であれば「入力業務のデジタル化」を進めることで、IT格差や時間的な差を最小限に止めることができるでしょう。

情報資産が蓄積されやすくなり、ビックデータが手に入る

ペーパーレスが進むことで、事業活動で生じる情報を蓄積しやすくなります。すなわち、情報資産が効率的に蓄積されていくということ、ビックデータが手に入るということです。紙の帳票で作業する場合ですと、データと同じように効率的に蓄積や集計ができず、集計するとしても膨大な時間がかかるため現実的ではありません。
ペーパーレスによってスムーズにビックデータが手に入るようになれば、データを分析し、共有し、活用することで新たな利益、新しい商品やサービスの創出も期待できます。ビックデータが情報資産、企業や組織としての財産と呼ばれる理由でもあり、紙の帳票のまま保管し、いずれ廃棄してしまうこと自体が機会損失であり、利益損失であるのは明白です。

時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を提供できる

紙資源、紙の帳票による作業や業務の場合、時間や場所にとらわれます。同じ建物ないでもフロアや部屋が違ったり、本社と支社、本店と支店など、何らかの決裁や承認が伴えば、往復で数日必要です。また、ペーパーレス化されていない場合、テレワークやリモートワークも難しくなります。社内や組織内にいれば閲覧できる帳簿や書類が必要な時、わざわざ出社するということも起きているのも事実です。
ペーパーレスであれば、時間や場所を選ばず、権限や立場に応じて、必要に応じてデータの閲覧、編集ができます。テレワークおよびリモートワーク、またはテレワークかつ時短といった柔軟な働き方を提供できるようになります。紙による作業・業務がダメ！ということではなく、紙では実現できない働き方、効率化、最適化ができるということを理解しておきましょう。

ペーパーレスの先にあるDX推進に関する技術

次にペーパーレスの先にあるDX推進に関する技術について解説します。

AIやRPAによる業務や作業、問い合わせなどの自動化

OCRやFAXの電子化、またはアウトソーシングなどでペーパーレス化が進むことで、AIやRPAによる自動化が実現できます。データが蓄積されていくことで、チャットボットなどによる問い合わせの自動化も夢ではありません。
自動化はパソコン上のほとんどの操作をトレース・再現できるため、簡単で定型の繰り返す作業や業務に要する時間と労力を大幅に削減してくれます。ペーパーレス自体が労力や時間の浪費を削減する効果が高いため、さらに時間的なリソースが確保され、従業員の心身への負担が軽減されるということです。
また、自動化が進むと、さらに自動化できる部分がないか模索する時間も増えて、自動化する範囲が広がっていくのも大きな利点と言えます。

ビックデータの活用、テキストマイニングやデータマイニング

ペーパーレスによって蓄積されたビックデータは活用次第で利益を生みます。例えば、テキストマイニングやデータマイニングを行い、分析や解析を行うことで、普段の作業や業務、開発や企画立案では到達しえない答えを導きだすことが可能です。
結果として新しい商品やサービスの開発、または既存の商品やサービスの改良など、質の向上にもポジティブな影響を与えてくれます。同業他社やライバル企業との差別化にもつながり、ファンやリピーターの獲得、そして継続的かつ持続的な利益や売上の確保にもつながるでしょう。

オンライン承認・オンライン決裁およびオンライン契約

ペーパーレスが進むことで、オンラインでの承認や決裁、契約も実現できます。例えば、商談の場において、書類を携えて現地に向かい、判を押してもらうためには時間や労力も含めてそれなりに準備が必要です。同じく承認や決裁においても、書類を郵送にて支店から本店、本店から支店という形で往復することを考えると、ディスプレイ上で確認し、クリックひとつで承認・決裁できた方が圧倒的に処理が早くなります。

官公庁や地方自治体のオンライン化への対応

昨今ではデジタル手続法など、行政に関するオンライン化が進んでいます。紙の帳票でなくても、ペーパーレスでも手続きや申請が可能となるため、煩雑な行政に関する事務処理においても、効率的かつ最適化が実現可能です。また、すべての書類ではありませんが、電子的に保存しておくことも可能となるため、保存や保管のための場所や廃棄に関するコストの削減にもつながります。

MA・SFA・CRMなど既存の技術をさらなる有効活用

ペーパーレス化によって、MA（マーケティングオートメーション）SFA（セールスフォースオートメーション）CRM（カスタマー リレーションシップマネジメント）などのツール・サービス・仕組みを有効活用できるようになります。これらの仕組みはマーケティンに効果的であり、利益や売上の最大化、効率化、最適化、自動化など、さまざまな手法を取り入れることが可能です。ペーパーレス自体は「紙の情報をデータ化する」というシンプルな仕組みですが、デジタル化による恩恵が、企業や組織として直接的に利益や売上につながるということを覚えておきましょう。

まとめ：ペーパーレスで職場環境の改善とDX推進の基盤の構築を

今回はペーパーレスが職場環境に与えるポジティブな影響、そしてペーパーレスの先にあるDX推進に関する技術についてお話しました。
ペーパーレスは「必要・不要」という技術ではなく、未来には当たり前になる技術です。手紙がメールに、切符が交通系電子マネーに変化していったように、企業や組織としてペーパーレス、デジタル化を着実に進めていきましょう。
当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズは、ペーパーレス化に役立つ技術やサービスが揃っており、スピーディーな導入が可能です。従業員に負担をかけることなく、職場環境の改善、効率化や最適化が実現できますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。