データ入力の業務委託を検討している場合、メリットのみに注目しがちです。実際にはデメリットもありますが、事務処理の負担に悩んでいる状況の場合、業務委託するしかないと思い込んでしまうこともあるでしょう。

今回は、データ入力を業務委託するメリットやデメリットと、事務処理の負担に悩んだ時のその以外の解決方法についてお話します。

データ入力を業務委託するメリット

はじめにデータ入力を業務委託するメリットを説明します。

データ入力や事務処理の負担が軽減できる

ごく当然と言えますが、データ入力を業務委託すれば事務処理の負担が軽減されるのがメリットです。事務処理の遅延＝業務プロセス全体の遅延になることを考えると、すぐにでも業務委託したいと考えるのも自然と言えます。もちろん、データ入力の伴う事務処理によって利益や売上につながるのも確かですが、単調な作業、繰り返しの作業、日々発生する作業はやりがいを感じにくいこともあるため、離職事由になることもありますし、定着率が低下する要因になりがちです。言い換えれば、データ入力を業務委託すれば、離職率の低下、定着率の向上も期待できるということです。

顧客対応や生産性のある仕事に集中しやすい

データ入力を伴う事務処理の負担は、その他の業務の進捗も遅らせることがあります。そのため、データ入力を業務委託すれば顧客対応や生産性のある仕事に集中しやすくなります。いわゆる「手が空けられる」ことで、利益や売上を増やす仕事をできるようになり、その余裕こそが企業や組織としての成長力のアップにつながります。現実問題として人件費などのコスト面は度外視したとしても、団塊の世代の引退、少子高齢化による人材不足は避けられません。また、業務委託やアウトソーシングしやすいサービスも増えてきていることから、それらを上手に活用することで負担を軽減し、外部であるにせよ雇用を創出していることも広い視野で考えればプラスと言えます。

採用や教育に要する時間的なコストが少なくなる

企業や組織によっては、人がいないのに、人を採用する余裕がないことがあります。また、人を雇っても教育する余裕がないこともあるでしょう。簡単なデータ入力だとしても、それなりの人材を確保し、それなりに教育しなければうっかりミスやヒューマンエラーで余計な手間が生まれることも否めません。簡単なデータ入力だからこそ、業務委託することで、採用や教育に要する時間的なコストが少なくなり、それ自体がメリットになるということです。

データ入力を業務委託するデメリット

次に、データ入力を業務委託するデメリットを説明します。

外部に機密情報や個人情報を預けるリスク

データ入力を業務委託するデメリットとして、外部に機密情報や個人情報を預けるリスクがあります。どのようなデータであっても企業や組織としての情報資産であり、本来であれば外部に預けたくないデータであるべきです。もちろん、業務委託を提供する会社はセキュリティ面をしっかりとしているのが当然ではありますが、100％安全という保証はどこにもありません。サイバー攻撃による情報漏洩、または業務委託先での内部不正が発生した場合でも、委託した側に社会的責任が生じることはゼロではないということです。

規模や範囲によっては金銭的なコストの肥大

採用や教育に関するコストは少なくなりますが、データ入力を任せる業務の規模や範囲によっては、金銭的なコストが肥大し、コストに悩むことになるのもデメリットです。もちろん、委託先の利用料による部分でもありますが、結局、採用や教育のコストと直接人件費を払うコストの方が相対的に見て安く感じてしまうこともあるでしょう。また、昨今では従業員を大切にし、長く勤めてもらえるような企業や組織も増えてきました。人材を確保し、定着する体制が整わないこと自体が、今の時代に合わない可能性があること、その体制の建て直しが難しくなることも理解しておく必要があります。

業務委託やアウトソーシングに依存すること

業務委託やアウトソーシング自体は使い方次第で有用であるのは事実です。ただし、業務委託やアウトソーシングに依存しすぎると、実力やノウハウ、知見が保てなくなり、中身のない企業や組織になってしまうというデメリットがあります。いざ、何らかのタイミングで委託した業務を社内や組織内で対応しようとしたら、対応できない、または知識や経験、ノウハウのない人材しか残っていないというような状況に陥る可能性があるということです。また、委託先の倒産やサービス提供の終了など、思わぬ事態になった時に自社で対応できず、顧客対応の不備、商品やサービスの質の低下などの懸念があることも留意しておかなくてはなりません。

事務処理の負担に悩んだ時の解決方法

次に、事務処理の負担に悩んだ時の解決方法や考え方をご紹介します。

DXの推進を理解し、新しい技術を積極的に受け入れる

まずはDXの推進を理解し、新しい技術を受け入れることから始めましょう。導入しやすい技術として、OCRによるペーパレス化・電子化、RPAによる自動化などが挙げられます。特にデータ入力系の業務はOCRで電子化するだけでも、人力の入力作業を大幅に軽減できる可能性が高いです。項目の内容や値を転記するような作業、判断を必要としない作業、単調で繰り返すだけの作業にお悩みならOCRを導入し、段階的にRPAによる自動化を目指すと良いでしょう。

働き方改革・ワークライフバランス・ワークシェアリングを考える

特定の人のみ残業が多い、または作業量が多くて常に遅延しているような状況であれば、働き方改革・ワークライフバランス・ワークシェアリングを理解し、取り入れてみるのもおすすめです。データ入力の事務作業においても属人化してしまうことで、誰か一人に負担が集中することがあります。また、従業員個人の能力によって遅延するのではなく、作業量が多すぎること＝作業量に偏りがあることで業務プロセスが滞ることがあるためです。また、昨今では出産や育児、介護でもテレワークかつ短時間で働ける環境を用意することで、優秀な人材を確保し、離職率を下げながら、定着率を上げているケースも少なくありません。その他にも短時間勤務を増やし、フルタイムの人の負担を減らすだけでも、業務が円滑になるケースもあります。

業務委託する範囲を明確にし、いつでも自社で対応できるようにする

業務委託自体は悪いことではありませんので、依存しない範囲で委託・アウトソーシングするのを否定し過ぎないことも大切です。ただし、業務委託する範囲を明確にし、いつでも自社で対応できるようにしておきましょう。例えば、DXの推進や働き方改革を進めることで、余裕が出たら自社で対応する、もしくは作業量や業務の配分を見直すことで、対応できる体制が整ったら自社に戻せるようにするのがおすすめです。

まとめ：新しい技術や新しい働き方を受け入れやすい環境を整えよう！

今回は、データ入力を業務委託するメリットやデメリットと事務処理の負担に悩んだ時の解決方法についてお話しました。

データ入力業務はそれ自体は簡単であり、軽視しがちでもありますが、企業活動において必要なプロセスです。だからこそ、遅延してしまうことで利益や売上までの時間が増えてしまいますし、何よりも顧客やユーザーに迷惑をかけるという結果を招きかねません。

まずは社内や組織内の体制が整うまで、または整ったあともコスト的に合うのであれば委託し続けるなど、柔軟に考えて業務委託することをおすすめします。

もし、なるべく社内や組織内で完結したい、セキュリティ面に不安を感じているとお悩みであれば、当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズのご利用をおすすめします。RPAと連携しやすく、認識精度の高いOCR、FAXの電子化やFAX業務のアウトソーシングなど、データ入力に関する課題や問題の解決につながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。