業務の自動化とは何か?業務の自動化に関する基礎知識やありがちな誤解・勘違いを解説

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    業務を自動化したいと考えていても、具体的にどうすれば良いかわからず、DXの推進も含めて検討する段階で迷子になるケースがあります。


    また、業務の自動化という言葉がネガティブなイメージで一人歩きしてしまい「仕事を奪われる!」というような誤解や勘違いが生まれて、業務の自動化の足かせとなるような状況も少なくありません。

    今回は、業務の自動化に関する基礎知識や業務の自動化にありがちな誤解や勘違いについてお話します。

    業務の自動化に関する基礎知識

    はじめに、業務の自動化に関する基礎的な知識について簡単に説明します。

    業務の自動化とは

    業務の自動化とは、今まで人力および手作業で行っていた業務をIT技術に任せることを意味します。現在のIT技術であれば簡単な事務作業はシステムやツール、またはデバイスやロボットに任せることが可能であり、単純な事務作業は業界や業種問わず削減されつつあります。

    実際に業務の自動化によって、既に年間何万時間もの作業時間を削減、もしくは人件費の削減という結果を出している企業や組織が存在しており、古いやり方で時間も人件費も浪費してしまう企業や組織のままですと、格差が生じてしまうのは必然であり、場合によっては競争力を失ってしまうことで淘汰されてしまうという懸念もあります。

    業務の自動化の必要性とDX推進との関連性

    なぜ業務の自動化が必要なのかという理由は、人材不足の解消や人件費などのコストを削減するため、同時に時間的なコストの削減とリソースを確保するためです。人間はどれだけ頑張っても一人でできることに限界があります。機械であれば人間よりも早く、疲れることもないので休みなく作業させることが可能です。すなわち、人的かつ時間的な課題や問題がIT技術の導入により一度に解決するということです。

    DX推進においては既存の業務体制や作業手順を改善する余裕がない、もしくはレガシーシステムの維持運用だけで人的資源や金銭的なコストを浪費してしまうなど、解決したくてもできない課題や問題が山積みです。業務の自動化によって人的リソースの確保、またはコストの削減によって金銭的な余力の創出がなされなければDXの推進ができないことから、業務の自動化が必要であること、DXの推進には必要不可欠であることがわかります。

    RPA・OCR・AI・IoTの簡単な説明

    業務の自動化における代表的な用語をいくつか挙げてみます。

    ・RPA

    RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略称であり、主にパソコン上の操作を記録して再生、またはシナリオを作成して任意の作業をさせる仕組みを指します。

    ・OCR

    OCRとは光学文字認識を指しており、スキャナやカメラで文字を読み取って電子化することを意味します。

    ・AI

    AIとは人工知能を指しており、AIに学習させることで精度の向上や簡単な判断をさせることを意味します。

    ・IoT

    IoTとはいわゆる「モノのインターネット」を指しており、センサーやロボットなど物理的な機械やデバイスを用いることを意味します。

    上記はざっくりとした説明ですが、これらの技術を応用することで人間が作業するのと同じようなことを実現できます。

    ソフトウェアやツールなどデジタル的な自動化

    ソフトウェアやツールなどデジタル的な自動化とはRPAによってパソコン上の操作を自動化し、異なるシステムやデータから転機および入力や登録する作業、またはAIによってメッセージごとに異なる対応をする仕組みが挙げられます。

    いわゆる人間の判断や勘を必要としないような作業や業務の自動化が可能であり、事務作業やバックオフィス系業務の自動化に役立つ仕組みと言えるでしょう。その他にもFAXをデータで直接受信する仕組みや、データの中にある文字列を認識してデータ化する仕組みも既に実務で運用可能な技術として存在しています。

    ロボットやセンサーなど物理的かつ機械的な自動化

    ロボットやセンサーなど物理的かつ機械的な自動化とは、物理的な現実世界の情報をセンサーで読み取ってデータを取得し、プログラムを実行したり、ロボットなどに直接的にモノに対して加工や移動などの作業をさせたりする仕組みが挙げられます。

    例えば、猫や犬に決まった時間にご飯や水をあげる仕組み、またはGPSの位置情報やセンサーを利用して農作機械を自動運転する仕組み、配送センターなどで荷物の行き先に応じて仕分けする仕組みなど、既に身近な技術がいくつもあります。

    業務の自動化にありがちな誤解や勘違いについて

    次に、業務の自動化にありがちな誤解や勘違いをご紹介します。

    業務の自動化は人間の仕事を奪うものではない

    業務の自動化は人間の仕事を奪うものではありません。むしろ、今まで人力でなければ対応できなかった簡単な業務や作業を機械に任せることで人間が楽をするための仕組みです。車や新幹線、飛行機に乗るのと同じように、技術によって人間の可能性を広げるもの、時間的な余裕を作るもの、と考えるのが自然です。

    業務の自動化はコストを増大させるものではない

    業務の自動化を導入するためにはコストが必要、またはランニングコストが気になるなど、コストが増大するだろうと考える人もいらっしゃいます。もちろん、導入コストやランニングコストが発生するのは当然ですが、人件費と時間的なコストの浪費と比べるとコストは格段に下がります。むしろ、コストを削減するための仕組みであり、無理や無駄、非効率を排除することが目的であると言えます。

    業務の自動化は面倒や手間を増やすものではない

    業務を自動化するために面倒や手間が増えるのでは?と考える人もいらっしゃるでしょう。ITに疎い、またはITが苦手な方にありがちな勘違いであり、もちろん、面倒や手間に感じることもありますが、実際には業務の自動化でできる範囲を人力で行う方が手間であり、面倒と言えます。機械やシステム、プログラムに任せれば数秒で終わるのに、数人の人的資源と数日の時間的リソースを浪費することの方が非効率かつ無駄になってしまいます。

    業務の自動化は必ずしも難しいものではない

    業務の自動化は必ずしも難しいものではありません。むしろ、業務を自動化するシステムやツールは誰にでも使えるように最適化されています。もちろん、最初に使い方を覚える段階では大変な人もいるでしょう。個々の経験や知識によっては難しく感じることがあるのも事実です。しかし、実際には対応できなければ対応できる人間に置き換えられてしまうと考えるべきです。同様に企業や組織レベルで考えた場合、業務の自動化が導入できるか否かが将来性を決める可能性があることも留意しておく必要があります。

    業務の自動化による変化はネガティブなものではない

    業務の自動化による変化をネガティブに感じる方もいらっしゃいます。また、導入やランニングコスト、学習コストや業務体制の再構築など、変化そのものを嫌うこともあるかもしれません。しかし、実際には業務の自動化を受け入れることで企業や組織としての将来が明るくなること、事業を継続できる可能性が高まることを考えれば、決してネガティブな変化ではないということがわかります。むしろ、変化しないままで時間が経過してしまえば、ネガティブな結果を生むということを理解しておく必要があります。

    まとめ:バックオフィス系の業務から自動化を始めよう

    今回は業務の自動化に関する基礎知識や業務の自動化にありがちな誤解や勘違いについてお話しました。

    業務の自動化によるありがちな誤解や勘違いは誰にでもあることです。しかし、実際にはIT技術の進歩と同様に、業務の自動化が人の暮らしを豊かにし楽にするものであることを忘れてはいけません。むしろ、有限である人生の時間を有効活用するためにも、自動化できる部分はどんどん自動化して、時間的な余裕や余力を作ることの方が大切です。

    もし、業務の自動化を考えているけれど、何から始めれば良いかわからなければ、バックオフィス系の業務から自動化することをおすすめします。例えば当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、OCRによって文字を認識し、データ化することで入力作業の一部を自動化が可能です。同時にペーパーレス化・デジタル化によってさらなる業務の自動化が可能となりますので、ぜひともこの機械にご相談、お問い合わせください。

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