業務の自動化に関する基礎知識

はじめに、業務の自動化に関する基礎的な知識について簡単に説明します。

業務の自動化とは

業務の自動化とは、今まで人力および手作業で行っていた業務をIT技術に任せることを意味します。現在のIT技術であれば簡単な事務作業はシステムやツール、またはデバイスやロボットに任せることが可能であり、単純な事務作業は業界や業種問わず削減されつつあります。

実際に業務の自動化によって、既に年間何万時間もの作業時間を削減、もしくは人件費の削減という結果を出している企業や組織が存在しており、古いやり方で時間も人件費も浪費してしまう企業や組織のままですと、格差が生じてしまうのは必然であり、場合によっては競争力を失ってしまうことで淘汰されてしまうという懸念もあります。

業務の自動化の必要性とDX推進との関連性

なぜ業務の自動化が必要なのかという理由は、人材不足の解消や人件費などのコストを削減するため、同時に時間的なコストの削減とリソースを確保するためです。人間はどれだけ頑張っても一人でできることに限界があります。機械であれば人間よりも早く、疲れることもないので休みなく作業させることが可能です。すなわち、人的かつ時間的な課題や問題がIT技術の導入により一度に解決するということです。

DX推進においては既存の業務体制や作業手順を改善する余裕がない、もしくはレガシーシステムの維持運用だけで人的資源や金銭的なコストを浪費してしまうなど、解決したくてもできない課題や問題が山積みです。業務の自動化によって人的リソースの確保、またはコストの削減によって金銭的な余力の創出がなされなければDXの推進ができないことから、業務の自動化が必要であること、DXの推進には必要不可欠であることがわかります。

RPA・OCR・AI・IoTの簡単な説明

業務の自動化における代表的な用語をいくつか挙げてみます。

・RPA

RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略称であり、主にパソコン上の操作を記録して再生、またはシナリオを作成して任意の作業をさせる仕組みを指します。

・OCR

OCRとは光学文字認識を指しており、スキャナやカメラで文字を読み取って電子化することを意味します。

・AI

AIとは人工知能を指しており、AIに学習させることで精度の向上や簡単な判断をさせることを意味します。

・IoT

IoTとはいわゆる「モノのインターネット」を指しており、センサーやロボットなど物理的な機械やデバイスを用いることを意味します。

上記はざっくりとした説明ですが、これらの技術を応用することで人間が作業するのと同じようなことを実現できます。

ソフトウェアやツールなどデジタル的な自動化

ソフトウェアやツールなどデジタル的な自動化とはRPAによってパソコン上の操作を自動化し、異なるシステムやデータから転機および入力や登録する作業、またはAIによってメッセージごとに異なる対応をする仕組みが挙げられます。

いわゆる人間の判断や勘を必要としないような作業や業務の自動化が可能であり、事務作業やバックオフィス系業務の自動化に役立つ仕組みと言えるでしょう。その他にもFAXをデータで直接受信する仕組みや、データの中にある文字列を認識してデータ化する仕組みも既に実務で運用可能な技術として存在しています。

ロボットやセンサーなど物理的かつ機械的な自動化

ロボットやセンサーなど物理的かつ機械的な自動化とは、物理的な現実世界の情報をセンサーで読み取ってデータを取得し、プログラムを実行したり、ロボットなどに直接的にモノに対して加工や移動などの作業をさせたりする仕組みが挙げられます。

例えば、猫や犬に決まった時間にご飯や水をあげる仕組み、またはGPSの位置情報やセンサーを利用して農作機械を自動運転する仕組み、配送センターなどで荷物の行き先に応じて仕分けする仕組みなど、既に身近な技術がいくつもあります。

業務の自動化にありがちな誤解や勘違いについて

次に、業務の自動化にありがちな誤解や勘違いをご紹介します。

業務の自動化は人間の仕事を奪うものではない

業務の自動化は人間の仕事を奪うものではありません。むしろ、今まで人力でなければ対応できなかった簡単な業務や作業を機械に任せることで人間が楽をするための仕組みです。車や新幹線、飛行機に乗るのと同じように、技術によって人間の可能性を広げるもの、時間的な余裕を作るもの、と考えるのが自然です。

業務の自動化はコストを増大させるものではない

業務の自動化を導入するためにはコストが必要、またはランニングコストが気になるなど、コストが増大するだろうと考える人もいらっしゃいます。もちろん、導入コストやランニングコストが発生するのは当然ですが、人件費と時間的なコストの浪費と比べるとコストは格段に下がります。むしろ、コストを削減するための仕組みであり、無理や無駄、非効率を排除することが目的であると言えます。

業務の自動化は面倒や手間を増やすものではない

業務を自動化するために面倒や手間が増えるのでは？と考える人もいらっしゃるでしょう。ITに疎い、またはITが苦手な方にありがちな勘違いであり、もちろん、面倒や手間に感じることもありますが、実際には業務の自動化でできる範囲を人力で行う方が手間であり、面倒と言えます。機械やシステム、プログラムに任せれば数秒で終わるのに、数人の人的資源と数日の時間的リソースを浪費することの方が非効率かつ無駄になってしまいます。

業務の自動化は必ずしも難しいものではない

業務の自動化は必ずしも難しいものではありません。むしろ、業務を自動化するシステムやツールは誰にでも使えるように最適化されています。もちろん、最初に使い方を覚える段階では大変な人もいるでしょう。個々の経験や知識によっては難しく感じることがあるのも事実です。しかし、実際には対応できなければ対応できる人間に置き換えられてしまうと考えるべきです。同様に企業や組織レベルで考えた場合、業務の自動化が導入できるか否かが将来性を決める可能性があることも留意しておく必要があります。

業務の自動化による変化はネガティブなものではない

業務の自動化による変化をネガティブに感じる方もいらっしゃいます。また、導入やランニングコスト、学習コストや業務体制の再構築など、変化そのものを嫌うこともあるかもしれません。しかし、実際には業務の自動化を受け入れることで企業や組織としての将来が明るくなること、事業を継続できる可能性が高まることを考えれば、決してネガティブな変化ではないということがわかります。むしろ、変化しないままで時間が経過してしまえば、ネガティブな結果を生むということを理解しておく必要があります。

業務の自動化に必要な技術を導入する際のステップ

次に業務の自動化に必要な技術を導入する際のステップについて解説します。

OCRやFAXの電子化などペーパーレス化に向けた技術

業務の自動化には紙の帳票上にある情報の電子化が必要不可欠です。OCRやFAXの電子化などの技術を導入して、少しずつペーパーレス化を進めましょう。ペーパーレス化の相乗効果として、時間や労力の削減がありますので、時間と人の余裕を少しずつ拡大し、最終的に事業活動全体のペーパーレス化を行うようなイメージがおすすめです。また、ペーパーレス化が進んだ箇所から、徐々に自動化を行うことも意識しておくと、より効果的であり、すぐに効果を体感・実感できるでしょう。

データベースの構築や共有する仕組み

業務の自動化にはペーパーレス化によって電子化した情報をデータベースとして蓄積・構築し、共有する仕組みも必須です。必要な情報を必要な時に、必要な担当・部門・部署が取り出せるようにセキュリティの強化も行いましょう。また、昨今では事業活動で生じるデータを蓄積することで、ビックデータとして活用したり、情報資産として新しい利益の源にするという考え方もあります。今までは無駄に思えていたようなデータも、蓄積されることで、データマイニングやテキストマイニングを利用して価値のある情報に変換することにもつながります。

作業や業務におけるパソコン操作の精査

業務の自動化には作業や業務における実務担当者のパソコン操作を精査する必要があります。どの部分を自動化するのか、自動化した方が良いのかを見極めるということです。判断を伴わない転記、キーボード入力、マウス操作など、簡単なことでもしっかりと精査し、メモをしておき、RPAツールで自動化するための材料を増やしておきましょう。その際、属人化やブラックボックス化している手順や流れを見直し、自動化のツールやシステムに何かあった時のために、マニュアル化や業務標準化しておくことも大切です。自動化する部分の業務においても、人力でも対応できるようにしておきましょう。

RPAツールの選定

実際に自動化をテストする段階では、RPAのツールの選定を行いましょう。RPA系のツールによっては、操作した手順をそのまま録画・再現するような仕組み、または特定の操作をプログラムのように組み合わせてロボットやシナリオといった形で作成する仕組みなどさまざまです。自動化のための担当者や部門・部署を作ってみたり、可能な範囲で実務担当者に作成させたりと、やりやすい方法を模索し、その上で扱いやすいRPAツールを選びましょう。また、RPAツールの選定時は、IT技術に慣れている環境や人材でも躓きやすく、結果を出しにくいと悩む部分でもあります。なるべくしっかりとしたマニュアルがあるツール、サポートを受けられるツールを選びましょう。

実際にRPAツールを利用して効果測定、効果検証

自動化のテスト段階が終わり、RPAツールの選定が終われば、次は実務での運用のための効果測定・効果検証を行う段階に入ります。実際に担当者が作業した場合の時間や負担と、自動化での時間や負担を検証し、調整する段階とも言えます。この段階が終われば、次は本番環境で自動化ツールを利用し、実務で運用する段階に入ります。入念にテストを行い、求めた結果が得られるのか、エラーやミスが発生しないかをチェックしましょう。実データや本番環境で実行する場合において、より効率的、最適な手順があれば、細かく効果測定し、改善していける体制を整えておくことをおすすめします。

業務を自動化する技術が企業や組織としての未来を作るということ

次に業務を自動化する技術が企業や組織としての未来を作るということについて解説します。

将来的な人手不足・労働力不足に対応できるようになる

業務を自動化する技術を導入しておくことで、将来的な人手不足や労働力不足に対応できるようになります。雇用に関するコストに悩まされることなく、本業に従事できるということです。実際、人事や経理、総務などの業務は同じことの繰り返しであり、必要ではあるものの時間と人的リソースを多く要する部分でもあるため、自動化によって少しでも労力を解消できれば、自社の優秀な人材を別の仕事に割り振ることも可能になります。

生産性のある仕事に集中できるようになる

優秀な人材を別の仕事に割り振れるということは、生産性のある仕事に集中させられるということでもあります。従業員それぞれの生産性が上がれば、全社的な生産性の向上にもつながるでしょう。時間や人的資源を無駄にせず、かつ無理のない環境になれば、安定した事業活動の継続が可能という利点もあります。言い換えれば、生産性のある仕事と非生産的な仕事を見極めることで、自動化できる業務の洗い出しが可能ということでもあります。自動化は便利な技術ですが、人間と同じように生産性のある仕事には向かないこと、そのために非生産的な作業や業務をRPAなどに任せるのだと理解してきましょう。

利益や売上を作り出しやすい環境になる

安定した事業活動が可能になれば、利益や売上を作り出しやすい環境が手に入るということでもあります。生産性の向上に注力している企業や組織が増えているのもそのためです。利益が出れば従業員や顧客の満足度や、商品やサービスの質をアップさせることにも投資できるようになり、結果的に優良企業としての立ち位置も確立できる可能性も高まります。ポジティブな好循環が作られることで、結果的により良い商品、より良いサービスが生まれれば、新しい利益の導線が増えるだけでなく、新しい顧客やユーザーの獲得にもつながります。

働きやすく、良い雰囲気の職場環境が整う

生産性が向上し、利益や売上を作り出しやすく、かつ時間や労力の少ない環境は働きやすく、良い雰囲気の職場環境と言えます。業務の自動化によって、職場環境も改善されるということです。現実問題として、人手不足や忙しいのに賃金が安いような課題・問題は、生産性が低いことが最大の原因です。時間はかかるけれど利益につながらない、利益につながる仕事に集中できないという部分を解決することで、現場で働く従業員にとっても長く勤めたい環境が結果的に整うということです。

人材やノウハウを蓄積しながら成長できる企業・組織に

生産性が高く、雇用に関する不安が少ない、従業員満足度や顧客満足度を高めている、その上で商品やサービスの質が向上できる体制が整えば、人材やノウハウを蓄積しながら、ファンやリピーターを獲得しながら成長できる体質になったといっても過言ではないでしょう。自動化だけでなく、ペーパーレス化やDX推進が注目されている理由とも言えます。

まとめ：バックオフィス系の業務から自動化を始めよう

今回は業務の自動化に関する基礎知識や業務の自動化にありがちな誤解や勘違いについてお話しました。

業務の自動化によるありがちな誤解や勘違いは誰にでもあることです。しかし、実際にはIT技術の進歩と同様に、業務の自動化が人の暮らしを豊かにし楽にするものであることを忘れてはいけません。むしろ、有限である人生の時間を有効活用するためにも、自動化できる部分はどんどん自動化して、時間的な余裕や余力を作ることの方が大切です。

もし、業務の自動化を考えているけれど、何から始めれば良いかわからなければ、バックオフィス系の業務から自動化することをおすすめします。例えば当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、OCRによって文字を認識し、データ化することで入力作業の一部を自動化が可能です。同時に帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューションである「DEFACT」シリーズでは、FAXの電子化やアウトソーシングも提供しており、ペーパーレス化・デジタル化によってさらなる業務の自動化が可能となりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。