バックオフィス系業務、事務系の作業に追われて、本業に集中できないとお悩みであれば、アウトソーシングを検討してはいかがでしょうか。
もし、「アウトソーシングを検討しているが、よくわからない」とお悩みであれば、検討する際に押さえておくべきポイントを把握しておきましょう。
今回はバックオフィス系業務のアウトソーシングを検討する際に押さえておくべきポイントについてお話します。

1.アウトソーシングについての理解を深める

はじめに、アウトソーシングについての理解を深めましょう。
アウトソーシングは業務や作業の一部を外部の企業・組織に委託することを意味します。アウトソーシングは「採用・雇用・育成・教育・学習」などの金銭的なコスト、そして時間的なコストを削減しつつ、事業活動を円滑に行えるのが利点です。
金銭的なコスト面で考えるとマイナスなように感じられがちですが、人材の確保に苦慮していたり、業務や作業を教える時間や余力がなかったりする場合に非常に有効です。
社内のみでその業務を完結する場合、採用のために募集を出し、審査を行い、面接した人の中から雇用し、雇用した人を育成する必要があります。一方アウトソーシングであれば、月額、または年額のコストのみで業務や作業を任せられることから、人員不足およびリソース不足を解消しやすくなるということです。

2.バックオフィスおよび事務の作業・業務を対象にする

アウトソーシングを検討する時は、バックオフィスおよび事務系の作業、業務を対象にしましょう。委託先による部分もありますが、コアとなる業務、本業である部分をアウトソーシングしてしまうと、ノウハウが流出する可能性があるためです。
バックオフィスおよび事務系の作業、業務であれば切り離しやすく、アウトソーシングしやすいのも理由と言えます。同じことを繰り返すような事務処理、中でも帳票や書類、伝票などの作業や業務、人の手を要する入力系の業務をアウトソーシングの対象にすることをおすすめします。

3.簡単な事務処理、作業をピックアップする

次に帳票や書類、伝票などの事務処理、転記や入力作業など、簡単なものをピックアップしましょう。判断や承認を伴うような事務処理はアウトソーシングしにくいためです。基本的には誰が作業しても同じ結果になるもの、または簡単でも作業量が多いものを対象に精査すべきです。
一般的な企業や組織であれば、簡単な作業は担当を問わず事務処理することもあります。そのため、本来の業務の合間や隙間に事務処理をせねばならず、少しずつ時間的かつ人的なリソースが失われがちです。同様にバックオフィス系の部門や部署においても、月末月初や繁忙期など、帳票が積み重なることで事務処理が追い付かないこともあるでしょう。
採用や雇用に注力するだけで解決できる問題ではありませんが、アウトソーシングを活用すれば思いのほかあっさりと解決できる問題であると覚えておくべきです。

4.処理すべき帳票の種類や量を把握する

次に処理すべき帳票の種類や量を把握しましょう。ここで重要なのが「処理枚数」です。アウトソーシングは大量の事務処理を切り離すことで最大の効果を発揮します。言い換えれば、帳票の種類は多いけれど、実際に処理する枚数が少なければあまり効果がないということです。
毎日、毎週、毎月作成される帳票の中で、何が事務処理のボトルネックになっているのかを把握するという意味でもあります。アウトソーシングによって事務処理のボトルネックを解消することができれば、社内や組織内の事務処理もスムーズになるというイメージを持つことが大切です。

5.即時データ化が必要な帳票は社内および組織内で対応する方向で調整する

アウトソーシングの場合、データや作業を受け渡し、そして戻ってくるまでのレスポンスタイムラグがあることを理解しておきましょう。例えば、バックオフィス系業務、事務系の作業の中には注文書のように「即時データ化が必要」なものがあります。注文書のデータをアウトソーシング先に渡して、そして戻ってくるタイムラグが発生してしまうと、その後の処理全体が遅れてしまうということです。
わかりにくい場合は、事業活動全体の遅延を防ぐことをイメージしてみてください。例えば、月末締めや15日締めの請求書、タイムシートなど勤怠表、配送伝票、アンケートや申込書などフォーマットの決まった帳票など、時間的に余裕があるものの方がアウトソーシングに向いていると覚えておきましょう。

6.切り分ける業務、作業に対応できるアウトソーシング先を探す

7.セキュリティ体制が万全かどうか精査する

アウトソーシング先のセキュリティ体制もチェックしましょう。昨今では委託先における情報漏洩のようなセキュリティインシデントも考えられるため、信頼できるサービス提供元を選ぶべきです。
実際に作業手順や担当する人材についてチェックすること、同時にシステム面で安心・安全かどうかも見ておきましょう。また、データを受け渡すための社内、組織内のセキュリティ体制についても点検すべきです。データを受け渡す際に情報が漏れたり、データ改ざんや内部不正が行われないような体制を整えましょう。

8.実際にリソースが確保できるか、コストが見合うかを検討する

次の段階は実際にリソースが確保できるか、コストが見合うかを検討する段階です。具体的に何枚の帳票が処理され、どれだけのコストで済むのか、人的なコストとともに時間的なコストがどれだけ削減されるのかを試算すると良いでしょう。
試算の段階ですと、理想値や理論値になってしまうこともありますが、明らかに効果が期待できる場合、もしくは各種コストの削減と比べても見合うようであれば、前向きに検討することをおすすめします。

9.導入時にデータを取り、PDCAサイクルで効果検証、改善を行う

アウトソーシングを導入する前後のデータを取ることを忘れてはいけません。導入前にどれだけ時間が掛かっていたのか、どれだけの人員が必要だったのかをデータ化しておくと良いでしょう。同時に導入時の削減効果を残しておき、PDCAサイクルで効果検証、改善を行う体制を構築することも大切です。

10.本業に集中できる作業体制、業務手順を模索する

効果検証や改善のサイクルが構築できたら、本業に集中できる作業体制、業務手順を模索し、さらなる職場環境の改善に注力しましょう。時間や人の余裕が生まれることで、採用・雇用・育成・教育・学習、そして何よりも生産性の向上も期待できます。
また、余裕があればDXの推進にも注力できます。OCRやRPA、AIなどの技術を受け入れる基盤を構築できれば、さらに利益や売上へのポジティブな影響を与えることも可能です。
アウトソーシングによってコストを抑えることで、他の部分に投資できる。そしてリソースが確保できれば新しいことが始められるということを覚えておきましょう。

まとめ：本業に集中できる職場環境へシフトするイメージを持つことが大事！

今回はバックオフィス系業務のアウトソーシングを検討する際に押さえておくべきポイントについてお話しました。
基本的にアウトソーシングはDX推進のように「新しい仕組みを導入すること」と同じ手順です。大きな違いはIT技術を導入するための学習コスト、時間コスト、そして社内や組織内の調整が少なくすむことと言えます。
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