日々の事務処理やバックオフィス系の業務に追われてしまい、事業活動が遅延していたり、常に人員不足でリソースが足りないのであれば、外部リソースを活用することで解決できます。
もし、「外部リソースって何？」「外部リソースを確保する方法は？」という段階でお悩みであれば、活用すべき理由や確保する方法、考え方を知っておきましょう。
今回は外部リソースを活用すべき理由、そして外部リソースの確保に「WOZE」をおすすめする理由についてお話します。

外部リソースを確保すべき理由

はじめに外部リソースを確保すべき理由について簡単に説明します。

社内や組織の人的および時間的なリソースの確保につながる

企業や組織における事業活動には人的資源および人的リソースが必須です。そして事業活動には生産性の高い仕事もあれば、利益や売上につなげるための非生産的な仕事、膨大な事務処理もあります。
非生産的な仕事を外部リソースに任せることで、社内や組織内のリソースの確保につながり、生産性のある仕事やコア業務に集中できるということです。逆に言えば、生産性の高い仕事に集中できないことで、利益の最大化は難しくなります。これらが外部リソースを確保すべき理由であり、事業活動の継続に必要な仕組みと言えるでしょう。

採用・育成・教育・学習に関するコストが削減できる

人的資源や人的リソースを確保するためには、採用、育成、教育、学習に関するコストが必須です。そのため、本業やコアな業務の他に金銭的なコストと時間的なコストを費やさなくてはなりません。
外部リソースを確保することができれば、各種コストが削減できます。特に時間的なコストは、直接的な人件費などのコストに直結するため費用が嵩み、外部リソースに対するコストよりも高くなりがちです。もちろん、なるべくなら社内、組織内、すなわち内製すべきという視点や考え方も大事ではあります。しかし、人員不足やリソース不足を解消するためには外部リソースを確保した方が、企業全体の「余裕」が生まれることも知っておくべきと言えるでしょう。

本業やコアな業務に集中したい人材を最大限に有効活用できる

企業や組織における事業活動では、利益につながる本質的な仕事があります。実際に一部の部門や部署だけでなく、全体の業務や作業でようやく商品やサービスが提供できることを考えると、本業やコアな業務に集中することは重要です。
企画立案や開発、商品の製造やサービスの構築に注力できるようになれば、商品やサービスの質が向上します。同時に、本業に集中したい、コアな業務が好きで入社したような従業員のモチベーションも上がるため、職場環境へのポジティブな影響も期待できるでしょう。

事業活動全体のスピードアップにもつながる

外部リソースを確保するための外部委託先およびアウトソーシング先は効率化や最適化がなされている他、プロフェッショナルが対応してくれます。そのため、社内や組織内で対応するよりも作業が早く終わる可能性が高いです。
外部リソースを確保することで、非生産的な仕事の時間が削減されれば、結果として利益や売上までのプロセスが短縮され、事業活動全体のスピードアップにつながるのは間違いありません。その上で企業全体に余裕があり、本業やコアな業務に集中できるとなれば、企業や組織としての成長力や市場への影響力も高まります。

DX推進、OCR、RPAなどで効果が出ない、ITが苦手でも安心

昨今のDX推進、最適化、効率化、そしてアフターコロナ、ウィズコロナなど、いわゆるニューノーマルにおいてはITが苦手、ITに疎いと対応しきれないことがあります。また、業界や業種、そして規模によってはOCRやRPAに手を出してみたものの、思ったよりも効果が出ずに困ってしまうことがあるのも現実です。
外部リソースであれば、ITが苦手でも問題なく最適化や効率化が実現できます。特に人的リソースや時間的な余力がないままDX推進を行って「失敗したかもしれない」とお悩みであれば、まずは外部リソースを確保し、DX推進も含めた職場環境の改善に再挑戦するのがおすすめです。

外部リソースの確保に「WOZE」をおすすめする理由

次に外部リソースの確保に「WOZE」をおすすめする理由について詳しく解説します。

クラウド型で導入が簡単＆スムーズ

当社が提供する「WOZE」は、帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズのひとつです。WOZEは高精度のOCRによってデータ化し、OCRの結果をクラウドワーカーがチェックする仕組みであり、社内や組織内のリソースに負担が発生しません。
外部リソースの確保、アウトソーシングに最適であり、社内や組織内の入力業務や帳票の事務処理を大幅に負担できます。また、クラウド型であるため、特殊な機材やソフトウェアを導入する必要がなく、操作も簡単なので導入から実務での運用もスムーズです。

OCR設計など操作方法の教育が不要

OCRを利用する際、つまずいてしまうポイントに「OCR設計」があります。WOZEであれば当社がOCR設計をするため、書類や帳票を受け渡しするのみでデータ化が可能です。当社の開発したWOCRの技術の文字認識精度はほぼ100％、目視によるチェックによってさらに精度を高めています。
WOZEはOCRを導入したけれど、目視によるチェックが難しい、最初から手入力した方が良かったとお悩みの場合の解決策としても効果的です。また、OCRを導入したが、担当が退職したり、引退したりしてOCRを持て余してしまった場合でもすぐに切り替えることができます。

セキュリティ面でも安心

目視によるチェックの作業体制についても、各種項目を異なるクラウドワーカーが対応するので、外部にまとまった情報が流出することもありません。外部委託しにくい情報のある帳票でも安心・安全にアウトソーシングできます。

リソースの確保とコスト削減の効果が高い

WOZEは時間削減効果が高いため、確実にリソースを確保できます。WOZEは人力では対応しきれないような量の帳票の枚数でも、OCRとクラウドワーカーによって、短時間でデータ化できるのが理由です。
PCR検査センターで利用したケースでは、1日当たり34.5時間分の人件費削減につながり、スタッフの残業時間が削減され、リソースの確保とコスト削減が両立しました。同様に一般的な企業や組織における膨大な事務処理においても効果的であるため、複数人、または1日では到底終わらないような作業量がある場合に大変おすすめです。

離職率の低下や有給休暇の取得率向上など職場環境の改善につながる

「リソースの確保」を言い換えると、職場における時間や心の余裕とも言えます。残業続きで疲れが取れない、家族や趣味の時間がないといった状況が改善されるため、離職率の低下が期待できます。同様に事務処理のスピードの確保に、ベテランや一部の担当に属人化、または依存している場合でも、WOZEに任せることで一部の従業員への負担が軽減されます。
時間や心の余裕が生まれるということは、有給休暇も取得しやすくなります。結果的に従業員全体の心身における健康が保たれるため、本当の意味での健全な職場環境の構築にもつながります。
その他、時間があれば採用や雇用、育成などに注力できますし、DXの推進についてもじっくり取り組むことが可能です。WOZEによって外部リソースを確保することが、従業員の満足度につながり、商品やサービスの質を向上させ、最終的には顧客満足度の向上につながると覚えておきましょう。

まとめ：人的および時間的なリソースを確保して生産性を向上させよう！

今回は外部リソースを活用すべき理由、そして外部リソースの確保に「WOZE」をおすすめする理由についてお話しました。
外部リソースを活用することで「社内や組織内の各種リソースを確保」し、同じく「社内や組織内の各種コストの低減」につながります。
当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズの「WOZE」に興味をお持ちであれば、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。