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コラム
経理や事務などバックオフィス系業務のDX推進に関連する事例と利用された具体的な技術の解説

経理や事務などバックオフィス系業務のDX推進に関連する事例と利用された具体的な技術の解説

2021.10.29

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DXの推進では先行事例を参考にすることで、自社に相性の良さそうな技術や考え方を知ることができます。 DXの推進がよくわからないというタイミングこそ、競合他社や同じ業界、そして他の業界や地方自治体などの事例を読み解くことで、DXの推進に具体性が増すということでもあります。今回は経理や事務などバックオフィス系業務に関連する事例、DX推進事例に利用された具体的な技術や考え方の解説、そして企業や組織として経理や事務などバックオフィス系業務のDXを推進する時のポイントについてお話します。

経理や事務などバックオフィス系業務に関連する事例

はじめに経理や事務などバックオフィス系業務に関連する事例について、下記総務省のPDF資料を元にご紹介します。引用および参考元：自治体DX推進手順書参考事例集 - 総務省 https://www.soumu.go.jp/main_content/000759086.pdf

愛知県瀬戸市の事例 - 文書の完全電子管理と将来的なペーパーレス化

愛知県瀬戸市の事例では、電子決裁システムを導入し、行政事務のペーパーレス化を進めています。将来的に完全電子管理に移行するための準備も進めており、まだまだ紙資源による処理は残るものの、事務処理のために特定の文書を探す手間が大幅に削減されたとのことです。実際、民間の企業や組織においてもペーパーレス化が進まないことで時間を多く要するのは、特定の文書・帳票・書類・伝票を見つけ出す作業です。その上で膨大な事務処理が存在することを考えると、まずは検索可能な状態にすること、その先を見据えて一部をペーパーレス化することも段階的かつ着実なDX推進事例と言えます。

愛知県の具体的な技術

・文書管理の電子化・ペーパーレス化・電子決裁システム上記が愛知県のDX推進で利用された具体的な技術です。電子決裁システムを備えた文書管理システムによって、書類を紙ベースではなく電子的に管理することを可能としました。将来的なペーパーレス化の土台になるとともに、業務上の決裁を電子的に行うことを見据えているとのことです。

神奈川県平塚市 - プレミアム商品券の電子化

神奈川県平塚市の事例ではプレミアム商品券を電子化することで事務経費の削減に成功しています。約1億4,800万円であったコストを5,400万円に削減したという結果が出ており、電子化による事務処理の時間とコストの両方が削減できたことがわかります。電子化とともにオンライン化とアプリ化を採用していることもあり、利用するユーザー側もアプリをインストールするだけでプレミアム商品の購入や利用が可能、紙のプレミアム商品券の場合ですと一ヶ所に多くの人が集まって並んで密になってしまうような可能性がありますが、オンライン・電子化であればそのようなリスクも存在せず、安心・安全にも配慮できている事例と言えるでしょう。

平塚市の具体的な技術

・プレミアム商品券の電子化・発行や利用のオンライン化・発行や利用ができるアプリの導入上記が平塚市のDX推進で利用された具体的な技術です。プレミアム商品券そのものを電子化することで、オンライン化やアプリ化もスムーズに導入できていることがわかります。結果的にペーパーレス化も実現していること、単に紙のデメリットを排除しただけでなく、電子化によるメリットを活かせていると言えます。

滋賀県 - 市町と共同で行政手続をオンライン化

滋賀県の事例では市町と共同でシステムの調達を行い、行政手続のオンライン化を実現しています。申請書を電子データで作成し、オンラインで申請する仕組みを導入したことで、ワンストップでの行政手続きを可能とした事例です。書類や手書きありきの行政手続において、電子データで作成する、そしてオンラインでそのまま申請できるというスムーズな仕組みであり、電子データのため管理もしやすいのが特徴と言えます。企業や組織でも利用できる技術・仕組みであり、事務処理の負担や時間の削減にも成功している事例です。

滋賀県の具体的な技術

・行政手続のオンライン化・申請書を電子データで作成・ペーパーレス化上記が滋賀県のDX推進で利用された具体的な技術です。申請の段階から紙を排除し、電子データで作成することでペーパーレス化が実現されています。同時に電子的に作成されたデータを元に申請や手続きそのものをオンライン化しました。ペーパーレス化自体は難しくないこと、電子データ化すればオンライン化もスムーズであることがわかります。

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企業や組織として経理や事務などバックオフィス系業務のDXを推進する時のポイント

次に企業や組織として経理や事務などバックオフィス系業務のDXを推進する時のポイントについて解説します。

既存の技術における先行事例に関する情報を収集する

経理や事務に関するDXの推進を行いたい場合、既存の技術にどのようなものがあるのか、または事務系の作業やバックオフィス系の業務をどのようにDX推進したのか、先行事例を参考にすることが近道になります。先行事例に関する情報を収集し、似たような課題や問題を解決した事例がないか、応用できる技術はないかなど、幅広く情報や考え方、仕組みを収集すると良いでしょう。実際にペーパーレス化、電子化、デジタル化、オンライン化など、言葉は違いますが、地続きである技術ばかりです。オンライン化すれば必然的にペーパーレス化される可能性もありますし、アプリ化すれば、自然と電子決裁や電子申請の仕組みも必要となるためです。どうすれば、既存の処理を電子的に処理できるのかを考えてみること、具体的な技術を調べて、応用できないか考えることも経理や事務におけるDX推進の足がかりになるということです。

実務担当者にヒアリングしながらDX推進のための調整を行っておく

経理や事務の実務担当者にヒアリングを行い、実際に導入を検討している技術や仕組みについて相談や調整を行うことも大切です。現実問題として、企業や組織、または地方自治体および行政など、事務処理や経理に関する課題や問題は内容こそ違っても事務作業の手順や業務の流れはそう違いはありません。そのため、こういった技術がどこそこの地方自治体で採用されており、既に結果がでていることを示して、導入および運用するための協力体制を整えることでDX推進を着実に進めることができます。

苦手意識や先入観を持たずに、まずは試してみることが大事

DXの推進においては、苦手意識や先入観が最初のハードルであり、なかなか乗り越えにくい壁でもあります。先行事例を参考にすることで、既にある程度の結果が出ている技術であれば、ほとんどが誰でも扱えるように作られている仕組みシステムであるのはほぼ間違いありません。まずは導入してみること、導入した上で運用の段階で細かく調整していくことを前提にすれば、さまざまな技術を受け入れやすくなり、技術を受け入れることができた経験が増えれば増えるほど、他の部分でもDX推進がしやすくなると覚えておきましょう。

まとめ：競合他社や地方自治体の先行事例を参考にして恐れずにDX推進を行おう！

今回は経理や事務などバックオフィス系業務に関連する事例、DX推進事例に利用された具体的な技術や考え方の解説、そして企業や組織として経理や事務などバックオフィス系業務のDXを推進する時のポイントについてお話しました。先行事例を参考にすることで、他の企業や組織が悩んでいた点、すなわち課題や問題を知ることができます。そのため、自社の課題や問題が見えていないことでDX推進が停滞していた状況への刺激となり、何をすれば良いかが少しずつ見えてくるということです。その上でどれを優先すべきかお悩みであれば、ペーパーレス化・データ化・電子化・デジタル化から始めることをおすすめします。当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズを利用することで、まさにDX推進の基盤となるペーパレス化、データ化、電子化、デジタル化が実現できますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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