請求書受領を自動化・効率化させる方法を分かりやすく解説

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    ・請求書受領に係る作業を効率化したい ・紙の請求書処理を自動化させる方法はないか知りたい この記事は上記のような課題を抱えている経理部門の担当者の方に向けて、紙の請求書の受領を自動化・効率化させる方法や役立つツールをご紹介しています。 紙の請求書処理でお悩みの経理担当者の方は、是非最後までお読みください。

    請求書受領にありがちな悩み

    まずは請求書の受領業務にありがちな悩みを見ていきましょう。

    悩み①:顧客によってフォーマットが異なる

    一つ目の悩みは「顧客によってフォーマットが異なる」という点でしょう。 顧客側のシステムで出力した請求書を受領することが多い場合、顧客ごとにフォーマットが異なります。 項目の場所やレイアウトが異なれば、会計システムに手作業で入力する際に気を配らなければならず、それだけ入力ミスなどのリスクが高まってしまいます。

    悩み②:受領後の入力作業が面倒

    受領した後のシステムへの入力作業に時間がかかることも悩みの一つと言えます。 先述の通り、フォーマットが異なればそれだけ気を配る必要もありますし、何より数多くの請求書を間違えずに会計システムへと入力し、銀行振込まで繋げなければなりません。 請求書は月末など、ある程度決まったタイミングでまとまって受領することも多く、この入力作業が負担になることは言うまでもありません。

    悩み③:請求書のスキャンやファイリングが面倒

    「請求書のスキャンやファイリングが面倒」という悩みもあるでしょう。 受領した請求書の多くは、スキャンしてデータとして保存しつつ、原紙も適切にファイリングすることになりますが、この手間や工数は馬鹿にならないのです。 対応に時間がかかるだけでなく、ファイリングに伴う保管場所の確保も必要であり、その分空間を圧迫してしまうという点も見逃せません。

    請求書受領を自動化・効率化させる方法

    ここまで請求書の受領にまつわる悩みについてお話してきました。 ここからはご紹介した悩みを踏まえつつ、請求書受領を自動化・効率化させる方法について見ていきましょう。

    方法①:業務フローの改善

    まず一つ目の方法は「業務フローの改善」です。 請求書受領のフローを見直し、改善することである程度効率化させることはできます。 受領してからデータ入力、銀行振り込みに至るまでのプロセスを再度見直し、余計な作業が発生していないかなどを確認しましょう。 また受領後の返信メールのテンプレートを作成して用意しておくことや、データ入力のマニュアルを整備しておくことなども効率化を促進させることに繋がります。 【業務フロー改善のメリット】 ・費用などをかけずに効率化できる ・すぐにでも取り組める 【業務フロー改善のデメリット】 ・効果が限定的で、自動化までは至らない ・必須の作業に係る工数は残る

    方法②:ペーパーレス化を図る

    続いてご紹介する方法は「ペーパーレス化を図る」というものです。 具体的には受領した紙の請求書をPDF等のデータとして電子化し、そのデータを原紙として管理することになります。 電子データを原紙として管理することで、紙の原紙をファイリングする作業工数を削減できる上、保管場所の確保も不要となります。 ペーパーレス化の際は、電子帳簿保存法などを把握した上で管理するようにしましょう。 電子帳簿保存法についてはコチラの記事をご確認ください。 【ペーパーレス化のメリット】 ・費用をかけず取り組める ・ファイリングに係る工数を削減できる 【ペーパーレス化のデメリット】 ・スキャンに係る作業工数が発生する ・効果が限定的で、自動化までは至らない

    方法③:請求書受領代行サービスを活用

    請求書受領代行サービスを活用することも、自動化や効率化の観点で言えば有効でしょう。 請求書受領代行サービスは、請求書を顧客から送ってもらうことには変わりませんが、受領や受領後のスキャンによるデータ化などの作業を代理で対応してくれるサービスです。 自社での受領業務自体を外注し、自動的にデータ化したものが送られてくるため、効率も高まります。 【請求書受領代行サービスのメリット】 ・受領工数自体を削減できる ・他の業務にリソースを割ける 【請求書受領代行サービスのデメリット】 ・初期費用や月額利用料がかかるものが大半 ・請求書をタイムリーに確認できない場合がある

    方法④:請求受領を支援するツールを活用

    最後にご紹介する方法は請求書受領を支援するツールの活用です。 請求書受領を支援するツールを活用することで、受領業務を自動化・効率化させることができます。 具体的にはOCRやRPAなどのツールを活用することになりますが、それぞれのツールの詳細は後ほどご紹介します。 【ツールを活用するメリット】 ・受領業務の大半を自動化できる ・請求書受領代行サービスと違い、請求書をすぐに参照できる 【ツールを活用するデメリット】 ・ツールの利用料がかかる ・各ツールが連携できなければ、二度手間になる可能性がある financial-gbd5449315_1280.jpg

    請求書受領を支援するツール

    最後に先ほど触れた請求書受領の支援ツールをご紹介したいと思います。

    請求書受領を支援するツール①:OCR

    まずご紹介するツールはOCRです。 OCRとはOptical Character Recognitionの略称で、光学的文字認識機能のことを指します。 OCRツールを用いることで、効率的に請求書をデータ化することができるでしょう。 昨今のOCRツールは非常に優れた認識率を誇り、固定帳票だけでなく、様々なフォーマットの帳票読み取りにも活用できるものもあります。 またOCRによる帳票設計(読み取り箇所の設定)も手軽に行えるツールもあるので、これらのツールを活用すれば請求書受領の効率化を促進することができるでしょう。

    請求書受領を支援するツール②:RPA

    RPAも請求書受領後のプロセスを自動化・効率化させる上で非常に役立つツールと言えます。 RPAとはRobotic Process Automationの略称で、これまで人が対応していた定型業務全般をロボットによって自動化させるツールのことです。 RPAを導入することで受領した請求書のデータを、自社システムへ入力する作業を自動化することができます。 先のOCRツールと連携できるRPAツールであれば、受領からデータ入力にかけてのプロセスを自動化させることも可能と言えます。

    まとめ

    今回は紙による請求書の受領業務の自動化・効率化をテーマにお話してきましたが、いかがでしたか。 当社はデータ入力を効率化させるソリューション「DEFACT」を、多くの企業様に提供しております。 DEFACTは、本文中でもご紹介したOCRツールなどの各製品をお客様の課題を踏まえ最適な組み合わせを実施し、課題解決を支援するソリューションです。 「どうしても紙による対応を無くせない」というお客様でも、ペーパーレス化やデータ入力の効率化を実現することができます。 またほとんどのRPAツールと連携することができるため、受領後のデータ入力作業までトータルに自動化・効率化していただくことが可能です。 請求書の受領業務を自動化したい・効率化したいという方は、是非一度お気軽にお問い合わせください。
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