DX推進に必要なペーパーレス化を阻む要因の把握と対策方法について

ペーパーレス化を阻む要因が「帳票」の場合

はじめにペーパーレス化を阻む要因が帳票の場合の対策方法についてみてみましょう。

取引先や顧客から「受け取る」帳票の問題か

取引先や顧客から受け取る依頼書、注文書などの帳票がペーパーレス化しにくい場合、相手側がITに疎かったり、それなりの売上があるため様式や方針を変更してしまうことで悪影響となる懸念などが挙げられるのではないでしょうか。同様に、個人ユーザーを対象にFAXによる注文や依頼を受け付けている場合、パソコンやスマートフォンを使わない層からの売上を失うかもしれないという懸念も、ペーパーレス化を阻む要因となっているかもしれません。

対策としては、データで受け取ることができる顧客と、郵送やFAXでないと対応が難しい顧客とを分けて考えることです。ひとまず提案をして、データのやりとりだけで済む場合は、それだけでペーパーレス化につながります。ブラウザなどからアクセスして注文や依頼を受けられる仕組みの導入も検討できるでしょう。どうしても郵送やFAXでなければならないという場合は、FAXを電子データとして受け取る方法が考えられます。

取引先や顧客に「送る」帳票の問題か

取引先や顧客へ送る請求書や納品書などの帳票も問題のひとつと言えます。例えば、商品に同封しなければならない。紙ベースでなければ受け付けられないなどの要因が挙げられます。取引先や顧客によってITの環境や技術的リソースが異なる点を留意しなくてはならず、ペーパーレス化を阻みます。

可能であれば、受け取る場合と同じく、メールなどを介してデータで送付する方法、またはブラウザなどでアクセスし、ログインすることで各種帳票にアクセスしてもらうという方法がおすすめと言えます。FAXの場合においても、電子的に直接FAXを送る仕組みを取り入れることで解決します。

社内や組織内の「管理する」帳票の問題か

取引先や顧客がデジタル化やペーパーレス化をしていても、逆に社内や組織内においてDXが推進されていない場合、帳票によって管理しなければならないことが問題として浮上します。もちろん、企業や組織によってデジタルか紙かの比率は異なるにせよ、まだまだ完全なペーパーレス化が進んでいないこと、専用のツールを導入していても運用段階でないことが挙げられるでしょう。

こうした場合、受け取る帳票、送る帳票、そして社内で管理し処理する帳票の流れを徹底的に洗い直すことが大切です。その上で、可能な部分から脱帳票の流れを作る、顧客や取引先とのやりとりをデジタル化・データ化する、そのデータを社内や組織内において処理・管理する、という方向でDX推進するのがおすすめです。

ペーパーレス化を阻む要因が「技術的な問題」の場合

次に、ペーパーレス化を阻む要因が技術的な問題の場合の対策方法についてみてみましょう。

社内や組織内のITリテラシーやIT技術の受け入れ態勢が整わない

実際問題として、社内や組織内のITリテラシーやIT技術の受け入れ態勢が整わないというのは、ペーパーレス化を阻む要因として大きな存在と言えます。人によっては、紙ベースでも困らない、または自分の作業や仕事が奪われるような感覚に陥ってしまうこともあるからです。また、業界や業種的にペーパーレス化どころかパソコンやタブレットで作業するような業務内容でない場合も考えられます。

解決策として、同業他社やライバル会社がITをどのように受け入れているのか、または取引先や顧客がどのようなレベルのITリテラシーがあるのかを把握し、最低でもそれらと同水準でなければいずれ淘汰されてしまうことを理解し、早い段階で自社にあったDXの推進、デジタル化を考えることから始めましょう。他社の事例を見ることで、どういったデジタル化でどの程度の業務効率化やコスト削減、収益拡大を果たせるか、それらを事前に確認できるというメリットもあります。

機材やシステムを導入する費用と学習コストが享受できない

現時点の業務体制において、機材やシステムを導入する費用や学習コストが捻出できないこともあるでしょう。ほとんどの業種、業界で人手不足が続いていることもあり、目先の業務を動かすことで手一杯ということも考えられます。導入や学習にかける時間も含めたコストの許容余地がない、ということになります。

対策としては、厳しいかもしれませんが中長期の視点を持ち、ペーパーレス化による効率化で人材不足の解消や作業負担の軽減につながるという、将来の実を取るという発想の転換が必要になります。自動化できる作業を自動化し、より生産性の高い業務に従業員を振り分けることで、少ない人材で大きな成果を上げる体制へシフトしていくという発想です。

前時代的な業務体制そのものを排除できない

今までこうだったのだからこのままでいいという考えのまま、非効率的な業務体制を続けてしまう場合もあるでしょう。また、ある程度の年齢、かつ役職がある方ですと、なくても困らなかった、と考えてしまいがちな面もあります。

こうした場合は、やはり将来に目を向けることで体制を変えていくしかありません。旧式の考えを持つ影響力のある人物は、近い将来組織から引退していきます。しかしそれまで待っていては、DX化を積極的に推進している同業他社に水を開けられてしまいます。すぐにでもデジタル化・ペーパーレスに舵を切るべきであり、そのためには、そうした影響力のある人物に対して粘り強く説得し続ける必要があります。

ペーパーレス化を阻む要因が「検討中」である場合

次に、ペーパーレス化を阻む要因が検討中やリサーチ段階から進まない場合の対策方法についてみてみましょう。

検討はしているけれど導入に至っていない

検討している段階で止まっている場合は、まずはどのようなシステムがあるのか、どのような形でペーパーレス化するのか把握することから始めましょう。紙の帳票であればOCRで読み込んでデータ化、FAXであれば電子的に送受信を行う、その他にもデータによる社内外のやりとり、一元管理や共有、ビックデータの活用など、ペーパーレス化による恩恵も含めて情報収集しましょう。

導入はしたけれど実務で活用されていない

導入したけれど実務で活用されていない場合は、可能であればツールやソフトウェアを提供する提供会社のサポートを受けるのが早道です。例えば、OCRの導入やFAXの電子化をしたけれど、他のマーケティングツールと連携できない、またはRPAやデータベースとの連携ができず、結局社内独自の基幹システムとしてしか活用できていないということもあるでしょう。

もし、ペーパーレスでお悩みであれば、当社の提供する「AnyForm OCR」の導入をご検討ください。OCRによってほとんどの帳票を読み込むことが可能であり、手書き文字も認識します。その他にもRPAや各種データベースとの連携、一元管理も可能です。紙ベースの情報のデジタル化、ペーパーレス化の一助となりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

そもそもDXの推進が上層部に理解されていない

DXの推進が会社の上層に理解されていない場合は、その必要性・重要性や認知してもらうことから始めましょう。大きな転換点ともなった2020年の新型コロナウイルスの影響、どのような企業が大打撃を受け、どのような企業が逆に業績を伸ばしたか、データを用いて粘り強く説明することで、DX推進の端緒としてのペーパーレスに理解を得られるようにしましょう。他社より早くIT技術を導入することでその恩恵も大きくなります。速さが勝負のこれからの時代に遅れを取らないようにしましょう。

まとめ：デジタル庁の創設でペーパーレス化は加速する

今回は、DX推進に必要なペーパーレス化を阻む要因の把握と対策方法についてご説明しました。

実際にDX推進にペーパーレス化が必要な理由は、デジタル化しなければデータとして扱えず、一元管理や活用、再利用ができない点にあります。日々蓄積されるデータを紙ベースで処理すればするほど、データ化することで生まれる利益や売上を見逃すことになります。実際にビックデータやAIを活用するためには、基盤となるデータが必要です。他のIT技術においても、横断的なデータの活用と共有ができなければ、DXの推進の恩恵を最大限に享受することはできません。

デジタル庁の創設によってペーパーレス化が加速すれば、企業や組織としていきなりペーパーレス化に対応せねばならず、場合によってはそのタイミングで廃業や倒産の危機さえあるということに留意し、前向きにペーパーレス化からDXの推進を始めることをおすすめします。