帳票管理の電子化やペーパーレス化の課題

はじめに帳票管理の電子化やペーパーレス化の課題や問題を把握しましょう。

企業活動で既に蓄積された紙ベースの書類の処理

帳票管理の課題に企業や組織における活動で既に蓄積された紙ベースの書類の処理が挙げられます。書類とは顧客とのやりとりで生じるものもあれば、業務プロセスを回すために必要なものなど様々であり、それら一枚一枚を電子化することは時間的なコストと人的なコストを大幅に利用しなければならないことは明白です。

しかし、コストが掛かることがわかっていても電子化に対応しなければならない段階であることを考えると、やはり解決のためにどうすれば良いのか具体案を考える必要があります。

統一化されていない文書やフォーマットの取扱い

帳票や書類は社内や組織内のものであってもすべてが統一されているとは限りません。むしろ、場面に応じて様々な形やフォーマットがあるのが当然で、項目も配置もバラバラです。また、デザインや様式が異なっていてもデータとして同一であるものや、逆に同じように見えても別の形で項目を紐付けしなければならないこともあり、手作業や目視によるチェックでの電子化やペーパーレス化は現実的ではありません。

しかし、現実的ではないという懸念を払拭できなければ、これから先も紙の帳票や書類に悩まされ続けることになります。古き良き時代の慣習といえば聞こえは良いですが、ブラックボックス化や属人化によって手のつけられなくなったレガシーシステム同様、稼働はしているものの大きな負債に他ならず、企業や組織の足かせとなっていることを理解しておかなくてはなりません。

単なる電子化・ペーパーレス化ではデータを活用できない

電子化やペーパーレス化は単に画像データなどに変換することではありません。例えば、紙ベースのデータをスキャナで取り込めば終わりというものではなく、OCRなどの専用のソフトやアプリで読み取って認識し、データ化して活用するところまで考える必要があります。また、一枚一枚を単一的にデータ化するだけではなく、データベースとして分類や仕分け、紐付けできなければ、紙ベースの書類や帳票と同じく検索や共有、一元管理ができなくなってしまいます。

横断的なデータ活用につなげる必要があることを考えると、適切なソフトウェアやツールを利用してデータ化しなければなりません。また各種ツールとの連携が可能でないならば、データの受け渡しを自動化するようなことも難しくなるので、電子化やペーパーレス化、データ化やデータベース化と自動化すべてが地続きであるということも留意しておく必要があります。

電子化やペーパーレス化の課題をOCRによって解決する方法

次に電子化やペーパーレス化の課題をOCRによって解決する方法をご説明します。

導入時のサポートや自動化を利用して電子化作業の短縮

OCRのツールやソフトウェアは導入時や運用におけるサポートを利用することで、蓄積された紙の書類や帳票を電子化する効率が上がります。また、並行してRPAなどの自動化ツールを利用して一部の作業を自動化すれば、さらに効率をアップさせることも可能です。

さらに、業務プロセスや業務フローを大幅に変更することなく、OCRの導入が可能なツールを選ぶことができれば、様々な部門や部署においてごく自然な流れで電子化やペーパーレス化が可能になります。

現在の読み取り精度はほとんどのフォーマットや文章に対応

現在のOCRの技術は読み取り精度が高くなっているので、フォーマットや様式、デザインや配置に関する問題は気にしすぎる必要はありません。印字された文字だけでなく、手書き文字や多少歪んでいる帳票でも読み込むことができますし、よほど不鮮明でなければFAX用紙も読み込むことができます。

もちろん、読み取りできない部分や読み込んだ内容そのものが間違っていることも考えるとある程度のチェックは必要となりますが、記述する内容が決まっているような帳票やビジネス上の取引で利用する項目であれば問題なく読み取ることができます。

項目や中身が自動的に紐付くのでデータ活用しやすい

OCRのツールやソフトウェアにもよりますが、項目と中身が自動的に紐付けされるものであれば、すぐにデータ活用が可能となるのも大きな利点です。電子化やペーパーレス化によるデータベース化は大前提であり、どのようにデータを活用できるか、そこからツール選びを考えるというのがスタンスとしては適切でしょう。

昨今のビッグデータなどの技術と同様、実際にどのように活用すべきかは企業や組織によって分かれるところで、元となるデータが様々な項目と紐付けされていること、または他ツールで取得や分析しているようなデータベースとともにデータを扱えるようになっていれば、様々な分野でデータ活用しやすい環境の整備にもつながるでしょう。

帳票管理に適したOCRの選び方とは

最後に帳票管理に適したOCRの選び方をご紹介します。

読み取りの精度や対応する書式をチェック

まずは読み取りの精度や対応する書式や範囲などを大まかにチェックしましょう。OCRのツールやソフトウェア、もしくはアプリによって得意とする分野が記載されていますので、必要とする機能があるものを選ぶ必要があります。

OCRといってもそのツールには様々なものがあります。たとえばスマホカメラで撮影するタイプの名刺管理アプリや撮影した文字列を翻訳できるアプリ、小さなメモ書きのみ撮影可能なアプリなどもあります。

もちろん企業や組織として帳票管理を電子化する場合は、スマートフォンのみで完結してしまうアプリではなく、パソコンやサーバーにインストールするタイプ、もしくはクラウド上でデータの統合やログイン、アクセスが可能なものが必要です。

読み取ったデータの活用や管理する方法や各種ツールとの連携チェック

次にOCRで読み取ったデータの活用や管理する方法、各種ツールとの連携をチェックしましょう。特に業務システムや管理に関係する外部ツールを利用している場合は連携できるか否かで使い勝手が大きく異なります。たとえばRPAなどの自動化ツールと連携することができれば、事務作業の負担を大幅に軽減できます。また、FAXの電子化と組み合わせることができるのなら、業務フローを変えずにFAXもペーパーレス化、そのまま業務システムへ自動で入力させることで、さらに事務作業の負担軽減が可能となります。

OCR導入時や運用など電子化のサポート状況をチェック

人的リソースがない、または新しい技術の導入体制が弱い、または不安を感じているのであれば、OCR導入時や運用など電子化のサポート状況を必ずチェックしましょう。

当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」であれば、導入時にしっかりとしたサポートを行うだけでなく、実務における運用サポートも引き続き行います。また、様々な帳票に対応している点や業務フローに合わせて導入可能な点、今回の記事でご説明した課題や問題を解決できる機能性も含めて、スムーズな導入から運用となることをお約束します。ご興味をお持ちでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。

まとめ：電子化やペーパーレス化が当たり前の時代であるということ

今回は、帳票管理の電子化をスムーズに進めていただくために、帳票管理の電子化における課題や解決策としてのOCRの選び方をご紹介しました。

現在のOCR技術であれば、既存の課題や問題は解決済みと言えます。しかしそのためには業種に合う適切なOCRソフトを選ぶ必要があります。また、場合によってはすべての帳票を無理に電子化するよりも、現時点から、または必要な範囲のみ電子化することで、導入時の作業負担やコストを少なくすることにもなります。いずれにせよ、帳票管理の電子化が今後当たり前になることを考えると、早い段階で対応し、古い紙ベースの帳票や書類の電子化を進めることをおすすめします。