文字認識(OCR)における最新の技術や導入により低減できるコストやリスクについて

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    文字認識技術がどこまで進化しているかご存知でしょうか。最新の文字認識技術では様々なコストやリスクの低減を可能とします。
    今回は文字認識に関する基礎知識や導入することで低減できるコストやリスクについてご紹介します。


    文字認識に関する基礎知識

    はじめに文字認識に関する基礎知識をチェックしてみましょう。

    紙に書かれた文字列を読み取って認識しデータ化すること

    文字認識とは紙に書かれた文字列をスキャナやカメラで読み取り、ソフトやアプリで認識してパソコンやスマートフォンで利用可能なデータに変換することです。

    RPAやMAと組み合わせることで、本来であれば文章や単語を目視でチェックしながら転記したり、業務システムに入力するような作業を自動化することも可能となります。

    事務作業のほとんどは大切な事柄ばかりではありますが、業界全体における人手不足、少子高齢化のことなどを考えると、必ずしも人的リソースを割いてまで行うべき作業であるかは疑問と言えるでしょう。

    可能であれば、貴重なリソースはより生産性のある仕事、人でなければできない仕事に向かわせるべきで、そのためにもOCRやRPA、MAの重要性が問われていると言えます。

    手書き文字やチェック及びマークも読み取ることができる

    OCR(Optical character recognition)によって手書きや印字された文字列の認識が可能であり、OMR(optical mark reader)によってチェックやマークなどを読み取ることができます。

    厳密にはOMRは文字ではなく記号等の認識と言えますが、現在ではOCRの機能の一部として一つの書類や文書を読み込めるようになっているものも存在します。

    また、様々な形の文書フォーマットやちょっとした文章や文字の歪みにも対応できるようになったため、様々な場面における紙ベースの情報のデータ化がスムーズに行えるようになりました。その他、データベース化や一元管理と組み合わせるとさらに利便性が向上します。

    参考記事:OCRとは何か?OCRを導入するメリットや最新のOCR技術をご紹介

    DXの推進における「データの横断的な活用」の対策にも有効

    実はOCRはDXの推進という企業や組織として避けられないデジタル革命の転換期を乗り越える鍵でもあります。企業や組織の課題であるデータの横断的な活用の対策に有効であり、電子帳簿保存法への対応も含めて、官民一体となってペーパーレス化とともに導入すべき技術であることは確かです。

    実際問題としてOCRはデータ化することと顧客管理や顧客関係管理、情報資産管理など各種データ管理と組み合わせることで、さらに効率的なマーケティング展開が見込める技術でもありますが、企業や組織によっては導入が進んでいなかったり、活用しきれていないのが現状と言えます。


    文字認識を導入することで低減できるコストやリスク

    次に文字認識を導入することで削減や低減できる作業的負担及びコストやリスクをご紹介します。

    うっかりミスやヒューマンエラーの大幅な削減

    文字認識は入力作業そのものを削減できるため、人力時のうっかりミスやヒューマンエラーの大幅な削減が期待できます。

    特に昨今では「人はミスするもの」ということが認識されつつあり、人間によるミスを減らそうと努力するよりも、システムや環境によってミスを減らすということが前提になっています。人がミスをする生き物であるなら、任せられる部分は機械に任せてしまおうという発想は、ごく自然な流れだと言えるでしょう。

    時間的/人的なコストや事務作業の負担の削減

    文字認識は時間的なコストや人的なコスト及び事務作業の負担の削減につながります。文字認識とRPAなどの自動化は相性が良く、文字認識でデータ化した情報をRPAで処理するような仕組みは既に存在しています。

    RPAも人力による時間的、人的なコストや事務作業の負担を削減できる側面を持つことを考えると、両方を組み合わせながら簡単な事務作業であれば自動化してしまうことが、これからの時代の当たり前になっていくでしょう。

    電子化されていない書類を調べる手間の削減

    文字認識によって電子化が進めば、電子化されていない状態の書類を探したり調べたりする手間が削減されます。昨今では情報の共有が重要視されていることもあり、部門や部署を越えたデータ活用が推進されています。しかし、紙ベースの書類や文書は検索や共有に向いておらず、データとして活用したくてもできない、または本社や支店など物理的な制約によって調べることすらできない状況を打破できていないこともあるでしょう。

    電子化されれば、データベースを検索するだけですぐに欲しい情報を得ることができます。また、役職や権限に応じてデータを扱いやすくすることで、誰がいないとわからない、どこを見れば良いかわからない、といった状況も少なくなります。

    紙ベースの書類を保管するコストの低減

    企業や組織においては紙ベースの書類を保管するコストや手間は決して無視できるものではありません。しかし、ペーパーレス化が進めば、必然的にそれらのコストは低減かほぼゼロになります。

    企業や組織の規模によっては紙の書類を整理整頓、倉庫に出し入れ、破棄の手続きなどが想像以上の作業負担となっていることを考えると、紙資源の節約だけでなく、物理的なスペースや時間的なコストの低減や削減になるとも言えます。

    紛失、盗難、焼失などのリスクの低減

    文字認識技術の導入によって、紛失や盗難、焼失のリスクの低減にもつながります。特に紙でしか残っていないような情報ばかりですと、何らかの形でそれを失ってしまった場合に、再生が難しく、企業として大きな損失になることも考えられます。

    もちろんデータ化した場合は場合で、サイバー攻撃や内部不正による情報流出のリスクがあり、何らかのセキュリティ対策が求められることは留意しておくべきです。

    「情報資産」を活用できないというデメリットの低減

    電子化されていない情報は直接その文書や書類を見なければならないこと、または一部の人間や本人しか存在を知らない場合は情報資産を活用できないというデメリットを含んでいます。

    もちろん、企業における機密情報や個人情報、特定の顧客に関する情報や契約など誰でも情報を共有、閲覧、編集すべきとは言いません。しかし、共有や閲覧、編集の権限を割り振ることができるようになっており、紙ベースの文書や文章がデータ化されていれば、情報資産を活用できるというメリットに変化します。

    現代ではどれほど小さな情報やデータでも、蓄積されることで利益を生む情報資産として扱われるようになりました。あるいは、過去に蓄積された紙ベースの情報からデータ化することによって新たな利益が生まれるかもしれない、または、日々の雑多な業務から生じるデータにこそ革新的なアイデアが詰まっているかもしれない。そう考えると、紙ベースの情報や日常の業務から生じる情報も、企業や組織にとってのIT資産・情報資産として活用すべきであることがわかります。

    文字認識(OCR)の導入が進まないときにありがちな課題や問題

    続いて、文字認識(OCR)の導入により低減できるコストやリスクがあることを理解しているけれど、実際に導入が進まない時にありがちな課題や問題について説明します。

    金銭的なコストが捻出できない

    文字認識(OCR)を導入や運用するための金銭的なコストが捻出できないことが課題や問題になることがあります。もちろん、今まで導入しておらず、実務で利用可能なOCRであればコストがゼロではないのも事実であり、間違っているとは言えません。問題なのは実際にOCRを導入するために見積りやテストを行ったかどうかです。もし、見積りをとらず、具体的な金額を見ないでコストを気にしているのであれば、まずは問い合わせや見積りで金銭的なコストを確認することから始めましょう。

    技術的なリソースが足りず、現場に理解してもらえない

    文字認識(OCR)が難しいものだと考えられてしまい、技術的なリソースが足りずに現場に理解してもらえないこともあるでしょう。OCRの技術自体は難しいかもしれませんが、OCRの技術を使うことは難しくありません。また、新しく何かの作業が増えることや、新しく何かを覚えなくてはならないこと自体が原因となって導入が進まなかったり、反対されたりすることもあるでしょう。しかし技術的なリソースが足りない、または技術的な受け皿がない時点で、DXの推進や働き方改革の推進も難しくなってしまいます。組織や企業の安定定期な発展のためには、どこかで舵を切る必要があるとも言えます。

    文字認識(OCR)の精度が低いというイメージがある

    一昔前の文字認識(OCR)に関する知見や経験があり、文字認識の精度が低いというイメージがある場合も導入が進みにくい原因になります。現在ではOCR技術の精度も高くなっていることを知らず、古い情報を元に文字認識の導入が進まないケースです。単なる誤解でありながら、導入が進まないことで非効率な作業を続ける要因にもなるので、まずは誤解を解いて導入に前向きになってもらう必要があります。現実問題として現場や実務担当者が前向きでないのはネガティブな要因になりやすく、押し問答になりやすいこともあり、検討の段階から前に進まない、特に理由のない困った原因のひとつです。

    DXの推進や働き方改革の意味がよくわかっていない

    そもそも、なぜ文字認識(OCR)を導入すべきなのかだけでなく、DXの推進や働き方改革の意味がよくわかっていないケースもあります。変化を面倒と感じたり、拒否することにもつながります。実際にはDXの推進も働き方改革も雇用する側だけでなく、従業員側にも大きなメリットがあるのに、知らないまま、わからないままの人が多ければ多いほど、新しい技術の導入が進みにくくなってしまいます。


    文字認識(OCR)の導入の課題や問題を解決する方法

    次に文字認識(OCR)の導入時にありがちな課題や問題を解決する方法や考え方についてお話します。

    文字認識(OCR)は必要最低限の設備投資と考えよう

    文字認識(OCR)はDXの推進や働き方改革など、さまざまな施策の基盤となる技術です。前提としてOCRで少しでもデータ入力業務を減らすこと、リソースを開放することで、時間的な余裕を作る必要があります。その他にも簡単なことはOCRとRPA、もしくはその他の技術で自動化することができます。これらのことからも、最低限の設備投資と考えるべきであり、金銭的なコスト、学習的なコストの両方を捻出する必要があります。今は忙しいからOCRを導入している余裕がないと考えているのであれば、だからこそ導入すべきタイミングであると理解することをおすすめします。

    OCRのソフトウェアは誰でも簡単に扱えるUIに進化している

    OCRは決して難しいものではありません。実際にOCRのソフトウェアは実務でも現場でも、誰でも簡単に扱えるUIに進化しています。ある程度パソコンやスマホ、タブレットなどに慣れている方であれば、初見でも使いこなすこともできるでしょう。問題なのは、難しいだろうとOCRに触らないことです。触って、使ってみることから始めるのが大切であり、むしろ使い始めれば「何でいままで使わなかったんだろう」と思う方が大多数です。目視によるチェックで文字や数字を拾い出して、指先でキーボードを叩いて入力するという作業がほぼゼロになるのですから、楽であり、簡単になるのは当然と言えます。

    AIや機械学習などOCRによる文字認識精度は非常に高くなった

    OCRの精度は非常に高くなりました。AIや機械学習などを用いて、さらに精度は向上します。もちろん、完全に全てを読み取れるとまでは断言できませんが、読み込んだあとのチェックや修正もしやすくなっており「手で入力した方が早い」ということはありません。文字認識の精度が低いという誤解を解くことで、OCRを導入したほうが事務処理の負担の軽減、ストレスの軽減につながります。

    DXの推進や働き方改革に目を向け、「楽」を覚えよう

    雇用する側だけでなく、従業員側としてもDXの推進や働き方改革に目を向けることも大切です。実際にDXの推進も働き方改革も直接的に影響を受けるのは従業員側です。例えば、OCRによる技術を使うのは実務担当者や現場の人間です。OCRによってリソースが開放されれば、時間的な余裕となり、ムダな残業の削減になりますし、ムリしている人のサポートに時間を割り当てることもできます。作業配分を再構築すれば、ムラのある作業体制も改善され、誰もがムリ・ムラ・ムダのない働きやすい環境で働けるようになります。これは働き方改革に直結していることでもあり、DXの推進による効率化や最適化で無駄の排除を進めて余力を作り、今までと同じ利益や売上を得ながら、今までよりも余裕のある職場環境の構築につながります。むしろ、DXの推進や働き方改革は少子高齢化に備えて、従業員を大切にするための仕組みでもあり、良い意味で楽を覚えることが必要になってくるということです。

    古い事務処理の手順や考え方から脱却することが大事

    古く、アナログなやり方の事務処理は非効率であっても、大変であれば評価されるような仕事でした。実際に一昔前であれば、何人もの事務員を揃えて、膨大な事務作業をこなしていた時代もありました。もちろん、今現在においてもバックオフィス系の業務や作業をこなすために頭数を揃える企業や組織も多々存在します。しかし、昨今では民間だけでなく、官公庁や地方自治体においても、電子化やペーパーレス化、オンライン化などの技術を受け入れ始めています。同様に利用する側や消費者側、顧客側もそれらに合わせてアップデートされているのが今の時代です。このタイミングで古い事務処理の手順や考え方から脱却することが大事であり、少しずつでも新しい技術を受け入れること、受け入れる姿勢や体制を整えることが重要と言えます。


    文字認識の精度が低いというイメージがあるなら、AnyForm OCRがおすすめ

    もし、少し前の文字認識技術の精度が低いというイメージが残っている、または現在導入しているOCRの精度が低いとお悩みであれば、当社の提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」をおすすめします。

    柔軟かつ高度なOCR技術によって幅広い範囲の文字認識が可能であり、電子化したデータの活用についても豊富な機能を備えております。また、文字認識の精度の高さだけでなく、自動化が可能なツールとの連携によって単調な事務作業や繰り返しばかりの業務を自動化及び効率化が実現可能ですので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせくださいますようお願いいたします。


    まとめ:文字認識技術がDXの推進につながることを理解しよう

    今回は文字認識に関する基礎知識や導入することで低減できるコストやリスクについてご紹介しました。

    文字認識技術がDXの推進につながるとされる理由は、入力作業の自動化でデータ化が容易になること、データ化したものを自動で次の業務へ引き継ぐことが可能なことが挙げられます。また、データ化したものを横断的な活用、または共有や一元管理が可能となれば、より効率的な企業活動を行えることは間違いありません。そして低減や削減可能なコストやリスクのほとんどが文字認識技術で解決できることを考えると、文字認識技術の導入を前向きに考えるだけでなく、導入すべき段階、歴史的な分岐点であると理解すべきでしょう。

    現在の文字認識技術は非常に優れており、デメリットよりもメリットのほうが勝るのは確実です。一昔前にパソコンやIT技術を取り入れることが必然であったように、文字認識技術を取り入れることが今後ますます必然となっていくでしょう。

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