【ウェビナー開催方法】具体的な流れやオススメ配信ツールも解説

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    「ウェビナーを開催したいけれど、どういう流れで開催したらいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
    この記事はウェビナーの開催方法を中心に、配信ツールや成功のポイントなどを解説しています。
    これからウェビナーを開催したいという方は、ぜひ最後までご一読ください。


    ウェビナーとは

    まずウェビナーの概要についてお話していきましょう。

    ウェビナーとは

    ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を掛け合わせた造語で、インターネット上で動画を配信して行うセミナーのことを指します。
    以下のようなメリットがあるため、昨今様々な企業で活用されています。

    【ウェビナーのメリット】
    ・場所に縛られることなく開催できる
    ・会場費や交通費などのコスト削減
    ・地域問わず顧客にアプローチできる

    ウェビナーの配信方法

    ウェビナーにはその配信方法によって大きく以下の2種類に分類されます。
    ・オンデマンド配信
    事前に録画しているセミナー動画を配信する方法です。
    一定の視聴期間を設けることが多いですが、期間中であれば視聴者側は時間に縛られることなく、いつでも自由に視聴することができます。
    しかしセミナー中に視聴者が抱いた疑問や意見に対して、タイムリーに回答することができず、配信者側からの一方通行的なコミュニケーションとなってしまいます。

    ・リアルタイム配信
    事前に決めておいた時間にリアルタイムで動画を配信する方法です。
    オンデマンド配信にはない双方向コミュニケーションが取れるため、対面型セミナーに近い形で運用することができます。
    ただしリアルタイムで配信している分、インターネット環境の影響を受けやすいので注意が必要です。


    ウェビナーを開催するまでのステップ

    続いて、ウェビナーを開催するステップをご説明します。
    どちらかと言えばリアルタイム配信をする際の流れとなりますが、オンデマンド配信でも大きく変わりません。
    オンデマンド配信について特筆しておくべき内容があるステップについては、「オンデマンド配信の場合」という形で取り上げますので、安心して読み進めてください。

    ステップ①:ターゲット設定と企画

    まずはウェビナーを通してリーチしたい顧客ターゲットを設定することから始めます。
    顧客購買段階において、認知や興味・関心段階にいる層をターゲットとするのか、情報収集や比較検討段階にいる層をターゲットとするのかによって、ウェビナーで訴求すべき内容が違うのは言うまでもありません。
    ターゲットが決まれば、「ターゲットのどんなニーズに応えるのか、ウェビナーを通じてどういう状態になってほしいのか」といったポイントをふまえて、内容を企画すると良いでしょう。

    ステップ②:配信ツールの選択

    続いてウェビナーを配信する際に使うツールを選択します。
    配信ツールは後ほどご紹介するものも含めて様々なものがあり、それぞれ特徴が異なるので、企画内容や配信方法に合わせて選択するようにしましょう。
    配信ツールを選択する上で、参考となるポイントを以下に記載しておきます。

    【配信ツール選択のポイント】
    ・参加人数の上限
    ・配信可能時間
    ・画質や音質
    ・録画機能があるか
    ・チャットなどのコミュニケーション機能の有無

    ステップ③:配信環境を整える

    ウェビナーツールだけではウェビナーは配信できません。
    インターネット環境は勿論のこと、カメラやマイクなどの機材を揃える必要があります。
    視聴者側の快適な環境を整えるためにも、カメラやマイクは高品質なものを選び、意外と忘れがちな照明機材なども揃えておく方が良いです。
    またインターネットや機材などの配信環境が整ったら、一度リハーサルを兼ねて映像の途切れや音声割れがないかなど、視聴者視点でチェックをしてみましょう。

    【オンデマンド配信の場合】
    オンデマンド配信の場合、録画した動画を配信するという性格上、リアルタイム配信と比べてインターネット環境の影響は受けにくいです。
    ただし動画自体の質を担保するためにも、撮影用のカメラやマイク、照明機材などについてはリアルタイム配信と同じく、高品質なものを用意しておいた方が良いでしょう。

    ステップ④:集客

    どんなに良い内容のウェビナーであっても視聴者がいなければ意味がありませんので、コンテンツの質を高めるのと同時に、集客についてもしっかりと対策する必要があります。
    メールやWeb広告、SNSといったオンラインでの集客方法をメインとしつつ、DMやビラなども併せて活用し、しっかりと集客をしましょう。
    集客に関してはコチラの記事(ウェビナーとは 集客 の記事へリンク)でより詳細にご説明しておりますので、併せてお読みください。

    ステップ⑤:出欠確認

    集客によって参加申し込みが集まっても、まだまだ安心はできません。
    参加申し込みをしている人でも当日になって来ないというパターンは往々にしてあるからです。
    こういった事態を防ぐためにも、リマインドメールを送るなど、再アナウンスを徹底するようにしましょう。
    リマインドのタイミングに絶対の正解はありませんが、
    ・開催日の1週間前
    ・開催日の前日
    ・開催当日の朝
    などがオススメです。

    【オンデマンド配信の場合】
    オンデマンド配信は一定期間中であれば自由に視聴できるため、リマインドの必要がないと思われがちです。
    しかし「視聴期間を忘れてしまい、結局見ることができなかった」というケースも考えられます。
    そのためオンデマンド配信の場合でも、「あと○○日で視聴期間が終わります」といったアナウンスを行うようにしましょう。

    ステップ⑥:開催

    ここまで来てようやく開催日を迎えることができます。
    ウェビナー開催の当日は
    ・ウェビナーのURLにアクセスできない
    ・音声が聞こえない
    といったトラブルが起きることが想定されます。
    こういったトラブルに備え、専任のトラブル対応担当を設けておくと良いでしょう。

    【オンデマンド配信の場合】
    視聴者によって見ている時間が異なるため、「動画を見ることができない、音声が抜けている」などの問い合わせが都度寄せられることになります。
    そのため配信期間中は問い合わせ先を明確にして置き、すぐに対応できる体制を作っておきましょう。

    おすすめの配信ツール

    ここからはオススメのウェビナー配信ツールを比較表でご紹介します。
    代表的なZoomやWebexに加えて、YOUTUBEやTeamsも比較していますので、ツール選択の参考にしてみてください。

    図1.png
    図.ウェビナー配信ツール比較表

    ウェビナー開催における注意点と成功のポイント

    最後にウェビナー開催における注意点と成功のポイントについてお話したいと思います。

    ウェビナー開催における注意点

    ・注意点①:参加者側のインターネット環境
    ウェビナーはどうしてもインターネット環境に左右されます。
    配信する側がどれだけ環境を整えても、視聴者側の環境が悪ければ途切れたり、音声が聞き取れなくなったりします。
    こうなると途中で離脱される可能性もあるので、ウェビナーを告知する際、推奨環境などを合わせてアナウンスするなどの対応が必要でしょう。

    ・注意点②:ウェビナー内容の流出
    視聴者の中には、ウェビナー動画のスクリーンショットやキャプチャを撮る人がいる可能性があります。
    そこから他社にウェビナー内容が漏れてしまう可能性は大いに考えられるため、社外に出て困る情報などはウェビナー内容に含めないようにしましょう。
    またウェビナーで投影する資料にも、クレジットやコピーライトを表記しておくと安心ですね。

    ウェビナー開催を成功させるためのポイント

    ・ポイント①:リハーサルを行う
    ウェビナーを開催する際、リハーサルを行うかどうかで成否が変わると言っても過言ではありません。
    リハーサルを行うことで視聴者側の視点でチェックすることができ、問題点や改善点に気づくことができるので、必ずリハーサルを行いましょう。
    リハーサルでは以下のポイントを中心に確認してみてください。
    【リハーサル時の確認ポイント例】
    ・話すスピード
    ・声量
    ・画面の明るさ
    ・資料の見やすさ

    ・ポイント②:開催後のフォローを怠らない
    ウェビナーの成果を高めるためには開催後のフォローを怠らないことです。
    ウェビナーの参加者に適切なフォローを行うことで、ロイヤルティを高め、自社のサービスや商品により一層の興味を持ってもらうように働きかけましょう。


    まとめ

    ウェビナーの開催方法について解説してきましたがいかがでしたか。
    当社は「ホットプロファイルウェビナー」というサービスを企業様に提供しております。
    顧客リスト作成から集客、開催後のフォローに至るまで、ウェビナー運用を一気通貫で運用できるツールも提供しています。これからウェビナーを開催したいという方はお気軽にお問い合わせください。

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